浅析博物馆档案信息的建设与管理

徐 敏

（瑷珲历史陈列馆，黑龙江 黑河164312）

博物馆档案的建立能够为博物馆的建设发展留存丰富的资料和记录，所以，加强档案管理也是在为博物馆提供正确的发展指导方向。而博物馆档案信息关乎着博物馆过去、现在和未来的发展现状，因而做好其管理工作，不仅可以为博物馆工作人员查阅资料提供诸多的便利，同时还将促使工作人员提升工作效率，进而推动博物馆可持续发展。但是纵观现今的博物馆档案信息管理现状而言，其中还存在着诸多的不足之处，档案信息管理人员对该项工作的认知不够全面，导致他们在面对该项工作时没有秉持正确的态度，而管理制度的缺乏与不完善，也会导致实际管理操作存在不规范性，进而导致博物馆档案信息管理工作无法贯彻落实。为此，强化博物馆档案信息管理人员的专业能力，加强他们对自身工作的责任意识，将有助于推进档案信息管理工作走向智能化、信息化的道路。

一、博物馆档案信息化建设与管理的重要性

在博物馆的发展过程中，文物、史料、音频视频资料都发挥着不容忽视的作用，而这些恰恰是组成博物馆档案的重要组成部分。首先，这些都是博物馆建馆过程中的原始资料，对博物馆建设发展过程中所发生的事情都会详细记录，将这些原始记录充分利用好，能够提高档案信息建设工作效率，为工作质量提高提供基本保证。其次，博物馆的档案信息对进行科学研究是一种有效的载体，做好档案的研究和宣传工作也是向社会大众传播历史文化的基础条件。随着科学技术尤其是信息技术的高速发展，多种媒介的信息展示形式丰富多彩，博物馆的传统展览已经无法满足大众对物质文化的需求，这就需要博物馆顺应社会的变化和大众的需求，通过信息化管理档案资料更迅速更深入的发掘博物馆的展陈内容及形式。

二、博物馆档案信息化管理中存在的问题

（一）缺乏完善的档案信息管理体制和思想

现阶段，博物馆的大部分管理者都只注重对博物馆行政方面以及主要业务方面的管理，而档案信息管理由于没有被归类为主要业务，所以其并没有得到管理者们的重视与关注。在这样的背景下，博物馆其他部门正在随着时代的高速发展而不断改进与优化，但是档案信息管理部门却存在停沚不前的现状，二者形成了鲜明的对比。档案信息管理部门不能进行及时的更新换代，将会给博物馆档案信息的收集、统计、整合与处理带来巨大的隐患，从而制约了档案信息管理体制的创新与完善，这样将不利于博物馆的可持续发展。除此之外，大部分的博物馆档案信息管理者存在思想转换不及时的情况，他们受市场经济发展的影响较深，在实际管理过程中只注重了经济利益而忽视了管理质量与效率。管理者们若是对博物馆档案信息管理的重要性没有足够的认识，就会使博物馆在今后发展过程中出现展陈内容单一、展陈形式老旧、展陈手段落后等问题，进而导致博物馆发展缓慢。档案信息管理人员在开展实际工作中会严格按照博物馆管理者的思想来执行的，这会导致其对档案信息的管理不够严谨。博物馆档案信息管理质量的高低是与档案信息管理制度和队伍的建设水平有着直接关联的，二者一荣俱荣，一损俱损。

