价值链管理在高校办公室管理中的应用

傅丽滨

(莆田学院 仙游校区管委会，福建 莆田 351100)

党的十九大报告中明确提出，要 “加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展”。在教育现代化与建设教育强国目标指导下，深化管理工作改革、提升管理服务质量成为高校新时期管理工作的发展方向。高校办公室作为学校管理与组织协调的重要部门，承担着管理、组织、协调、督办、服务等多项职能，新时期在 “双一流” 建设与办学规模持续扩大背景下，对于高校办公室管理工作的效率与质量提出了更高要求。基于此，应积极引入成熟管理理论，实现管理理念更新、组织结构优化、手段方法丰富及信息化水平提升，更好地提升办公室管理工作绩效，为高校建设发展提供内在驱动力。

一、价值链管理与高校办公室管理的内涵

(一)价值链管理

价值链管理的概念由美国战略管理学家迈克尔·波特于1985年提出，是指将企业中涵盖生产、销售、交货及其他辅助性活动的业务流程建立起关联性，形成一个整体的价值链，并对其实施统一管理。通过针对企业的业务、结构、流程与信息流进行整合重构，推动企业朝向流程型管理模式转型，以此降低经营成本、提升运营效率与经济效益。在价值链管理模式上，主要包含以下三种类型：一是横向价值链，用于挖掘出企业的竞争优势；二是纵向价值链，用于针对产业的进入和退出进行准确定位；三是内部价值链，用于编制降低内部成本的解决方案。价值链管理的作用在于打破原有职能部门的界限与边界约束，建立起不同部门职能的有效连接，由此确立企业的流程型管理模式、提升流程管理的运转效能，进一步提高企业的综合竞争力、实现增值目标[1]。

(二)高校办公室管理

高校办公室是高校内部承担发展规划、综合管理、组织协调、服务督办等工作的行政管理机构，对于高校人才培养、教学管理、科研工作以及社会服务等职能的发挥具有重要影响。当前，在 “双一流” 建设与高校办学规模持续扩大的背景下，对高校办公室管理职能的扩展与优化提出了迫切需求，因此，高校办公室应基于价值链特征、面向各项管理活动与业务流程，实行改进调整与优化重构，将各系统、岗位与核心业务构建成统一的价值链，依托价值链管理模式提升综合管理水平与系统运作能力，更好地促进高校的健康运转与长效发展。

二、价值链理论下高校办公室管理现存的问题

(一)缺乏中长期发展规划意识

高校办公室是协助学校党政领导处理重大事项、开展日常各方面工作的职能部门，也是校领导、职能部门与师生群体间的连接枢纽，对于学校管理模式运行与各项工作的顺利开展具有重要影响。但在当前高校生源持续扩张、信息剧增与不断累积的形势下，信息不对等、信息异化等问题在无形中对高校管理效能与办学发展产生一定的制约作用。办公室作为高校行政管理的中枢机构，管理水平将在一定程度上影响了学校整体管理效能与业务流程运行效率，当前高校办公室的管理未能结合办公室工作要求进行细致分工，缺乏将学校战略规划、办学定位、发展目标等要素纳入中长期发展规划的意识，无法为办公室管理工作的长效运行提供保障。

(二)金字塔式组织结构效率低下

高校办公室在组织结构建设上呈现为自上而下的金字塔式结构，基于一定标准将管理工作划分为一系列任务，确定具体任务执行的主体，以此降低服务成本、提升工作执行效率，并安排管理者负责监督执行[2]。但基于价值链管理理论，该金字塔式组织结构在具体任务执行环节存在一定的管理问题：一是内部分工缺乏系统性与协调性，管理人员在接收到分配任务后将局限于面向单一任务进行工作效率的提升，忽视对整体任务执行效果的关注，并受制于不同部门、科室间的职能交叉与利益分歧，易在工作执行过程中产生利益冲突，导致个体短期利益凌驾于集体长期发展目标之上，由此增大信息沟通成本、弱化组织运行效率；二是组织形式的僵化问题，高校办公室的金字塔式组织结构主要面向师生需求提供管理服务，但随高校办学规模的持续扩大，复杂事务、多重矛盾与海量信息催生了对于办公室管理效能提升的迫切需要，其原有组织结构下针对不同事务设定的职能权限与分工规则无法适应新业务流程的要求，因此，还需建立起更加高效、协同程度更高的新型组织形式。

(三)管理模式陈旧、管理手段单一

办公室管理业务范畴涵盖校长信箱、信访接待等工作内容，负责在学校与学生间建构起沟通与反馈的桥梁。但当前高校生源持续扩大与管理体制改革带来了一系列问题，办公室在执行任务过程中处于被动状态，局限于利用会议文件传达校方领导的具体指令，在调查了解学生思想动态的过程中难以保障实时获取信息、生成处理意见、解决矛盾问题，缺乏有效的运行机制、管理制度，并且针对管理人员的工作状态、进度完成情况等缺乏有效的考核评价机制，导致学校内部监管长期处于无序状态，管理方法陈旧、管理手段单一，由此影响了办公室管理工作效率的提升。

