科技期刊编辑质量无序部分的控制研究

丁世婷，毛 颖，孙 应, 冀浩博

(昆明冶金高等专科学校科学技术处 ，云南 昆明 650033 )

编辑工作是一个系统工程，系统控制论是与编辑学密切相关的方法论，它可以使编辑工程处于有序可控的状态。控制论提出,对编辑的策划、组织、编辑加工、校对、反馈各环节进行监控，才能形成优质高效的“流水作业线”[1]。编辑质量控制即以系统的功能行为为目标，通过一定的手段实现控制，达到系统目标最优化。

在编辑质量控制中，总有一些部分是捉摸不定、无法控制的，如期刊内外等待时间不定：专家审稿及时的当天就返回，不及时的则遥遥无期；编辑出版过程工序间等待时间不定，稿件的产出时效性受到影响；有些期刊在交付印刷前作者毫无征兆地撤稿，导致之前的一切努力付之东流，或者某些稿件刊印前二次查重文字复制比升高，以上这些不确定性在无形中增加了期刊的出版时滞。

编校环节受编辑功力影响，有时经过交叉编校，差错率不减反增。

有些编辑部稿件的流入像潮水一样起起落落，时荒时丰，有时稿件充沛，产生余量，有时枯竭，等米下锅。“丰水期”遗留下来的存量稿件，待“枯水期”想发掘采用时，才发现因为时间久远，许多稿件已失去了时效性。

以上这些工作环节尚未形成标准，还处于无序状态，往往会对编校质量产生负面影响，导致系统的低效和无能。如何对编辑工作的无序部分进行目标控制，将无序部分具体化、系统化，进行定量控制；如何使离散的、不可定量的部分达到一个预定的稳定或动态平衡状态，即对工作过程的一个控制；如何通过反馈和校正来实现系统的纠偏，成为编辑工作质量控制的3个关键方面。

1 目标控制——让无序部分具体化、系统化

所谓目标，是指控制所希望实现的目的和标准[2]。要实现控制,必须先有目标。对无序部分如何进行目标控制？把编辑要求系统化、具体化、显性化，成为可定量的部分，对编辑过程才具有定向和控制的作用。

为了达到目标控制，期刊编辑部主要可优化以下几个目标。

1.1 控制好报道时差，减少出版时滞

报道时差有2个，一个是收稿日到论文发表之间的报道时差；另一个是刊物发表论文转变为数据库二次文献的报道时差。

1) 第一个报道时差=出版日-收稿日。这一时差按全年采用稿件的平均差值来计算[3]，发表时滞过长的期刊会使作者在等待中失去耐心，读者也会因为刊登的科研成果滞后而失去阅读的兴趣。期刊在投稿须知或征稿启事中一般都会提到报道时差，如：“本刊用稿周期在2个月左右”“本刊的审稿周期为1～3个月，若在此期间未收到本刊稿件修改通知，即视为不用”等字样，短则1～2月，长则3个月甚至半年，在这一阶段的报道时差越短，说明发表时滞越短，稿件流动性越好。

从收稿到论文发表之间的报道时差由期刊内外的等待时间累积而成，时间也是成本，等待意味着成本的上升，只有缩短编辑出版过程各工序间等待时间才能减少第一个报道时差。作者等待出版；审稿专家等待送审；编委等待定稿；编辑等待更多：投稿、审回、修回、终审、校稿，如果编辑出版链上的每项业务工作都置身于一个公开、透明的环境中，实现来自各方的监督，稿件的产出质量和时效性就能提高。在目前新的技术条件下，这样的监督成为了可能，许多期刊网站的编辑出版系统都具备了催促功能：实时查询稿件状态、系统留言、按时邮件催审、短信提醒等，包括编辑部内部成员、审稿专家、编委、作者都能对每一工序的等待时间进行催促和监督，各项工序按照预先设定好的时间完成，就能达到编辑过程的整体最优[4]。

以笔者所在期刊为例，期刊使用的是北京玛格泰克投审稿系统，作者可以实时查询稿件状态，清晰地看到自己稿件所处的阶段。作者经常会在系统中留言或打电话催问稿件，发起“投稿已经一个月了，为何还在初审阶段？”“专家复审规定时间10天已过，为什么还没审回来？”“我的修改稿已上传，不知编辑部收到没有？准备安排在哪一期发表？”等诸如此类的催促，这些都是对编辑部工作的一个外部提醒。

