数字化视角下高校图书馆档案管理的优化路径

徐荣丽

（江西中医药高等专科学校图书馆，江西抚州 344000）

在当今互联网和数字化的发展迅速的时代，不少行业和产业都受到影响，纷纷更新管理模式，采用先进的管理方法，适应这个时代的发展。高校图书馆是高校师生汲取各类知识的地方，也是提高师生文化素养的公共场所。在数字化的视角下，高校图书馆面临的挑战和机遇并存。高校图书馆的档案管理一方面保障高校图书馆服务质量和工作水平的提升，另一方面也记录了高校图书馆的各类信息，包括人员编制、基本业务等等，客观的图书馆的数字化设备在这个大背景下更新换代更加快捷和便利，而高校图书馆的当前管理模式却无法满足这种快速发展带来的变化，因此，为了很好的适应当前数字背景下的变化，本文就从高校图书馆管理的现状、图书馆档案管理数字化的优势等方面进行探索研究，找出适应当前数字化时代的图书馆管理优化路径。

1 高校图书馆档案管理在数字化视角下存在的问题

1.1 高校图书馆档案的三个特性增加了管理难度

高校图书馆档案的特性包括了独特性、隶属性和非全宗性。独特性主要是指高校图书馆的档案材料只是关于图书馆工作的一些文件和资料，是对图书馆全方位的数据统计、馆史文化以及文献资源的全方位记录。隶属性是指高校图书馆档案通常都是隶属于高校的档案室管理，作为高校的二级管理单位开展工作的。非全宗性指的是图书馆档案管理在财务、行政以及人事等方面都不是独立的。

1.2 管理意识薄弱不利于高校档案管理优化

在高校档案管理当中，更重要的是围绕教育教学工作来进行开展的，作为高校二级管理单位的图书馆档案管理，就显然处于较为弱势的地位，不受校领导以及管理层的重视。在高校职工的眼中，图书馆档案管理是档案管理的一部分，没有将它作为独立的工作来开展，而且图书馆档案管理员也只是开展一些基础性的食物，很少开展图书部相关活动或其他资源的搜集工作。可见，从高校管理层到图书馆档案管理员，都在强化图书馆档案管理意识上有所欠缺。当前，互联网覆盖到了几乎所有能够涉及到的范围，数字化的信息也传播到了各个角落，而许多图书馆仍然坚守自己的“一亩三分田”，采用传统的管理方式和管理理念，各自管理、相互独立。一些图书馆的管理者坚持着传统观念和思想，只是把自己的工作做好，没有认识到当今数字时代的巨大影响，也没有看到在当今网络化和数字化的大背景下，传统管理模式已然落后于时代。

1.3 管理制度还不够完善

高校图书馆档案管理工作是系统的、多方面的，要想做好档案管理，就必须做好六个部分的工作，主要包括收集档案资料、整理档案资料、鉴定资料、保管资料、检索资料以及利用资料。而当前，不少高校图书馆档案管理制度还不够完善，管理工作也十分随意，存在档案标记不严谨、档案归档不规范、缺少专业人才等方面的问题，导致档案管理出现断档的现象。

1.4 档案利用率不高

高校图书馆建立档案的目的便是为了利用档案提高高校图书馆管理效率，为了给广大师生提供更好的图书管理服务。虽然，在大多高校都有图书馆档案管理室，但是有不少的管理室却没有实现真正的对外开放，只有少数人在档案员的陪同下才能查阅查询资料，进而使得图书馆档案管理室的档案没有得到充分的利用，利用率并不高。这也是一种高校图书馆资源的浪费。

1.5 数字化建设落后

当前，虽有一些高校图书馆对档案进行了信息化管理，但也因为各种因素导致档案的信息化管理没有真正的完成信息化建设，有的档案资料仍然不够明确、手机的资料不够全面等等问题仍然存在。这些问题都致使了高校图书馆档案的信息化建设落后，纸质文稿仍然是档案管理的重要依据。而无法实现信息化数字化的档案，不利于图书馆档案管理的信息化建设，也不利于为高校师生提供便捷的查阅服务和查询需求，阻碍了图书馆的长远发展。

2 数字化视角下优化高校图书馆档案管理的必要性

2.1 什么是档案数字化

图书馆档案数字化是当前数字化时代背景的迫切需求，也是高校广大师生的迫切需求。图书馆档案数字化主要是指通过系统扫描、转化或者压缩等电子设备的操作，将各类纸质的原始档案资料以及音频、影像等资料转化为电子文件，并存储在电子储存空间内，方便使用者利用电脑等方式进行快速的检索和查阅。

