摘 要:随着社会的发展和科技的进步,我国已经进入了信息化时代,在人们的工作、生活、学习中,计算机技术是不可或缺的工具。现如今,办公自动化是先进的办公方式,其加入计算机技术实现的自动化通信的效果,同时提升了办公效率和办公质量,增强了学校的综合实力。计算机技术作为办公自动化的基础和核心,使办公系统的发展方向朝着智能化、自动化、处理图形化的方向前行。
关键词:计算机技术;办公自动化;信息平台
Abstract:With the development of society and the progress of science and technology,China has entered the information age. In peoples work,life and study,computer technology is an indispensable tool. Nowadays,office automation is an advanced way of office,which adds computer technology to achieve the effect of automatic communication,while improving office efficiency and office quality,and enhancing the comprehensive strength of the school. As the foundation and core of office automation,computer technology makes the development direction of office system move towards the direction of intelligence,automation and graphic processing.
Keywords:computer technology;office automation;information platform
0 引 言
近幾年,我国科学技术得到了十分迅猛的发展,计算机技术也获得了许多突破。在我国,计算机技术已经被十分普遍地应用到办公自动化领域中。社会的发展离不开计算机技术的支持,其作为信息处理集成的重要指标,在科研机构发挥了独特的作用,尤其是在办公自动化的各个环节中。计算机技术融入办公自动化中,促进各项办公程序的简化,提升了办公效率和质量,保证数据处理的准确性。目前,宝鸡职业技术学院已经整合管理服务资源,加入计算机技术建成独有的智能校园信息化基础平台,基于计算机技术提高了学习的日常办公效率。
1 计算机技术与办公自动化
1.1 计算机技术
在社会得到十分迅猛的发展后,各项新兴科技也得到了极大提升,如今计算机技术已被应用在各个领域当中,比如医疗、教育、办公等。应用计算机技术后,能够增强工作总体的质量与效率,把各类十分琐碎的信息进行归整,同时还可以对各类数据依序进行更为准确的计算。其使传统化手工计算中的误差最大限度地得到了改善。所以需要对计算机方面的人才实施教育、培养。现阶段在我国,计算机技术已呈现出快速发展的趋势,新的产品将不断产生。传统的计算机技术在图像分析方面比较薄弱,因此在工程领域中不常用。我国已对工程绘图方面的软件进行研发,并应用计算机技术对其实施处理。
现阶段计算机的体积小、智能化、多元化受到人们的青睐,未来计算机会朝着微型化、智能化的方向前行,为各个行业带来新的发展篇章。
1.2 办公自动化
1.2.1 办公自动化的定义
办公自动化主要意味着办公室内部利用自动化设备进行办公的全部流程,其中包含对信息的处理自动化以及事务性工作自动化两方面。办公人员需要借用计算机硬件、软件以及相关网络通信设备来实现各个系统之间的信息传输、加工、存储,有效保证信息的安全性,分享各个系统的文件,形成资源共享的便利状态。
1.2.2 办公自动化的特点
办公自动化需要以计算机为主体,通过一个完整的现代化设备,采用计算机通信以及科学原理通过适当的行为进行办公,相当于对文字、语音等各类信息进行采集、储存、应用等一体化处理。其把人当作主导,把系统性理论当作前提,应用计算机技术、通信技术对各类数据进行处理。办公自动化是一种人机信息系统,其能够把有关人员、办公室与其信息类资源有效结合在一起,使企业内部实现友好、高效的交流并完成每项工作,提升工作总体的效率、质量。
1.3 计算机技术应用到办公自动化中的意义
随着我国计算机技术的发展,为满足信息化时代的发展要求,在办公自动化加入了计算机技术。它有效实现了人机信息的整合管理,提高了单位的管理水平和工作质量。
首先,计算机技术优化了办公环境。相对于传统的办公室来说,办公人员结合计算机网络实现了人机办公系统自动化管理的模式,极大程度地优化了办公环境。通过计算机技术为各个高校建立起了沟通的桥梁,实现了跨地区、跨行业、跨地域的交流与协作,基于计算机技术的办公自动化管理带动了学校的发展和进步。其次,计算机技术提升了用户自身所具有的创造力,增强办公总体的效率、质量。把计算机技术应用到办公自动化管理过程中,保证学校办公流程的自由化、管理的规范化和标准化,释放了办公人员的创造力,也激发了办公人员的工作积极性,提升了办公效率。最后,其减少了办公所需的纸质材料,降低了学校自动化管理的成本。此外,通过计算机技术进行管理,也可以裁员降低成本开支。
2 计算机技术在办公自动化中的应用
2.1 加入更多硬件设备和软件资源
