人社系统民生档案管理工作的创新探索

董鹏飞

(山东省五莲县人力资源和社会保障局，山东日照 262300)

加强和改进人社系统的民生档案管理， 需要针对人社系统的实际，并且调整人社系统中各种硬件、软件的配套， 实现人社系统民生档案管理的有效化与信息化。对于人社部门而言，如何进一步优化民生档案的管理， 将影响人社系统是否能够提供更加优质的民生服务， 这一点也对于人社系统的优化与改善有着积极的意义。 人社系统的民生档案的管理应该针对管理中存在的漏洞，也就是采取更加科学化与有效的方式，提升人社系统的档案管理规范性。

1 当前人社系统民生档案管理的问题

当前人社系统在民生档案的管理过程中， 存在着人员硬件配套不到位以及信息化程度不够高等现象，这些问题都需要在管理的过程当中加以解决。 通过优化管理的方式， 能够进一步加强人社系统民生档案的管理模式，并且强化人社系统在管理过程中的高效化，因此为了提升人社系统民生档案管理的有效性， 必须要正视当前人社系统民生档案管理过程当中的主要问题。 下面将围绕当前人社系统在管理过程中所存在的一系列现状， 对人社系统民生档案管理的主要问题进行分析。

1.1 人社系统民生档案管理缺乏系统性

由于很多人社系统的民生档案主要还是以纸质档案为主，是由服务对象所填写的各种类型的报表，这些报表都有相关业务部门加以盖印和证实， 然而由于人社系统每天接收的各种民生档案比较多， 这些相关的民生档案是不是能够及时地归档到相对应的文件夹内，也就是管理是否规范化，则是对人社系统提出来的考验。事实上，人社系统应该针对民生档案所存在的各种管理现状， 组织专业的人力与物力进行配套的资源管理，这些相关的资源与档案，通过一定的排列方式，按部就班进行整理，能够提高人社系统管理效率，但是人社系统上没有形成一些规范的规章制度， 对于这些民生档案的管理实际上还没有形成科学的管理方式，这些都是影响当前人社系统民生档案规范化管理的主要成因。

1.2 人社系统民生档案管理人员业务素质不高

当前人社系统在民生档案管理的过程中， 往往需要依赖一些专业人员进行管理， 但事实上很多人社系统的民生档案管理人员都是兼职的管理人员， 这些管理人员对于日常的档案管理， 只是其繁重工作的一部分，由于需要抽出一定的时间对档案进行管理，一旦这些档案管理需要耗费大量的时间， 则大量的民生档案在归档的过程中呈现出随意性。 且民生档案在管理的过程中，还需要有一定的档案管理知识，这些档案管理知识并不是人社系统的人员就能够完全掌握的， 大部分的人社系统配备的工作人员对档案管理还没有形成成熟的概念， 这些都影响了当前人社系统相关资源的管理。因此缺乏专业人员的有效管理，是当前人社系统档案管理过程中所突出表现出的一个重要问题， 而且这个问题一旦没有解决， 人社系统的相关民生档案的管理将进一步处在于失管的过程中。 如何进一步的解决这些问题， 当前有一部分的人社系统也进行了进一步的探索，包括邀请专业的档案管理人员，对于相关民生档案的管理人员进行培训， 这些培训虽然能够在一定程度上解决民生档案管理的现实问题， 但是对于专业人员的培养还是需要有持续性的规章制度。又比如，当前的人社系统， 在档案管理人员方面也有尝试以专业的档案管理人员进行介入管理， 但是这样又会占用一定的人员资源，在编制上也存在不可行的状况。在这样的一种问题与症结的情况下， 如何解决人社系统的民生档案管理问题， 也是当前需要进行解决的一个重点难点。

1.3 人社系统的民生档案管理信息化程度不够高

当前人社系统的民生档案管理还存在信息化程度相对比较低的现象， 也就是当前大部分的人社系统所存档的民生档案， 其主要的管理还是采取纸质档案管理的方式， 纸质档案的管理虽然能够追溯到一些源头上的问题，但是不利于查找。一旦服务的对象因为解决一些民生问题需要查阅档案的时候， 或者是人社系统中对于相关的对象进行调查时， 则需要翻阅大量的纸质文档，在工作效率上面则相对较低。如果通过大量的翻阅纸质文档， 则不可能在高效的前提下解决一些民生问题， 但是如果将大量的纸质文档转化为信息化的管理模式， 这需要一些配套的专业人员进行针对性的查找，并且对相关的信息进行重新编排，这也需要一定的资金和物力进行投入。信息化程度低，也制约了当前人社系统进行高效化的工作， 尤其是人社系统没有形成信息化的管理思维，在管理上处在被动的状况，这些也都会影响人社系统在民生服务方面的高效运作。

