档案数字化建设实践与发展策略分析

刘亚萍 河北省人力资源市场服务中心

所谓档案数字化，是指通过数字信息技术将传统纸质档案相关文字、图像等信息转化为数字信息的一种技术。随着以计算机网络技术为核心的现代科学技术逐步普及和应用，越来越多的领域开始进行自身数字化转变，档案管理亦是如此。从应用角度来看，档案数字化建设不仅构建了更为庞大的档案数据库，同时在档案资源查询、传输和利用上也更加便捷。而档案数字化建设，则是指纸质档案向数字化档案转变的过程，这里需要专业信息扫描设备将纸质档案中的数据信息进行数字化转变，同录入档案数据库中。与此同时，对于当前正在生成的档案也要以电子文档方式进行归档、整理和保存。

一、档案数字化建设实践中面临的问题

（一）传统档案管理理念束缚

在我国社会经济发展过程中，档案起到了不可替代的影响与作用。然而从宏观角度来看，我国档案管理与建设并未与社会发展步伐相统一，人们对档案管理工作的重视程度相对较低。受传统理念束缚，档案管理工作一直以来都被企事业单位所忽略，由此导致了档案管理工作发展相对滞后。然而在信息时代背景下，档案数字化建设已成为大势所趋，但由于人们思想理念的束缚，使得档案数字化建设常滞不前，给企事业现代化发展带来了严重阻碍。

（二）档案管理体系有待完善

随着档案资源数字化转变的实现，档案管理工作模式也随着发生转变，由此给新时期档案管理工作提出了新的内容和要求。在此背景下，一些企事业单位虽然在数字化档案管理方面强化了重视程度，然而在落实及数字化建设中则流于形式，特别是以数字化档案为基础的相关管内容度及技术规范则严重欠缺。与此同时，数字化档案管理制度不完善，无法对档案管理人员行成有效监督，特别是在责任追查时难以真正做到责任到人，不利于档案数字化转型与建设。

（三）专业技术人才相对匮乏

从技术角度出发，数字化档案建设是一种以计算机技术为核心的全新档案管理模式，传统人工管理方法已无法满足新时期档案管理需求。在此背景下，我国企事业单位数字化档案建设还面临着严峻的专业技术人才匮乏问题。一方面，过往档案管理多由濒临退休员工或兼任方式进行管理，其专业能力无法达到数字化档案管理的技术要求。另一方面，由于档案管理意识的薄弱，许多企事业单位档案管理人员数量较少，无法有效开展数字化档案管理工作。

（四）基础设施环境有待改善

从某种角度来看，档案数字化建设就是由传统人员档案管理向计算机档案管理转化的过程，因此还需要强化相关基础设施建设。具体而言，数字化技术设施包含了计算机、扫描录入设备及档案管理平台等方面。然而在企事业单位数字化建设过程中，由于相关资金投入力度不足，许多仪器设备及档案管理平台均有待升级或更新。此外，由于计算机互联网的开放性，也是的数字化档案面临严峻的安全问题，这也是当前档案管理亟待解决的问题之一。

二、促进档案数字化建设质量的有效发展策略

（一）强化数字化档案管理意识

从发展角度来看，档案管理工作的数字化转变并非一蹴而就便能实现的，而是需要一个循序渐进的过程不断发展与完善，其中首当其冲的便是强化各企事业单位数字化档案管理意识。首先，政府管理部门及相关行业机构要就档案数字化建设的价值与作用进行广泛宣传，是更多的企事业单位充分认知档案管理数字化转变的时代发展趋势。其次，广大企事业单位还要勇于突破和创新，积极打破传统档案管理理念束缚，并提高单位自身相关基础设施及专业人才的引进，由此推动企事业单位档案管理水平的全面提升。

（二）完善档案数字化管理体系

在企事业单位档案数字化建设过程中，要想保证档案管理工作的科学有序开展，构建一套科学完善的档案管理体系具有十分重要的价值和意义。首先，企事业单位要明确和细化数字化档案管理工作内容，并制定科学合理的工作标准和技术要求，由此保障数字化档案管理工作的稳定开展。其次，为进一步推动档案数字化建设质量的有效提升，还要贯彻落实数字化档案管理责任制，相关责任落实到个人，并加强管理人员监督及绩效考核制度，由此督促档案管理人员以更好的职业素养和工作态度完成档案数字化建设工作。

（三）注重数字化人才队伍建设

无论企业还是事业单位，人才永远是发展创新的基础所在，因此在档案数字化建设过程中必须要注重专业技术人才的引进和培养，并以此构建一支高素质专业型技术人才队伍。首先，企事业单位要积极引进外界高端技术性人才，并以此带来先进的档案管理理念和相关管理技术和方法，由此更好的开展档案数字化建设工作。其次，为满足档案数字化建设带来的技术人才需求，还要注重档案管理队伍的年轻化建设，并积极开展相关业务学习和培训工作，由此打造一支高素质专业性技术人才队伍。

（四）优化档案数字化建设环境

为全面落实企事业单位档案数字化建设工作，相关管理决策层要加大档案数字化建设的资金投入力度，从而为档案数字化转变奠定坚实的环境基础。首先，企事业单位要加大数字化硬件设施的引进与采购，并不断进行升级和创新，由此满足档案数字化建设的基本硬件需求。其次，档案管理部门还要注重数字化档案管理平台建设，一方面加强管理平台的技术发展和创新，另一方面还要强化管理平台的安全防护，由此避免数字化档案资源被非法盗取和利用，由此保障档案数字化建设工作的安全稳定推进。

三、结论

综上所述，档案数字化建设是企事业单位档案管理工作的重要发展趋势，同时也是提高自身发展水平的重要举措。针对当前档案数字化建设过程存在的问题与不足，我们必须进一步强化数字化档案管理意识，并在管理体系、管理人才及管理环境等方面加大投入力度，由此推动档案数字化建设工作的科学稳步推进。