(四)信息化管理建设与应用不足

价值链管理理论强调挖掘组织内部的潜力要素，推进业务流程的优化重构，弥补高校办公室在管理、协调上存在的不足，实现降本增效目标。但当前高校内部的信息化建设仍较为薄弱，信息化管理系统利用率不高，未能结合学校物资与信息流程情况进行资源的优化整合与价值链顺序建构，且缺乏完整的价值评估与衡量体系，未能建立集事前协调、事中督办与事后总结于一体的信息化管理系统，过度依赖结果控制、忽视过程管理，导致无法解决分散管理、集中管理的冲突问题，因信息沟通不畅为信息不对等、信息异化等问题埋下隐患，难以有效利用信息化手段实现高校资源的优化整合与高效利用。

三、价值链管理在高校校办中实施的具体优化路径

(一)实行全方位价值链管理，形成战略规划意识

1.横向价值链建构

将横向价值链模式引入高校办公室管理中，主要目的是挖掘高校的竞争优势，提升综合竞争实力。在管理规划的设计上，首要前提是以办学规模的持续扩大为目标，围绕高校学科建设、生源资质与师资队伍等方面提高建设力度，在营造良好学术氛围与育人环境的基础上，依托特色校园文化的建设增强学校的社会声誉，将校风校貌、学科建设、科研成果、师资力量等列为学校的无形资产，实行统一价值链管理，以此扩大学校在办学上的吸引力和竞争力[3]。同时，在价值链管理的载体建设上，应引入信息技术手段进行办公室管理流程的优化再造，依托网络信息管理系统实现对各环节、资源与信息的协调管理，促进组织内部各成员间的高效沟通与经验交流，为高校竞争优势的提升提供技术支持。2.纵向价值链建构

在纵向价值链模式的建构上，要求针对产业的进入与退出进行合理定位。在价值链管理中的产业进入维度，主要以学生作为 “顾客”，高校通过展示其在教学与管理上的高水平，以此发挥对学生的吸引力；而在产业退出维度，则以学生作为 “产品”、以用人单位作为 “顾客”，通过提升学科建设与教学管理质量，打造出符合用人单位需求的综合素质型人才。高校办公室应基于以人为本导向推进价值链管理模式的实施，兼顾校领导、教职工与学生群体的需要进行资源整合与优化配置，提升教学管理质量，培养出符合社会需要的高素质复合型人才，系统提高高校的办学实力。

3.内部价值链建构

内部价值链的建构聚焦学校成本管理维度，围绕以下三方面强化内部成本控制：一是内部管理成本，强调针对学校管理资金进行优化配置与合理利用，减少资金浪费问题；二是办学成本，通过拓宽资金来源的方式在学费上给予学生优惠，强化对学生入学的吸引力；三是后续教育费用，在依托高校学科建设与师资力量提高学生学习能力与专业素养的基础上，还应注重培养学生的社会适应力与就业能力，为学生由学校向社会过渡搭建起良好平台。为提升内部成本控制水平，高校办公室还应面向各管理环节进行战略规划的编制，基于价值链管理维度进行流程控制与绩效分析，联合结果控制提升价值链运行效能，更好地助力高校实现中长期发展目标。

(二)推进价值分配系统重构，建立现代管理制度

1.重构价值分配系统

基于价值链管理理论，组织内部的价值分配方式与每一名成员个体的利益存在密切关联，并对成员的行为具有直接影响。高校办公室遵循以人为本理念推行价值链管理模式，因此，位于价值链上各流程的价值分配方式均应以全体教职工和学生的利益为参考标准，保障其价值分配方式赢得全体成员的满意。考虑以学校办公室为代表的机构在工作量、职能要求上与其他校内单位存在一定差距，倘若采用统一分配标准易产生劳动与收入不对等的问题，导致工作人员心理失衡、消极怠工，因此，办公室应在现有年终分配机制的基础上，结合各组织的职能要求、日常业务量与工作付出情况进行岗位、个体员工收入的精细化分配，在提高院系管理人员薪酬待遇的同时，注意平衡其与专任教师间的收入差距，确保薪酬收入与劳动付出成正比，依托物质保障更好地调动校办成员及其他部门人员的工作积极性、增强内部凝聚力，为高校管理水平的提升、业务流程的高效运转与师生满意度的提高提供服务。

