设备档案归档的质量问题及解决途径

侯莉

设备档案的归档问题是一个企业档案管理工作非常重要的一部分，设备档案的归档质量整个企业的健康发展息息相关。设备档案的归档是档案管理工作的基础，只有设备档案及时归档，才能进行下一步的档案管理工作，因此设备档案归档的质量问题直接影响着整个企业档案部门工作的质量和效率，因而，设备档案归档的质量问题的重要性是不言而喻的。就目前很多企业而言，设备档案的归档存在着很多问题，影响着设备档案归档的总体质量，也对企业的发展造成了一些不利的影响。文主要针对设备档案归档问题展开探究，力图找到有效提高设备档案归档质量的办法及解决途径。

工程项目运转的全过程可能涉及到很多的设备，相应的设备都有各自的文件和档案，设备档案与企业的各项生产和建设活动关系十分密切，对于日后设备的维修具有不可替代的作用，是企业的一种非常重要的信息资源。因此设备档案的归档工作不容小觑，企业领导者必须要提高对于设备档案归档的重视程度，以提高设备档案归档的质量，保障所有工程项目以及企业的健康平稳运行。但目前大部分企业的设备档案归档状况并不乐观，在很多漏洞与问题，我们必须要对其引起重视。

1 归档工作存在的问题与现象

1.1 企业领导对设备档案的归档工作不够重视

就目前企业发展现状而言，企业领导对设备档案的管理问题存在很大的误解。在他们看来，设备档案只要能够安全保管就没有问题了，不需要投放过多的资源和精力在设备档案的归档工作上。但是他们忽略了设备档案对设备运行的重要作用。众所周知，设备管理工作的基本职责就是确保设备能够正常平稳运行，而设备的后期维修保养都需要依靠设备档案来进行。因而，不能科学合理的进行设备档案归档工作，设备档案进行专门的分类归纳与整理，导致日后设备需要维护时在找相关的设备档案需要耗费大量的时间和人力资源，拉低工作效率。

1.2 设备档案管理制度不够完善与规范

除了企业领导对设备档案归档工作不够重视之外，还缺乏专门的设备档案归档制度。俗话说得好：“没有规矩不成方圆。”如果企业缺乏相关的设备档案管理制度，就无法有效地约束档案管理人员的行为。如果档案管理工作做不到权责分明，没有科学合理的奖惩机制，设备档案归档工作的具体责任就无法落实到个人，这极有可能会让设备档案管理人员产生懈怠心理。如果他们对于设备档案归档工作不重视、不积极，就不能按时完成设备档案的归档工作要求，很有有可能会出现档案丢失或者设备档案归档杂乱无章的问题。不能够科学合理地对设备档案进行归档、分类和整理，会对设备档案的后续利用和设备的维护和管理造成很大的障碍，降低设备档案利用效率，从而给企业带来严重的经济和资源损失。

1.3 部分设备档案管理人员的综合素质不高

很多企业的档案管理部门员工并没有受到档案管理相关的职业技能培训，加上企业的档案管理工作门槛较低，导致设备档案管理人员的综合素质不高。如果档案管理人员缺乏相应的职业技能和档案管理管理工作经验，他们很难高效的完成设备档案的归档工作，这也是造成设备档案归档工作存在问题的重要原因之一。

2 设备档案归档工作问题的根源

2.1 历史遗留下的归档难问题

针对归档难现象，尽管相关部门制定下发了《档案法》等档案法规性文件，让设备档案归档难的问题有了一定的改观，但与完全依法治档的理想还相距甚远。设备档案归档工作执行难的问题还没有从根本上解决，人们对设备档案归档的传统认识也是根深蒂固，无法在短时间内改变。企业领导者和档案管理人员对于设备归档工作的漠视是导致设备档案归到哪的主要原因。

2.2 科技革命对于企业档案管理工作的冲击

随着科技水平的提高，企业设备档案的归档工作衍生了一些新的时代问题。企业发展速度和规模与设备档案归档工作的脱节。虽然有了较大的进步和发展，但在设备档案的归档方法仍旧比较单一，不具备特别高的科学技术含量，企业的设备档案归档工作并没有与时俱进，新兴的科学技术和档案管理手段没有有效的应用于企业的设备档案归档工作当中，导致设备档案归档工作效率极低，在一定程度上限制了企业的发展。