编辑部内部也形成了一个良好的监督环境。主编、编辑部主任可以查看每一篇稿件的流转情况和时间节点，编辑处理稿件的时间效率一目了然。编辑部投审稿流程各环节：初审、复审、退修、主编(编委)终审、编辑加工、交版面费、看校样，每一工序在系统里都可以预设完成时间，关卡时间一到该节点显示红色，各环节预置好的催促邮件即可发出，若担心邮件未能被及时看到，因投稿人、审稿专家等各类人员都在系统里留存了手机号，编辑还可手动发出催促短信。

在编辑过程中还要注意：期刊应不断发现新的等待时间并将它消灭[5]。比如，各期刊初审中有一个重要的步骤，即中国知网学术不端检测，若论文由各责任编辑自行上传知网检测，会因各个编辑的行为差异而产生延迟，为了消灭这一等待时间，笔者所在编辑部接收网络来稿时由专人负责对稿件进行实时检测，不对内容作判断，将检测结果附在每篇来稿的题目后面并第一时间分发给各责编，如《从清末中朝宗藩关系走势看封建制度的衰败4.5%》《对特朗普启动301条款的原因及我国应对策略的探讨26.5%》——这样稿件消除了检测时滞，能在第一时间进入到责编的初审环节。另外，这个检测结果可一直跟随论文在系统里流转，编辑、审稿人、编委、主编、作者均可看到论文的知网检测结果，在淘汰稿件时，也不用作过多解释，如刚才举例的论文，第一篇《从清末中朝宗藩关系走势看封建制度的衰败4.5%》进入专家复审环节；第二篇《对特朗普启动301条款的原因及我国应对策略的探讨26.5%》因文字复制比高于20%，超过我刊的20%的上限，作退稿处理，熟悉我刊投稿要求的作者看到题目后的百分比(检测结果)，对退稿原因自然也心知肚明。

2) 第二个报道时差=电子版发行日-纸质版发行日。第二个报道时差表示的是期刊电子版抢先于纸质版发行的时间，这个报道时差越大越好。

目前，很多期刊的电子版发布都先于纸质期刊，包括提供给国内各大数据库，或运作自营网站，加速论文全文上网。各大型数据库的论文下载需要读者付费，对期刊研究成果的传播会造成一定的屏障。因此，开放存取和全文免费上网越来越得到大家的认同[6]，它消除了障碍、壁垒，使科研成果得以迅速地传播。自营网站能使期刊获得全文免费上网的最大自主权，依托投审稿系统和服务器，提供免费摘要和PDF全文下载，将会大大提高论文的传播效率，增加被引频次。

一般来说，期刊每期的电子版可以在校对清样完成后的第一时间上传至网站或数据库，因此电子版发行的时间点=清样稿时间，而纸质期刊发行还需要在清样稿时间上加上印刷和装订时间，这个过程一般需要约1～2周，因此，第二个报道时差也由此产生。印刷和装订时间几乎是固定的，编辑部再催促印刷厂也没用，而压缩“三校一读”环节让清样稿时间提前，对保证期刊编校质量又极其不利。

在这种情况下，中国知网优先出版库一个做法很值得提倡：忽略编校质量，内容先行。在该平台可按年期上传整期电子版，也可发布单篇文献，因单篇优先尚未确定年期，以“单篇优先”字样显示，优先数字出版的单篇优先和整期优先排在所有期的前面,也就意味着各期刊只要稿件审改完成后，即可在知网优先出版库发布录用稿件而非清样稿，整期发布和单篇发布均可，录用稿即时发布省略掉了期刊“三校一读”的时间，笔者所在的期刊因为加入了知网的优先出版,有时全期电子期刊还没出来，在优先出版库已有了下载量。

这一做法也可以延伸至期刊的自营网站，在网站上优先发布每期录用稿件，扩大第二报道时差，提高论文的传播效率。当然，有个前提需要把握：对作者录用稿件要有一个初校，把握作品毛校质量应达到一定标准。

1.2 编辑主体行为一致，体现累积正效应

编辑主体行为一致，才能避免交叉编校时差错率不减反增，体现校对的累积正效应。在编辑质量控制这条“流水线”上，除了诸多国家标准、行业标准，各编辑部也制定了各自的编辑业务规范，这些均可作为行动“蓝本”[7]。