目前,宝鸡职业技术学院加入了更多硬件设备,突破了固有的状态,实现了校园网有线及无线Wi-Fi全覆盖,方便学生与学生之间、学生和老师之间的交流,更方便学校处理各项事务。同时,设置了多项软件,例如大学工系统、教务管理系统、OA办公系统、图书管理系统、资产管理系统、人事管理系统、校园一卡通系统,实现了智能化的日常办公。通过硬件设备和多种软件资源的加入,提升了我校办公自动化的效率和质量。
2.2 文档管理自动化
目前,宝鸡职业技术学院通过OA办公系统,能够接收不同文件收发的实际情况,设置对应的模板和流程,在收发文件时选择可对应的模板流程发布,方便了学校公文部门公文收发人员的工作。院领导收到文件后可以通过手机或电子计算机进行公文批示,最终批示结果会自动记录在文件里面。文件阅办后会自动归于学校档案管理系统,方便后期工作人员查阅。这样一来,打破了传统纸质文件的传递,节约了办公时间,提高了公文传达的速度和质量。
2.3 工作流程自动化
将计算机技术加入办公自动化中可以对办公流程进行实时监控和有序跟踪,保证各个部门与岗位中的各项工作能够得到协调,提升学校中人力、物力等有关资源的合理运用,提升办公效率和质量。学校在多个部门中都有流程化的工作,比如公文汇报、审批等。这类流程均是十分固定的,应用计算机技术能够促进自动化的工作流程得到实现,以减少人为的失误,提升办公人员总体的工作质量、效率。另外,计算机技术被应用到办公自动化中,工作人员能够更便捷地在学校中的系统平台上自主实施管理、安排接待日程等,对图书馆的物品书籍、教室的占用情况进行有效管理,实现自动化的事务管理工作,方便学校开展各项工作。
2.4 建立信息平台
大部分高职院校都在结合计算机技术构建信息交流与发布平台,比如电子刊物、学校公告等,学校可以在这类信息平台上及时发布相关注意事项和规章制度,让学生和教职工及时了解学校的动态变化。学校的信息平台方便学校教职工进行工作查询、全方位掌握各项规章与制度。在信息平台中共享信息、公布学校有关的文化、宣传口号等,能促使学校在公正透明的环境下开展活动和公布各项信息,提升学校的发展水平。例如宝鸡职业技术学院建成的智能校园信息化基础平台,融合了教务管理系统、大学工系统、OA办公系统、人事管理系统、图书管理系统、资产管理系统、校园一卡通系统等多个应用管理系统,教师用一个账号登录后可以进入不同的系统完成相应的工作任务。教师在教务管理系统可以查看本人课表,进行评教、评学活动;在大学公共系统可以进行迎新管理、班级管理、团建管理、宿舍管理、就业管理、离校管理等学生管理方面工作;在网上办事大厅可以申请外出招生宣传、公共多媒体教室使用、健康信息填报、琴房使用、网络故障报修、后勤服务报修、多媒体故障设备报修等,宝鸡职业技术学院办事大厅如图1所示。
3 计算机技术在办公自动化的发展趋势
3.1 发展方向
目前,我国已经进入了信息化时代,计算机技术注定会朝着快速度、微型化、智能化、自动化的方向飞速发展。未来,计算机技术可能将信息和数据的处理过渡到知识处理,数据库会演变成知识库。目前,人机会话主要是通過输入、输出的方式进行,未来人机互动会达到更高层次,采用人工智能感知的方式输入、输出,使计算机技术更人性化、智能化,人机互动的交流更为快捷方便。为了使计算机技术更好地应用于办公自动化中,我们需要做好十全的准备来应对机遇和挑战。让办公室自动化朝着智能、先进、快速的方向发展,不断提升高职院校的办学水平和办公效率。
3.2 提升策略
3.2.1 提高办公人员的综合素质
由于高职院校办公自动化对于计算机技术的依赖越来越高,所以需要提高办公人员的综合素质。为将计算机技术妥善地应用在自动化办公中,办公人员需要全面掌握计算机相关知识,了解学校自身办公的具体要求;学校应加强对办公人员的技能培训和实践操作,提升办公人员的工作质量、效率。
3.2.2 完善办公管理体系
计算机技术被应用到办公自动化中的成效取决于办公管理体系是否能得到完善。学校相关人士需要考虑学校发展的需求,充分了解我国自动化和计算机技术的市场,研发出适合我校环境以及法律法规的系统软件,探寻各方面的优势、劣势,帮助管理人员做出更优的配置,完善体制,为办公人员提供相应的工作参考,提升办公质量。
3.3.3 深入宏观调控
宏观调控意识在计算机技术的应用过程中尤为重要,一部分高校领导对于计算机应用的认识比较差,同时财政资源有一定的限制,导致相关软件和硬件设备较为滞后,制约了办公自动化的发展。因此,在硬件软件和人员培训中需要加大资金的投入,满足学校的实际发展需求。只有办公设备满足了管理框架的需求,才能完善和改善工作,提升办公的质量和效率。
3.3.4 保持良好外部应用环境
在办公自动化中应用计算机技术时,高职院校需要对相关技术人员进行培训。学校需要加强与企事业单位的合作,达成战略性的协议。学校的管理人员进行短期的培训无法满足企业技术人员的真实需求,只有高职院校长期与企业进行合作,以培训为目的提升高职院校的用人需求课程水平,营造良好的计算机技术外部环境,培养一批高质量的人才,才能将计算机技术妥善地应用于办公自动化中,带来质的飞跃。
4 结 论
综上所述,计算机技术加入办公自动化转变了传统化工作模式,提升了工作总体的质量、效率,给人们平时的各项工作、生活、学习带来了更多的便利。社会在不断地发展,计算机技术在办公自动化中如何发挥更加重要的作用,需要学校不断思考和探索,合理应用计算机技术提高学校的综合竞争,推动学校走向健康可持续的发展道路。
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作者简介:尚礼斌(1979—),男,汉族,陕西榆林人,就职于教学质量控制中心综合科,科长,讲师,硕士研究生,研究方向:高等职业教育、计算机教学。