2.3 设备归档方法落后

随着时代和科技的不断发展和进步，使得电子文件归档为了设备档案归档的一项新兴手段。就目前企业设备归档管理现状来看，设备的电子文件归档管理工作科技含量低、控制能力差，达不到预期的电子文件归档效果。

3 提高设备归档工作质量的有效途径

3.1 加强对设备档案归档工作的重视程度

要想完善设备归档工作，提高设备档案归档工作质量，首先，企业领导必须要加强对设备档案归档工作的重视程度，从而加强对设备档案归档工作的管理。企业的档案管理部门又要充分认识到设备档案归档对于设备管理和企业发展的重要作用与价值，为设备档案归档的下一步工作提供保障。

3.2 建立健全合理的企业档案管理制度

设备档案归档工作是企业档案管理的一项基本任务。对于设备档案的管理一定要融入于企业档案管理体系中。企业必须严格遵循国家档案管理相关办法规定，在企业内部建立设备档案管理机制，将责任落实到个人，实现权责分明。企业设备档案归档机制的建立一定要考虑企业实际发展状况，既要做到科学合理，又要具有鲜明的时代特征。与此同时，设备档案的归档工作一定要落实到细节之处，同时设立相应的奖惩机制，以提高企业档案管理人员的工作积极性，提高他们对设备档案归档工作的重视程度和设备档案归档质量。

3.3 配备高素质档案人才队伍

人才是一个企业发展的核心竞争力，企业设备档案归档质量与相关档案管理人员的素质密不可分。因此，要想有效提高设备档案归档质量，必须要提高档案管理人员的准入门槛，打破以往的常规，选取具有专门的档案管理相关知识和专业技能的人才新型设备档案归档工作。同时要定期对档案管理人员进行职业技能培训，以提升他们的专业化水平，让他们能够与时俱进，提升创新精神和意识。同时也要定期对他们进行思想政治教育，提高他们的责任意识和工作积极性，以严谨、认真、负责的精神和态度对待设备档案归档工作，切实提升设备档案归档质量。

3.4 建立电子文件归档制度

随着科技的不断进步与发展，档案管理工作也要与时俱进，用先进的科学技术手段来完成档案管理工作，提升设备档案归档工作效率。企业要成立电子文件归档制度，在网上对设备档案进行归档。设立电子文件归档制度的前提是以人为本，企业应该单独成立一个部门，或者组建一支人才队伍，专门负责电子文件的归档工作。企业选取的进行电子文档归档工作的档案管理人员要具备档案管理的相关专业知识和工作经验，要精通计算机和信息技术手段，打造一支专业性极强的电子文件归档人才队伍，能够很大程度上提升设备档案文件归档的效率，也能够提升设备档案的归档的质量与安全。

3.5 制定电子设备档案的保护措施

我企业在档案管理中利用电子归档，需要明确电子归档的弊端和安全隐患，才能够做到未雨绸缪，制定电子设备档案的保护措施应对各种紧急突发状况。与传统的档案管理不同的是，电子档案的信息与载体并不是一体的，是可以进行可分离的。因此设备的档案信息具有潜在的被盗窃、被修改、甚至被销毁的风险。除此之外，电子档案还可能遭受电脑病毒的侵袭，因此，要想建立电子档案制度，企业必须要考虑互联网可能会面临的各种安全危险和隐患来保护自身的电子档案信息的安全。企业要合理利用防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等多种安全防护措施，加强对于电子设备档案的防御，保证电子设备档案不受到危险侵犯与攻击。

4 结语

总而言之，设备档案是整个企业档案中非常重要的一部分，对设备的管理工作发挥着不可替代的作用。设备管理工作就是确保设备健康平稳运行，设备档案的管理设备的运行和维护有至关重要的作用，因此企业一定不能放松警惕，提高对设备档案归档工作的重视程度，同时要与时俱进，利用信息技术及电子档案等手段提高设备档案管理工作效率，增强设备档案的安全性与私密性，从而更好的促進企业的发展。

（作者单位：渤海造船厂集团有限公司）