医院药品“两票制”的信息化管理

刘纯彤，李桂茹*，刘向阳，张福海，王胜坤

0 引言

为深化医药卫生体制改革，规范药品流通秩序，减少流通环节，降低虚高药价，增强人民群众的医改成果获得感，国务院医改办于2017年1月印发《关于在公立医疗机构药品采购中推行“两票制”的实施意见》的通知(国医改办发[2016]4号)精神[1]。2017年4月，辽宁省卫生计生委办公室印发了《关于印发辽宁省公立医疗机构药品采购“两票制”实施细则(试行)的通知》(辽卫发[2017]29号)，推动在全省公立医疗机构药品采购中落实“两票制”。

1 “两票制”文件的落实及现状

1.1 文件要求 文件要求公立医疗机构在药品验收入库时必须验明票、货、账三者一致方可入库、使用，同时要向配送药品的流通企业索要、验证发票，还应当要求流通企业出具加盖印章的由生产企业提供的进货发票复印件，两张发票的药品流通企业名称、药品批号等相关内容互相印证，且作为公立医疗机构支付药品货款的凭证，纳入财务档案管理。

1.2 管理现状及面临的问题 随着“两票制”相关政策的贯彻与实施，商业购进发票复印件的管理成为了医院药库管理的一项重要内容。目前医院实行“两票制”管理的西药、中成药和草药合计近1 600种，每周药库均发送1～3次不等的药品采购计划，每次药品采购都伴随着大量商业购进发票复印件。由于“两票制”管理模式推行时间较短，国内大部分医院仍处于纸质化管理状态，纸质化管理形式主要存在以下缺点：①传递不便，效率低下；②人工管理，容易出错；③文件庞杂，费用较高；④存档保管，查阅不便，不利监管。因此，急需一种既能满足国家政策要求，又具有快速准确查询功能的管理模式。

1.3 拟定解决方案 医疗机构的信息化建设不仅可以提高医院的医疗水平，而且也是提高医院整体竞争力的重要手段[2]。目前，在医院药品采购环节，采购计划信息的传递可以通过建立供应链信息平台完成，该平台搭建是实现医院信息化系统(Hospital Information System，HIS)与商业公司信息系统之间的数据对接[3]。要实现药品购进发票的高效管理，以电子化管理方式代替传统的人工纸质化管理才能从根本上解决问题。在供应链信息平台的基础上，结合我院现有的信息化管理系统，我部门提出了全新的药品购进发票电子化管理方式，商业公司按照要求将每批药品“两票”的电子扫描文稿上传至供应链信息平台，并建立服务器统一保存和管理，便可实现对药品“两票”的电子化管理。

2 建立“两票”管理方式

2.1 供应链信息平台的搭建 医院药品供应链信息平台是由医院HIS系统和商业公司信息系统组成的[4]，两者的信息对接互动，实现采购计划电子订单-EDI方式实时传递，取代电话、传真、纸质计划，汇总发票，减少票据量，批量入库，降低入库工作量，基于条形码的智能化入库验收以及检验报告和冷链温度记录的电子化上传等功能，提高药品信息的可追溯性和准确性[5-6]。基于现有平台，与计算机工程师共同研究开发了发票信息传递功能模块，程序编写基本信息见表1。

表1 供应链平台系统的编写

2.2 平台运行及使用 采购员上传药品采购计划至医院供应链平台，商业公司登陆平台获取计划内容，生成销售订单，信息传递至公司物流(Warehouse Management System，WMS)系统，生成条码后进行快速分拣、出库作业，由(Transportation Management System，TMS)系统生成车辆配送任务。商业公司将本次计划涉及的销售和购进发票信息一并回传至医院供应链平台，传递过程如图1所示。

图1 电子化上传“两票”流程图

为了实现储存后的数据能够依据指定关键词调取和查阅，我们对商业公司回传的数据提出了相关要求，包括各商业公司必须以指定原则命名商业购进发票PDF文件，方可上传至平台，文件名

称包括医院药品ID、商业购进发票号和药品批号3个部分。当商业上传购进发票PDF文件时，系统会将文件名称中的字段与销售信息中的内容进行比对，如购进发票号与药品批号不一致，系统视为“无购进记录”。为了加强监管，系统中植入商业公司电子印章，如图2所示。每个公司的电子印章在相关部门备案后才能使用，该方式得到卫健委和药检部门认可，解决了文件的合法性问题。

图2 商业公司电子印章

药品入库时，利用智能化设备扫描货箱条码，快速显示对应的发票、药检、冷链运输温度等信息，如图3所示。电子发票信息可通过移动终端触摸屏点击“查阅”进行放大查看，内容全面且清晰可见，包括药品的名称、规格、单位、数量以及批号等。

系统运行初期，我们在系统后台可维护两票和集团内调货品种信息，系统便可以完成自动核查并弹窗提示，如商业公司未上传购进发票文件或所验收品种为集团内部调货品种，系统弹窗提示“无购进发票文件”或“集团内部调货品种，请仔细核对购进发票”，如图4所示。当出现异常入库信息时，医院推送至对应商业公司，公司可在线查阅、核对和补传文件。入库确认后，所有信息文件将锁定，禁止修改。

图3 电子购进发票查看界面

图4 两票以及集团内调货品种提示界面

此外，该系统具备财务审核功能，利用关键词检索，便可调取对应商业购进发票的PDF文件，财务人员在线进行审核。如图5所示。

图5 财务核查与备份界面

2.3 平台运行前后时间成本对比 统计系统运行前(2017年5月8日至6月5日)后(2017年9月1-30日)的入库情况，记录药品验收入库单月时间成本。如图6所示。药品入库验收过程中发票整理归档环节消耗时间从每月8 050 min降至每月134.1 min，降幅达98.33%。

图6 系统运行前后药品验收入库时间成本分析

3 讨论

利用现代化互联网技术，药品“两票”以电子文件的形式实现信息的快速交互和有效传递，整个过程由服务器自动完成，受外界因素影响小，确保发票信息验收审核精准无误。电子发票能有效节省纸质打印费、人工管理费等多种费用。在查阅、验收、审核、上级监管和审查等方面能够快速响应。日常工作中，移动工作站实时验收及查阅入库信息，系统自动校验，省去人工核对过程，而且还能够根据药品相关信息，快速查询和追溯相关历史记录，提升药品管理，保障药品渠道安全。

4 结语

2017年国家颁布“两票制”相关政策后，我院率先开发“两票制”文件智能化管理系统并于2017年9月1日成功投入使用，在相关领域处于国内领先水平。经过多次改进和完善，逐步实现平板电脑实时显示“两票制”文件信息、系统提醒是否“集团内部调货品种”、两票信息是否齐全、系统自动校验电子发票是否与销售信息对应、按药品批次管理两票信息以及财务人员二次核查等诸多功能，提高信息可追溯性，为医院节省了大量人力、物力成本，提高了工作效率和工作质量。