（二）档案信息管理形式和内容不明确

在科学技术日益进步的环境下，我国已经逐渐走向了信息化时代，各行各业在发展中都开始尝试与信息技术相结合，以便提升自身信息的管理效率与质量。但是目前大部分的博物馆档案信息管理仍然还在沿用以往的纸质保存方式，并没有向信息化方面进发，这会导致纸质保存的档案信息极易在长期使用中出现损坏，这种保存方式已经暴露出了不能长久的问题。与博物馆其他部门相比，档案信息管理部门的信息化程度是非常低的。为了推动博物馆与时俱进的发展，就要积极地将先进信息化技术引入到档案信息管理部门中去。推动纸质档案信息管理方式逐渐朝着电子录入方式的方向前进，将可以推动档案信息保存时间的延长，促使其在信息化水平的不断提高前提下得到良好的发展。然而，博物馆档案信息管理向着信息化、现代化方向转变的过程中，仍然会有部分博物馆忽视了对自身管理内容和形式的创新与优化，造成实际管理工作较为松散，这样就会导致博物馆档案信息管理中出现内容制定不合理、结构构建不完整、资料查找不便捷等问题。

（三）高质量人才与原有人力资源使用效率低下

现今各大企业的发展过程中都会出现人力资源紧缺以及信息化发展不完全的弊端，博物馆的发展也不例外。其内部管理人才的不足，将会导致自身人力资源配置优化程度较低，有时还会出现人力资源浪费情况。造成这种现状的主要原因有：1. 博物馆人力资源引进的主要评判标准便是要保障相关人才具有高职称、高学历，在实际人才引进过程中，相关工作人员只是重视了人才的引进速度与数量，而没有从实际需求、经济效益、工作质量等方面进行综合考量，这样就会出现引进来的人才与实际工作需求之间存在不符现象，从而无法发挥出人才应用价值与作用。2.博物馆对于自身原有的人力资源也没有做到合理的配置以及潜力挖掘。在人力资源开发方面只是进行了一些流于表面的培训操作，人才合理利用效率较低，可能会存在研发技术人员却在从事文职工作的现象，这样职工的专业技能得不到发挥，就会降低人才应用价值，从而无法满足人尽其才的使用目标，进而会造成博物馆不能实现良性发展。

（四）管理经费不足以支撑档案信息管理的信息化发展

任何工作在开展和实施的过程中都是需要拥有充足的经费作为支撑的，博物馆档案信息管理工作也不例外，只有经费供给充足，博物馆档案信息管理的网络平台构建以及人性化服务环境的完善才可以顺利的实现。然而目前的经费供给却并不容乐观，相关主管部门并没有重视博物馆档案信息管理系统的良好建设，导致其经费长期处于不足状态，这样不仅无法满足相关建设需求，还将阻碍博物馆的快速发展，导致其与时代发展脱节。

三、信息建设与管理的具体策略分析

（一）构筑完善的档案信息管理制度

作为一名博物馆管理人员，需要其自身对档案信息管理拥有一个全面且深刻的认知，这样才能在博物馆档案信息管理工作的监督方面发挥出巨大效用。同时，在具有充足档案信息工作资金的支撑下，可以制定出集搜集、归纳、运行、编目、立卷、检索、安全保管等环节为一体的、规范性较高的管理工作流程。相关制度构建过程中需要注意以下几点内容：1. 相关工作人员需要具备较高的专业知识以及职业技能，且博物馆内部的管理层也要时时对这些员工进行技能与素养的考核，要不断的对他们的知识体系进行优化与改进，这样才能在提升工作人员工作水平与工作效率的同时，促使他们的工作积极性与热情被激发出来，能够以一种认真的工作态度来对待档案信息管理工作。2.要对每次参与到博物馆档案信息管理的工作人员进行实时记录，这样就可以在后期的反复修整中更加快速、方便地寻找到所需档案的源头，以便为博物馆档案信息管理水平的提高带来积极推动力。3.博物馆的发展过程中需要能够紧跟时代步伐，在自身的档案信息管理中积极地引进先进的信息化技术，这样不仅符合了时代发展要求，同时还将推动博物馆的信息化建设变得更加完善。博物馆档案信息化管理工作中需要加强对软件及硬件技术的更新与改进，要将传统的纸质档案发展成为电子档案，从而推动档案信息管理工作更加科学化、现代化、智能化与数字化，以便能在减轻工作难度的同时，促使人力成本得到降低。4.利用充足的资金来推动档案信息管理智能化的不断完善。要引进专业能力强、综合素质高的管理人才，并对原有的设备进行更新换代，采购较为先进的智能化设备，这样就可以在提升工作效率与质量的同时，进一步提升博物馆信息化建设进度与质量。

