渝水区农村水系连通工程档案管理实践与探讨

(1.新余市渝水区水利局，江西 新余 338000；2.江西省水利科学研究院，江西 南昌 330029；3.丰城市水利水电技术服务站，江西 丰城 331100)

工程档案管理是全面、真实、准确、客观、科学记录工程建设全过程的重要手段[1]，更是工程竣工决算、后期运行管理和维修养护的关键资料，是水利工程全生命周期建设管理的重要组成部分[2]。档案资料的收集、整理与归档，特别是建设现场原始资料的收集、整理，是工程档案管理的重点工作，并将为整个项目验收、移交和后续运行管理提供重要依据[3]。

渝水区农村水系连通工程在建设过程中，项目法人在强化档案管理方面进行了大胆的尝试，通过落实全部参建方责任、发挥业主核心作用、做好档案管理顶层设计和聘用专业团队管理等措施规范了项目的档案管理，达到了项目档案的规范性、时效性、真实性要求。

1 项目概况

渝水区位于江西省中部偏西，鄱阳湖流域赣江水系袁水中下游，总面积1773.67km2。区内大部分河流以南北向注入赣江一级支流袁水，水系呈叶脉状。渝水区农村水系连通工程总投资29823万元，主要任务是通过河道疏浚、水系沟通、岸坡整治、生态修复等措施，恢复区内主要河流基本功能，改善河流水生态水环境，保护河道、滩地自然形态，提高防洪除涝能力，改善人居环境，初步实现河畅、水清、岸绿、景美的目标。

项目清淤疏浚河道369km；清淤整治村塘2437亩；拆除阻水建筑物142座；更新改造引排水沟渠及配套工程154座(长度93.6km)，堰坝36座(长度1225m)，涵闸67座(长度632m)治理断头河2.5km；岸坡整治180km，更新改造建筑物680座。共划分项目区11个，覆盖全县11个乡镇，项目于2012年开工建设，2019年主要工程基本完工。

2 点多面广型项目档案管理的特点

2.1 建设过程全生命周期长

以渝水区农村水系连通工程为例，项目档案管理包括从项目策划开始，市县召开各种研讨会、项目建议书、规划、初步设计、施工图设计、招标投标、项目建设、试运行、验收、运行管理等各阶段的工作。该项目从2011年策划开始，到目前验收阶段已历经8年多，在这个漫长的过程中，需要收集其全过程的会议纪要、各种报告、图纸、批文、记录等，而档案管理还涉及到验收后的运行管理阶段，更是一个长期的过程。

2.2 参建单位多，建设内容复杂

农村水系连通工程项目投资大、分标段多、建设涉及面广、内容复杂。以渝水区农村水系连通工程为例，项目档案管理主要涉及建设单位项目法人、4个规划设计单位、2个监理组织、11个施工单位，还包括项目沿线涉及的各乡镇单位、村委，行政管理方面的环保局、审计局、财政局、纪检等部门，以及设备加工厂、原材料供应方、各种分包商等多个企业。建设内容包括水利工程、生态环保、道路桥梁、景观绿化、金属结构、机电设备等多个领域。

2.3 实施过程多变性突出

渝水区农村水系连通工程覆盖370km河道、2400多亩村塘、数百座水工建筑物，在长达8年多的建设过程中，由于水文、气象、地质原因引起的各种问题经常出现，涉及全区11个乡镇250多个行政村，老百姓在建设过程中对于农村水系连通项目的认识和需要也在逐步变化，导致在实施过程中，经常会由于各种条件的变化而需要设计变更、更改施工方案。

2.4 真实性和时效性要求高

工程档案是工程建设全过程的证明材料，影响到项目决策、资金支付、项目验收移交、运行管理等多个环节，因此档案的记录、收集和整理必须及时，与工程建设同步进行。因为时效性影响到工程的支付进度等问题，真实性是生命线，所以如果记录数据不真实，最终的验收等会出现很多纠纷，需要花更多的时间和精力去检测，所以对工程档案的真实性和时效性要求较高。

3 档案管理实践中的主要难题

3.1 重建轻档现象严重

早期的各项合同中都对工程质量、进度有具体的要求，且明确了违约惩罚；而对于档案管理，往往只要求跟工程建设同步进行，没有明确违约惩罚，造成各方重视工程的进度管理，而失去了强化档案管理的抓手[4]。快速推进的工程建设产生了合同、质量、进度等大量的档案资料，但由于重视不够，造成档案资料无法及时收集整理，档案资料与工程建设脱离、与管理工作脱节现象严重。

3.2 各单位档案管理人员参差不齐

农村水系连通工程参与单位较多，尤其在施工建设时期，项目法人、设计、监理、施工等单位同时进行，且多标段同时进行，大量的档案管理人员进行资料的收集和整理，各单位的重视程度不一导致档案管理人员也参差不齐，特别是施工单位，从事档案工作的人员多为兼职人员，且更换频繁，难以专注于开展档案管理，专业素质不高[5]。