但编辑是一个个鲜活的个体，由外界学习的知识存储在每一个个体的头脑中，导致了个体行为的差异，包括对国家标准、行业规范的理解都有偏差，特别是一些本身存在分歧，或者可以有多种选择的规范，在执行上更容易出现不统一。而一本期刊应该有一个统一的执行标准，全本统一、前后一致，这就需要期刊编辑主体行为达到一致性。主体行为一致性需要知识共享，对期刊编辑部而言，保持组织内的共同学习和交流是实行编辑主体行为一致性的主要手段。

因此，必须建立良好的期刊文化，编辑需要在不断的学习中将期刊组织中的集体性知识内化为个人的隐性知识。新的技术条件创造了编辑主体新的行为方式，新媒体手段提供了更多的便利，让期刊有了新的知识分享机制。利用微信、QQ等人们使用频率最高的社交软件，通过QQ群、微课堂、编辑公众号等手机学习应用，编辑可以随时随地对知识进行碎片化学习和撷取。以本刊编辑部为例，作为中国高校科技期刊会员单位加入的“CUJS学术1-编校标准规范”QQ群被视为日常业务学习的圭臬之地，科技期刊编辑界的各位优秀编辑在群里义务为全国各地编辑新手们解答编辑实践中遇到的实际问题。在8小时工作时间以外，微信使用频率比QQ高，因此，“期刊说”等一些优质的公众订阅号也是学习的重要途径。河南大学微信公众号“期刊强国”以短剧本的形式推出了一系列的《编辑部的故事》，生动活泼的故事，恢谐幽默的语言让人在轻松的过程中学习到编校知识，且印象深刻。

此外，编辑部还需要通过全面详细地界定和规范业务质量标准，增强实用性和可操作性。相关人员必须在十分明确的工作规范(标准)下,接受相应的上岗培训后才能从业，以避免工作的盲动性和无效性。编辑校对的最终目标是不断减少差错率，据2020年国家新闻出版署《报刊质量管理规定》(国新出发﹝2020﹞10号)要求：“期刊编校差错率不超过2/10 000 的，其编校质量为合格；差错率超过2/10 000 的，其编校质量为不合格”[8]。这意味着期刊编较质量差错率由2009年版《期刊出版质量规定》的3/10 000提高到了2/10 000，对编校质量差错率提出了更严苛的要求。期刊应对编校差错率分级把关，对一校、二校、三校职责的差错率值进行规定，并依此进行相应的考核，对编校质量差错率最小化的追求是期刊的终级目标。

2 工作过程控制——非平衡是有序之源(不可定量的)

在系统控制中，对工作过程中的无序部分可维持一个预定的稳定或平衡状态，管理的本质就是从无序到有序，无序部分是离散而变化的，对它进行动态的控制即可[9]。

2.1 优化稿件流动 提高存稿周转率

影响出版时滞的关键是退稿率，与其密切相关的数值是存稿量。存稿是稿件运转的停顿，相对于出版时间而言是等待时间，只有对存稿量进行动态调控，使之处于一个合理的范畴，才能从根本上缩短出版时滞。

期刊在编辑出版环节积压大量稿件，一方面反映出期刊稿源充足；另一方面也说明组稿环节在源头没有控制好初选，致使超过需求量的稿件流入到了审稿环节，不仅增加了审稿成本而且发表时滞也由此产生。此外，如果组稿环节没有很好地进行选题策划和栏目均衡，就会增加出刊的盲目性，编辑出版时缺少符合期刊主旨和栏目预期的优质稿件，导致组稿环节供需错位，栏目失衡。其直接影响是占用了有限资源，增加了成本。

当然，稿件剩余是必要的，要保持存量稿件的合理性，需要优化存量稿件数量，优化稿件库存：1)保持一定稿件库存，在稿件“枯水期”，可以起到一定的缓冲和保护作用。2)优化稿件库存是提高稿件周转率的需要。周转率反映存量稿件的流动性及论文发表数占用量是否合理，在保证期刊连续性出版的同时，可以通过提高周转率来加快期刊出版流程各环节的效率，增强期刊的活力。