（二）确保相关工作环节具有较高规范性

博物馆需要邀请相关专业人士来对自身管理员工开展定期的知识技能培训与教育，要促使员工掌握先进管理技能与管理方法的同时，可以在实际管理操作中严格地遵循国家相关标准制度以及法律法规，这样不仅可以有效的规范员工操作，提升员工技能熟练度，同时还将促使博物馆档案信息专项管理效率得到增强。与此同时，要在场馆内部建立完善的激励制度，对于自身管理工作完成较好的员工要给予精神与物质方面的激励，这样就可以利用激励方式来转变员工的工作态度与工作动机，促使员工能够正确地对待自身工作，激发员工的工作兴趣，促使其能够发挥出自身工作效用，以便为博物馆档案信息管理工作效果的提升带来积极的促进作用。除此之外，博物馆在人才分配的过程中也需要坚持公平公正的原则，一切评判标准都以管理人员做出的实绩和贡献为主，对于有效落实工作的优秀员工要给予其荣誉奖项等奖励。博物馆也需要不断地挖掘出自身人才所具有的潜力与优势，充分地在岗位上给予他们发挥特长的良好空间，这样将可以促使员工为博物馆发展做出越来越多的贡献。最后，管理人员在进行博物馆档案信息管理工作的过程中要做好相关管理规划，在相关规章制度的引导下，保证档案管理各个工作环节都能够被贯彻落实，这样就可以实现档案信息管理的可靠性、合理性、规范性以及高效性，同时也能够为博物馆信息走向数字化管理方向提供巨大的推动力。

（三）加强档案信息开发与利用效率

博物馆管理由传统走向现代化的过程中，是需要加大档案信息的开发与利用效率的，并在网络信息技术的不断引入下，与时俱进利用相关网站或是公众平台，微信、微博等，将博物馆的宣传推广力度不断提高。这样一方面可以扩大推广范围，另一方面则能够为相关用户提供他们所需的博物馆信息，从而推动博物馆的发展更进一步。此外，博物馆也可以对不涉密的档案信息资料进行资源开发利用，促进馆藏信息资源能够满足大众对文化发展的需求。为了能够激发出博物馆档案信息更多的应用价值，我们还需要加大档案资源信息化开发与利用的力度，加强先进科技手段和设备的应用，推动档案信息资源的保存安全化、查找便利化以及利用有效化，只有充分地发挥博物馆档案信息的作用才能够促进博物馆持续的发展与壮大。

（四）档案管理模式的数字化发展

要构建数字信息化的档案信息管理模式，首先，是要结合当前博物馆发展的实际情况，制定切合博物馆自身实际情况的档案数字化管理制度。只有建立起完整的数字化档案管理制度，才能够让博物馆顺利地进行档案信息数字化管理工作。其次，还要建立专门的博物馆数字化档案数据库，这样可以使博物馆的信息在采集、整理、归纳、保存和查询中变得更加系统化。最后，应当将博物馆档案数字化与多媒体技术相结合并加以利用，通过信息完备的博物馆网站或是微博、微信等新兴的媒介媒体，让观众更加便捷地深入了解博物馆当前展示的馆藏信息。

综上所述，随着科技信息化时代的到来，博物馆只有加强档案信息管理建设，才能促使自身发展符合时代需求，进而能够跟上时代发展步伐。在开展博物馆档案信息管理工作的过程中，需要积极地聘请专业信息管理人才，制定健全的管理机制，并引进先进的管理技术与理念。同时，还要对基层管理员工进行定期培训，强化他们的职业素质与专业技能，这样才能降低档案信息管理工作中不利于发展问题产生的几率，从而促进该项工作的工作效率与质量得到提高，以便为博物馆事业的高效发展奠定坚实基础。