2.2 数字化视角下优化高校图书馆档案管理的必要性

随着数字化大背景的到来，人们对图书杂志的需求从单一的纸质资料逐渐向电子资料转变，对图书的借阅内容也出现了不小的改变，而且市场上的各类电子化的资料也变得极为普遍使得人们对于图书馆的需求逐渐降低。面对这些变化，高校图书馆应当从管理入手，创新管理体制，改变管理模式，让管理人员与时俱进的学习到先进的数字化技术，进而满足人们对数字化的需求，也提高图书馆收集、整理、典藏和服务的综合水平。通过构建高校图书馆管理数字化，一方面能够节约档案管理储存空间，将档案等资料进行数字化的构建，能够将档案集中起来，缩小了储存空间，也可以通过数字化的方式实现异地存储和资源共享，从而促进高校教学研究的资源查阅和共享交流，为高校科研的开展打下坚实的基础。另一方面，节约了财政支出，提高了管理资源的利用率和服务效率，通过档案管理资料的数字化建设，广大师生通过校园网络平台就可以进行查阅和使用档案资料，缩短了空间距离，使用者也不需要到档案室在档案员的指导下进行查阅，只需坐到电脑前便可以获得有效信息，大大的缩减了人力成本，也提升了档案资料的利用率。

3 高校图书馆档案管理的优化路径

3.1 搭建档案目录数据库

在实现高校图书馆档案管理数字化的进程中，首先第一步就是要完善高校图书馆档案目录，并将完整的目录信息录入到电子系统中。目录可以说是图书馆档案的基础，也是在进行数字化档案管理的必备前提。管理人员应当从制作具体详细的目录着手，让数字化目录成为档案快捷高效查询的有力支撑。通过不断完善目录数据库，并将所有档案信息整合到存储媒介当中，再经由网络、客户端等形式进行传播，进而为广大师生及其他用户提供更加快捷的查阅服务。在建立目录数据库的过程中，高校应当结合自身特点，构建一个较为完善的检索框架，分门别类的进行各类信息的检索，进而提高客户检索效率，利于图书馆的科学化管理。

3.2 建立全文数据库

高校图书馆应当在建立完善的目录数据库之后，进一步建立完整的全文数据库，将目录所指引的资料进行全文录入，这样将档案的原文信息进行细化录入后，让整个档案数据库的内容更加有层次，也更加的完善了。通过全文数据库的建立，不仅能够方便使用者进行档案资料的引用，也能提高档案资料的关注度、加强校园特色档案的建立，进而体现出高校图书馆档案的特色，利于高校的文化宣传。

3.3 完善档案管理制度

制度是工作开展的重要支撑，规范化的工作需要规范的制度来调控。要想加强高校图书馆档案管理模式，首先要从制度创新、制度改革入手。高校图书馆档案管理制度的建立和变革应该在有关部门的支持下进行，把管理制度变得更加科学化合理化。比如，在数字环境下，可以采用与数字化的人事管理模式，可以利用数字技术等整合各个资源模块进行多角度的交叉联系，也可以建立图书馆档案室与读者交流的平台或是读者之间的交流平台带动图书馆服务的提升等等。另外，还可以设立奖惩制度来促进图书馆内部管理更加健全，积极鼓励有能力的有创新意识的人才发挥出更大的作用，为图书馆做出更大的贡献。通过一系列的变革举措，相信图书馆资源能够得到进一步优化，管理体制也能得到进一步提升。高校图书馆可以将档案设置为官网专栏，让档案在高校官网上进行公开，利用网络将高校的图书馆档案信息交由大众查阅，有利于树立高校的良好形象，也促进了高校间的档案交流。

3.4 招聘综合素质高的专业人才

当前，高层次的档案管理人才是提高高校图书馆档案管理工作的必然需求。为了不断提高高校图书馆档案管理工作的持续提升，高校应当在积极吸引高层次人才的同时，对当前的档案管理人员进行培训，以适应档案管理的数字化需求。对于年龄较大、无法胜任的档案管理人员要及时进行岗位调整，让更有经验和更有能力的综合素质高的人员来担任档案管理者。在确定档案管理人员后，要定期对他们进行数字化档案管理技术的培训，让所有从事档案管理的工作人员都能熟练掌握，进一步促进图书馆档案管理的数字化水平和质量得到更多的提高。同时，档案管理人员也要立足岗位，加强档案管理意识，切实将各项档案管理制度落实到位，以严谨、认真、细心的工作态度，将档案资料进行妥善的整理、保管和录入，确保档案资料的完整性。

4 总结

总之，在当前数字化视角下，高校图书馆档案管理的优化工作仍然任重道远，需要我们不断在探索和改革中总结经验，进行档案管理的制度创新。在进行档案管理数字化的过程中，各大高校都应当重视起来，切实加强对高校图书馆档案管理的组织领导工作和相关制度的制定，吸收高素质人才队伍加入到高校档案管理工作当中，推进高校图书馆档案管理工作不断进步。