稿件周转率=

周转率多少为合理？公式中年平均存稿总量=年投稿量-年退稿量，因为期刊论文发表数即载文量基本是固定的，所以分子不变。要提高稿件周转率，需要加大审稿时的退稿率，才能使分母平均存稿总量减少。一般情况下，周转率越高说明期刊稿件的流动性越好，当然周转率多少为合理，各刊标准不一，可以有很大的区别，是经验值和计算值的结合。有一个规律可以把握(年退稿率在90%以上的核心期刊可忽略此条，其一年四季都是“丰水期”)：“丰水期”加大退稿率，以免造成不良库存，影响出版时差，但需保持一定余量留待“枯水期”用；“枯水期”减少退稿率，让编辑出版环节的稿件相对充盈。

编辑部平时还应对稿件库存进行管理，及时清理不良库存。不良库存有几个显著指标：一是投稿时间超过该期刊用稿周期(一般期刊征稿启事中都会有注明)的稿件；二是复审阶段因修改难度大，作者迟迟未修回的稿件；三是超过时效性的稿件，有些稿子讨论的是社会热点问题，如：《高校“校园贷”问题及学生教育引导对策》《社会危机处理——以暴恐事件为例》《“一带一路”国家战略下德宏州对外开放新格局构建的思考》《新冠肺炎疫情防控期间高职院校在线教学实践与思考》等。既然是热点就会有热度消退或者讨论过度的时候，应把握好这些稿件发表的时效性。

2.2 调整出刊时间，应对稿件不均衡

期刊编辑出版中刊期是固定的，按出版周期分为：周刊、季刊、双月刊、月刊、半年刊、年刊和不定期期刊，但出刊时间却是可以作相应调整的[10]。期刊编辑过程中，每个编辑部的稿件涌入量并不均衡，有的编辑部会出现投稿的高峰期(如高校学报评职称前几个月、开学后一个月)。这种高峰期的出现是有规律可循的，因此也是可控的。各个编辑部采取的方式不一样，有的是在这一时段申请增刊；有的学校5月份申报职称，编辑部就把原双月刊的刊期由逢双月(2、4、6、8、12月)出刊调整为逢单月出刊(1、3、5、7、9、11月)，这样就可把这一高峰段的稿件分散到3月、5月2期学报上，一定程度上缓解了这一时期稿件发表的压力。

对于社科版、自科版共用一个刊号的综合刊(文理合刊)编辑部而言，灵活调整刊期更是应对稿源失衡的有效手段。以笔者所在《昆明冶金高等专科学校学报》(双月刊)为例，从稿源结构来看，社科稿件和自科稿件比例严重失衡，一直以来学报社科稿件总是远多于自科稿件，与我校学报工程技术类的定位和性质不相符，两者数量之比基本为2∶1或接近3∶1。编辑部一般在稿源总量相对充足的年度，自科版、社科版各出3期，社科版稿件淘汰率高、自科版淘汰率低。若当年稿源总量不足，相应地自科稿数量更为稀少，为保持一定的淘汰率，编辑部就把刊期调整为社科版4期、自科版2期；甚至社科版5期、自科版1期来加以应对。

2.3 主动联系，反复沟通，减少作者盲动性

作者的许多盲动行为如：定版后撤稿、稿件修改过程中的学术不端虽是个体的主观行为，但其一旦在网络平台投稿成功后，编辑部可对上述行为加以影响和有效约束。定版后撤稿的主要原因：一是作者投稿之前就已经一稿多投，就此埋下隐患，出版前若被其它更优秀的期刊录用，作者就会临时撤稿另投他刊；二是编辑部“三审”周期过长，作者在苦苦等待的过程中失去耐心而转投它刊；三是编辑和作者之间信息沟通不畅，虽然有了网络平台投稿系统，作者可以随时查询到稿件的实时状态，在网站留言与编者沟通稿件情况，但若编辑对作者询问回应不积极，作者认为自己的稿件命运未卜，也会擅自改投它刊。