3.3 档案的时效性和真实性得不到保证

档案收集整理工作在过程中的督促和检查较少，尤其是施工过程中，大多数存在档案整理不同步现象，而这往往导致工程在接受检查、稽察或者验收时资料缺失。为应付各种要求，施工单位往往临时组织人员猛“补”资料，致使档案资料缺乏真实性[6]。

3.4 各阶段各单位档案一致性较差

项目的建设周期长，技术人员变动大，加上部分人员的责任感不强，导致有的技术参数存在前后不一致的现象；其次同一项目同一标段各参建单位之间的技术数据没有进行汇总核对，也经常存在不一致的现象，比如工程计量方面，施工单位和监理单位对于清淤工程量经常会存在出入，工程质量指标也经常不一致。

4 水系连通工程档案管理尝试

4.1 强化档案管理约束机制和保障体系

项目法人结合农村水系连通工程情况，制定了《渝水区农村水系连通工程档案管理办法》等制度以规范管理。在项目管理费中列支了专项经费用于档案管理，保障档案资金投入。

按照“工程档案工作与工程建设进程同步管理”的要求，从落实档案工作责任制、强化制度建设、设施配置、科技和技术档案质量要求、资金保障等方面，健全档案保障体系，做到了机构、制度、人员、设施、资金到位[4]。自项目法人成立起，就成立了以项目法人代表为组长、各职能部门和参加单位为组员的项目档案工作领导小组，将工程档案管理作为一项重要工作，各标段和参建单位相继成立了档案管理部门，配备了相应数量的档案管理员。

在工程合同签订时对档案管理提出具体的要求，涵盖了档案的收集、整理和移交全过程。例如，合同要求在每笔项目进度资金支付前，须对各相关方的工程档案资料进行核查，须由档案人员签字确认才可进行支付的相关手续；其次在分部、单位和完工验收前，均须对档案进度、质量和具体内容进行审查，以合同条款保障档案工作的顺利进行。

4.2 发挥项目法人核心作用，形成档案管理合力

档案管理需要全部参建单位共同完成，协调难度较大，需要项目法人厘清职责，明确各方的具体分工，建立良好的沟通机制，搭建信息交换平台。在项目中制定定期会议制度、建立工程档案工作微信群、定期或不定期地增强沟通频率，可以使档案管理过程中的回答问题、核对数据以及安排工作更便捷，相关经验交流更顺畅。

项目法人针对施工单位档案管理人员素质不高、流动性大的问题，邀请省内档案管理方面的专家多次到项目部开展档案业务基础、操作实务、档案验收等讲座，使得档案管理的时效性和规范性得到保证。根据工程点多面广的特点，通过实地考察和现场讲学，加强了各标段、各参建单位之间的交流，形成互相学习、互相促进的良好氛围。

4.3 聘请专业团队外包档案管理工作

通过从项目管理费中落实档案管理专项资金，聘请专业团队外包档案管理工作，档案管理专业团队除负责项目法人的档案管理组织、策划、收集、整理和归档外，同时还负责参建各方档案人员的培训、答疑和指导工作。团队由科技档案方面的专家、文书档案方面的专家和工程技术方面的专家共同组成。让专业的人做专业的事，有利于工程档案管理工作系统、全面、规范地进行。通过合同进行约束，明确双方责任和义务，使工程档案收集、整理、立卷、归档工作得到技术和人才保障[1]。

4.4 科学规划、系统组织，分阶段归档

项目法人做好项目档案管理的顶层设计，科学分类、系统组织，使工程档案管理工作走在项目实施之前。做好档案规划，分别提出各分标段、单位技术档案收集、整理要求，科技档案整编、归档要求，项目阶段档案管理数量和深度要求等。紧跟“大数据”“互联网+”技术，加强档案信息化、影像化，注重数字档案规范化，运用合理的档案管理系统，实行电子和纸质两套档案的同步存档，不断完善工程档案管理信息化[7]。通过科学规划、系统组织，达到分阶段分标段归档的要求。

5 结 语

工程档案是建设过程中各种项目结算、验收和移交的重要依据，通过查阅纸质、电子、影音资料可以重现建设现场，管理规范的工程档案既可以为工程信息查询带来便利，也能为工程运行使用提供保障。

渝水区农村水系连通工程在档案管理方面进行了一些尝试，通过发挥项目法人核心作用、建立保障体系和约束机制，聘请专业团队进行管理，科学规划、系统组织，变被动为主动，达到了分阶段归档的要求，形成了完整规范的档案，为竣工验收打下了坚实的基础。