1.4 人社系统的民生档案管理业务系统化规章基础还没形成

从当前各个地区的人社系统民生档案的管理看，实际上很多人社系统的管理人员并没有形成统一的规章制度， 也就是在民生档案没有进行信息化的处理情况下， 还存在很多区域的人社系统的民生档案管理业务缺乏有针对性的规章。缺乏系统化的规章基础，也将影响到民生档案管理的科学化。从本质上看，任何一项工作都需要系统化的基础， 作为引导人社系统的民生档案，将关系到民生工作的实际，如果没有系统化的管理思维， 则不可能真正意义上解决人社系统的民生档案管理问题， 但是人社系统的民生档案管理问题又需要一定的规章制度进行支持， 这是需要人社系统的相关行政主管人员，对于这些问题进行集中反映，由地方的政府针对人社系统的民生档案管理， 制定相对应的规章制度， 这些规章制度也必须要符合人社系统的管理实际。

2 从基础支持的角度上， 推动人社系统民生档案管理的科学化

从上述的分析可以看出， 当前人社系统的民生档案管理科学化，需要有扎实的基础进行支持，这种基础包括制度基础，也包括硬件基础，必须要投入一定的人力物力以及相关的财力， 推动人社系统民生档案管理的科学化。 针对当前人社系统民生档案管理的主要问题， 围绕当前人社系统在管理过程中所出现的一些突出的现状，从基础的角度上看，人社系统的民生档案管理主要从以下方面进行强化。

首先是夯实制度基础。 人社系统的民生档案管理将关系到民生服务的方方面面， 因此人社系统的民生档案管理应该有一定的制度支持， 地方政府在制定相关的规章制度时要根据人社系统管理实际， 对人社系统的民生档案管理进行进一步的细化， 包括对人社系统民生档案管理责任的界定， 以及对人社系统民生档案管理的各个细节， 包括规范的操作模式都有一定的制度支持。规范的操作模式，包括民生档案在进入到人社系统的时候出现的一系列的流程， 这些流程包括对民生档案的记录以及对民生档案的存档等， 这些都需要有一系列的规范流程， 以此来保障民生档案在进入到人社系统的过程中，能够得到妥善的保管。

其次是夯实人才基础。 人才基础是当前人社系统在民生档案管理过程中的重点也是难点， 因为很多人社系统之所以没有对民生档案进行科学的管理， 其最为突出的问题就是人社系统缺乏专业化的民生档案管理人才。 所以人社系统一定要为民生档案的管理奠定良好的基础，包括提供优秀的人才，配合当前民生档案的管理。民生档案缺乏相对应的人才去管理，其实也需要人社系统对当前民生档案的管理人员进行培训。 通过专业化的培训以及定期对民生档案进行检查， 人社系统可以督促专业的管理人员对于民生档案进行规范化的管理，避免民生档案出现管理盲区与无效化。

3 从硬件支持的基础上， 推动人社系统民生档案管理的高效化

人社系统民生档案管理的高效化， 需要从信息化支持以及相关硬件的支持基础上， 才能够实现人社系统民生档案管理的高效发展。 民生档案和管理实际上是离不开信息化的一些管理模式， 而这些管理模式需要人社系统投入一些相关的人力与物力， 特别是帮助人社系统民生档案转化成为可供快速查阅的内部信息化档案，帮助人社系统搭建起高效行政的基础。

第一方面， 人社系统应该积极地推动信息化管理的硬件配套， 帮助当前人社系统民生档案转为信息化的数据。 因为人社系统的信息化管理是需要一些相关的资源，这些资源需要根据当前数字化管理的实际，把民生档案转变成为可供查阅的网络数据， 这些网络数据通过人社系统的内部网页可以进行查询， 这是需要通过一系列的信息化硬件的支持， 帮助人社系统形成这种科学化的管理模式。因此这种硬件的投入，是需要一定的资金的支持，人社系统可以根据其自身的实际，由专业的网络公司搭建起这种内部的网络信息平台，进一步强化人社系统的民生档案管理信息化。

第二方面，当前人社系统的民生档案管理，需要有具体的管理储存场所， 也就是必须要有定点的管理模式。以往之所以出现民生档案不易查阅及主要问题，还是因为大部分的人社系统的民生档案， 没有专门的储藏空间，导致在管理的过程中出现查阅不便的现象。因此，在人社系统的民生管理科学化发展的过程里，应该根据民生档案的数量情况，形成专门的档案管理室，配备恒温恒湿的控制系统。 对纸质档案容易出现毁坏等现象，要避免用容易产生腐蚀性的档案管理盒，同时对原来民生档案所使用的金属钉书钉以及金属夹等，要全部去除，避免这些金属构件对于纸质档案的腐蚀。同时对于一些已经失去效力的档案要及时清理， 进行无害化处理。

4 结语

人社系统的民生档案管理涉及人社系统民生服务的方方面面，对人社系统而言，只有管理的科学化与有效化才能够真正意义上解决当前民生档案管理无效化的问题。如何进一步提升人社系统的民生档案管理，实际上就需要根据人社系统民生档案管理过程中所遇到的主要难题，从基础建设以及硬件配套等入手，从人才配备和制度建设的方面加以辅助， 进一步强化当前人社系统民生档案的管理。在未来，人社系统的民生档案管理必然是需要信息化的知识， 因此加强对人社系统民生档案的管理优化， 将提升人社系统管理服务的有效性。