2.建立现代管理制度

在推进体制机制创新的基础上，应依托管理制度的建设保障价值链管理模式的有效运行。在制度编制环节，需结合办公室管理工作的性质、特征、权责与义务等要素，保障既能够发挥工作人员的主观能动性与创造活力，同时也为日常管理工作的具体执行提供参考与约束工具，引导办公室工作人员在审慎履职的基础上更加清晰地规划出自身的发展方向。一方面，应明确办公室管理工作的基本原则，要求工作人员正确看待办公室职能与高校教学管理、行政工作等业务流程的关联性，基于全局视角建立个体利益与学校整体利益的关联性，更好地促进办公室职能的发挥；另一方面，强化办公室工作人员的服务意识，以 “为师生服务” 为核心培养良好的服务态度与服务精神，在日常工作中主动与师生进行交流，实现对其思想动态的及时捕捉与有效反馈，为后续阶段的工作重点调整与工作规划创新提供重要参考。

(三)构建竞争考评激励机制，深化学习型团队建设

1.引入竞争考评机制

价值链管理理论要求整合系统资源、突出竞争优势，首要前提是建立科学的岗位责任机制，结合岗位工作需求进行员工调配与职责权限设定，避免出现岗位职责交叉问题，并赋予不同岗位员工一定的权限、增强其效能感，用于发挥对懈怠等行为的监督作用，保障在发现问题时实现问责到岗、问责到人。同时，针对原有绩效考评制度进行创新，将工作量、工作态度、工作完成情况、创新意识等指标纳入考评标准范畴内，建立起公平公正的绩效考评制度体系，结合不同岗位员工的工作贡献度进行奖励计划的分层次设计，并将业绩与薪资待遇挂钩、实行多劳多酬，保障业绩突出的员工能够获得同等回报，有效发挥薪酬的激励作用。此外，还应注重满足员工的自我实现需要，立足于个体价值维度为员工搭建起职业发展与晋升平台，运用岗前培训、在职培训、专业培训与校内外研讨交流活动拓宽工作人员职业视角，辅助其完成职业发展规划的编制，并针对其职业生涯发展进行跟踪管理，依托个体价值的实现服务于集体利益的提升。

2.建立学习型团队

在学习型办公室管理工作团队建设上，首先，从人员选拔层面入手，结合岗位需求、人员组成与个体学历水平、工作能力等因素，选拔高素质人才组建工作团队，并落实业务知识、思想政治理论、管理能力等培训工作，保障在人员综合素质层面占据先天优势。其次，在工作氛围建设上应注重培养工作人员树立明确的学习与发展意识，引导其主动面向新形势、新要求更新自身的业务知识，学习新的管理手段与方法，在丰富工作经验的同时，不断完善知识结构，形成终身学习的良好习惯。最后，在团队管理与建设上，应注重引入定期考核培训机制，引导办公室工作人员树立危机意识、激发主动学习的热情，营造良性竞争的工作氛围，帮助工作人员在竞争过程中实现自我提升与发展，配合常态化业务交流、线上线下培训、小组讨论等方式的实施，更好地推进学习型团队建设，为办公室管理的高效运转提供人才与智力支持。

(四)完善信息管理平台建设，提升信息沟通效率

在 “互联网+” 与大数据时代背景下，高校的生源信息与其他数据呈现出激增的状态，如何实现对信息数据的有效利用成为办公室管理工作所需解决的难题。在价值链管理理论指导下，要求高校办公室将分散于学校人力资源、财务、教务等不同职能部门中的数据信息进行整合，基于统一的网络信息管理平台进行数据集成与集中管理，利用大数据分析、云计算等技术手段从中提炼出有价值的信息资源，实现学校管理流程再造与资源利用率的提升。以微信公众平台管理模式的建构为例，可聚焦用户、平台与服务三个维度实行精细化管理。在用户维度以微信群作为工具，利用学校、学院微信群进行用户管理、信息发布、信息统计、实时交互与监督管理；在平台维度以互动平台为载体，聚焦管理制度、工作流程、办公室工作人员与信息化环境四个层面进行信息整合；在服务维度以微信公众平台为载体，面向师生群体设置用户认证、后台管理、信息发布、数据统计与整合、小程序嵌入等功能模块。通过该信息管理平台的建构，可实现对高校信息数据的系统整合与优化利用，有效提升信息沟通效率，并为学校相关决策的制定提供服务。

四、结论

在知识经济时代背景下，将价值链管理理念引入高校办公室管理工作中，通过整合价值活动、优化资源利用等措施构建起高效的价值链条、优化高校业务流程，配合战略规划设计、创新价值分配、学习型团队建设、信息化平台利用等策略的实施，进一步突出高校的竞争优势、提升管理服务质量，促进高校核心竞争力的长效提升，更好地增强育人合力、发挥管理育人功能。