针对撤稿原因一：作者投稿之初就一稿多投的现象，并不是无迹可循，当编辑部对稿子进行查重时，检测系统会有预警，显示这篇稿子已经被查重过，这时就可以询问作者是否一稿多投，若是一稿多投就退稿。针对撤稿原因二和三：因编辑部“三审”周期过长或编读之间信息沟通不畅造成的作者转投它刊，除了严格把控“三审”时间节点外，编辑还可以发挥主观能动性，对每一篇稿件进行跟踪，将在投稿网站上查询不到的一些隐性信息及时告之作者，如：“您的稿件通过中国知网学术不端检测和编辑部初审，进入专家复审”“您好！您的稿件经专家复审，同意发表，无需修改，即将进入终审，拟刊发于XX年XX期(X月底出刊)”。此类信息可通过投稿系统以邮件的形式发出，也可用网站短信功能发送到作者手机上，确保沟通及时。

稿件修改过程中的学术不端是作者根据专家复审意见，修改稿件的过程中又过度借鉴他人学术成果，导致文字复制比升高的现象，这种在编审过程中产生的学术不端其实是能够控制的，可以亡羊补牢——收到修改稿后立即复检；也可以防患于未然——在发出修改意见的邮件里用红色字体提醒作者修回稿将在知网进行二次复检，超标即退稿，警醒作者不能触碰红线。

3 校正控制——反馈和前馈监控

由控制论理论得知：实现最佳控制的重要环节是反馈。反馈可揭露在目标实现过程中的错误，系统的稳定和纠偏需要反馈来完成，根据反馈信息校正自己。

3.1 反馈控制：检查与评价

期刊反馈分为数据传播反馈和期刊评价反馈两类[11]。本文所说的数据传播反馈并不是传统意义上的影响因子、总被引频次、被引半衰期等，而是指期刊自营网站上可测度期刊传播和影响力的一些数据指标，影响因子等指标因引文高峰时间滞后具有局限性，而网站上获取的这些数据更加及时和直观。期刊自营网站网刊发布系统，实现了网上预出版、超前出版、现刊和过刊的浏览、查询等，相当于为读者建立了一套供查询本刊文献、方便引用本刊文章的一个在线出版平台(开放式存取平台)。相应地后台管理的点击数和下载率等为编辑部提供了对已发表文章的评价和分析，并可对文章的被下载情况进行追踪。如摘要点击排行、论文下载排行等，都是期刊数据传播反馈的重要内容。

期刊评价反馈除每年从期刊主管部门审读员那里获取外，最直观的评价还来自于期刊的作者和读者。编辑部通过网站上的留言版交互栏目，移动客户端QQ群、微信公众号等营造的虚拟社区可实时获取受众的反馈，笔者所在期刊网站，“来自作者的消息”这一版块，几乎每天都有几条甚至十几条留言，除了80%查询稿件进度外，还有20%是各种五花八门的问题——有嫌初审时间慢的，有对专家审稿意见有疑问的，有对作者注册信息填写不清楚的，有感觉投稿程序太繁琐的。编辑一一收集作者(读者)的需求、期待甚至抱怨，采取了缩短初审时间、简化作者注册必填项目、对投稿流程进行列表式推荐等措施，认真对待受众的反馈，帮助期刊设计并改善了产品和服务方式。

3.2 引入前馈控制，修改调整计划

在实际工作中，反馈不可避免会产生时间滞差——“慢半拍”，而前馈控制是主控前移，不是发现问题才补救，是“曲突徙薪”提前防范。前馈控制虽然也是通过信息反馈来实施控制，但与反馈不同的是，前馈是事前控制，在事件过程的前端就加以影响和纠正，提前采取措施，因而具有前瞻性。

前馈控制采用的普遍方式有:设定系统稳定所需要的抗干扰因素，提前消除将来可能会出现的扰动。在期刊编辑中运用前馈控制主要就是要采取预警推测法，设置好前兆指标：预先推测在哪些环节的延时会影响到整个流程，在何时会出现投稿需求高峰，稿件库存量是否超过或低于警界线，作者改投它刊或撤稿的风险点等等。

预警后还要预控——对急稿如何采取有效的应急措施、从年初来稿量推断全年稿源情况并调整日常退稿率、及时发现并推断作者撤稿等盲动行为的苗头，进行有效的预防。

4 结 语

无序是有序之源，期刊编辑出版中无序部分的具体化、显性化，可以使其转化为目标控制，而对无序部分维持一个稳定的、动态的平衡状态，能让组稿、审稿、编辑加工、校对、反馈等各子系统高效运转，实现整体最优。