重大水利工程建设项目档案专项验收制约因素分析及对策

王宁新 聂 思 陈嘉旭

一、前言

重大水利工程建设项目档案是国家档案资源的重要组成部分，涵盖工程前期、建设实施、验收等阶段工程建设与管理全过程，且国家明确规定，未经工程档案验收或工程档案验收不合格的项目，不得进行工程项目的完（竣）工验收。因此，重大水利工程建设项目的工程档案验收管理工作就尤显重要和关键。

二、制约影响因素

1.切入点

工程档案验收管理工作始于工程建设实施阶段，在施工合同验收的同时，项目法人应在此基础上先行开展工程档案的法人自检和自验，待具备专项验收条件后，向上级主管部门（验收组织单位）上报验收申请，上级主管部门（验收组织单位）根据有关要求再行组织开展相应的专项验收。

工程档案验收工作流程基本可以概括为工程档案验收管理工作的 “由谁做”“怎么做”“做的条件”和“评定标准设置”等环节，涉及到顶层制度体系设计和完善，组织实施方案、人员机构和专业技术支撑人员力量等诸多方面。因此，制约重大水利工程建设项目工程档案验收管理工作不仅涉及到人的影响因素，即内因，还涉及到相对客观的一些非人为影响因素，即外因。

2.内因

（1）机构体系不完善

体现在是否设立了能够决定工程档案验收管理相关工作方针、政策、措施和其他重大问题的高层次机构，并研究制定印发了相应的规章制度，形成有效的工程档案验收管理工作体系架构。

机构体系不完善，就无法实现制度体系建设，也达不到档案集中统一管理的基本要求，使得工程档案验收管理工作目标无法实现。

（2）综合素质能力不足

一是领导重视程度和具体相关工作人员的重视、认真程度不够。对于制定的规章制度办法等，没有认真执行到位，常常简单应对档案工作。而领导重视恰恰是做好档案工作的关键，其他相关人员的重视、认真是做好验收管理工作的根本保证，只有这样才能实现档案工作的“一分部署、九分落实”。

二是主观能动性的不足。做好一件事，不仅要知其然，还要知其所以然，对待工作充分发挥主观能动性，围绕任务提前思考，提早安排，才能游刃有余。这也是对有关人员在积极性和创造性方面的要求。

三是责任心不够。部分项目法人、项目管理单位及其他参建单位相关人员对档案验收管理工作责任心不够，没有达到档案验收管理工作的基本要求，造成档案资料不完整甚至不真实的情况。

四是政策研究不透彻。工程档案验收是完（竣）工验收前的专项工作，同样要具备一定的条件才可以完成。而由于对有关政策研究不够透彻，项目法人把关不严，没有逐条逐项地落实验收基本条件就上报验收申请，导致无法顺利通过验收。

（3）方法的科学性不够

好的工程档案验收管理工作方法往往事半功倍，而方法的科学性是顺应规律，在“先策后决”的基础上，遵循实践完善的往复循环，通过观察、类比和比较形成符合实际的方法，这是档案工作者在工作中要予以遵循的。

（4）专业学习、培训不足

相关人员对档案工作专业性内容需求方向不够明确，有关知识深度达不到工作要求，虽然在平时不紧张的工作状态时，大部分人能够从容应对档案工作，但一旦到迎接检查、开展验收等关键阶段就暴露出工作经验的不足和方法的无序。

3.外因

（1）建管模式多

重大水利工程建设项目一般采取项目法人直接管理、代建制以及委托制相结合的管理模式。重大水利工程建设项目如果涉及的建管模式多，势必会造成相关政策法规配套制度的不够统一；同时由于工作决策体制不一样，造成有关工程档案验收管理工作步伐一致性的欠缺，使得工程档案验收管理工作难度系数要高于单一建管模式下的工作。

（2）参建单位数量多

重大水利工程建设项目的工程档案工作遵循统一集中管理的原则，参建单位数量众多，造成文件材料形成主体的多元化，往往使得工程档案从收集、整理开始，就面临着从规章制度到规范管理的差异性，由此产生的不同类别工程档案则势必在迎检、迎验阶段要面临着统一标准要求下的完整、准确和系统性的问题，不仅数量多还要花时间精力予以解决。

（3）存在外委项目

大型水利工程项目建设实施过程中，不可避免地会形成与电力、交通、铁路等行业交叉的建设内容，且在实施过程中，由于专业特殊性要求，常采用委托相关电力、交通、铁路等部门认定的资质单位实施的情况，而外委项目档案又遵循相关行业档案要求进行收集和整理，许多做法要求与水利工程档案不一样或是相差很大。因此，从档案验收管理的角度来说，外委项目多，形成档案主体多，同样是制约验收的一个重要影响因素。

（4）变更索赔纠纷多

无论是工程实施前的变更，还是事后提出的工程索赔，都存有多种情况和原因，而按照工程档案成套性的原则，往往由于变更索赔处理需要较长时间，甚至有时由于两者交织在一起，使得有关处理过程愈加漫长，造成全过程文件材料的收集、整理难度加大，这也是验收工作的一个难点。

（5）机构调整变化

在长周期的工程建设过程中，建设单位经常出现因机构调整变化而造成有关档案人员的更换和调整，而一些参建单位常在主体工程完成但档案验收工作尚未开展就撤场，仅留下个别人员收尾，由于档案工作的连续性要求，上述情况不可避免地会影响工程档案验收管理工作。

（6）硬件设施建设不足

档案验收管理工作没有配备完备的硬件设施，一方面是投入机制中专门经费设置的不足，另一方面也是场地预留量不够，造成档案验收大批量投入人员整编材料时，缺少相应的支撑设备和设施。

（7）工程延误延期

无论工程延误还是延期，都会使原有工期拉长，导致整个合同工期的延长，造成建设、施工和监理等单位工程档案收集时间跨度大，加大了档案验收工作难度。

三、应对举措

1.普遍性与针对性并重

一是政策引领，制度体系补短板。本着“有问题必有对策，有想法必有支撑”的原则，完善制度体系建设，使得工程档案管理有关制度、办法在理论逻辑上相互支撑，在验收工作实践中环环相扣。

二是按照“权力与责任同步下放”“谁承接、谁监管”的要求，明确责任主体，将具体工作职责、工作要求和目标予以公示，确保有关部署安排全面落实，保证执行力度。

三是在合同中明确条款，对验收影响因素予以有效约束。

2.重管理更重质量

一是将档案验收工作质量放在首位，遵循“没有质量，数量是零”的原则，针对内部工作人员，通过强化管理，明确要求在工作中，对于档案验收工作汇报说结果，请示工作说方案，总结过程说流程，布置工作说要求。

二是对于借助的专家外力，应抓好现场服务环节，并以解决具体问题为基本要求，同步跟踪并协助督促项目法人对工程档案整编、法人自验和问题整改加强全过程管理。

三是抓住验收管理工作关键环节，对内充分调动档案管理人员工作积极性，转变作风，设定阶段目标，将“补短板、强监管”工作总基调落到实处■