探讨酒店采购环节内部控制管理

王 炜

引言

酒店多为多功能综合体，涵盖餐饮、住宿、娱乐等多项服务，资金周转量大，经营范围广，位置分布较为分散，是一种较为特殊的企业。酒店的高效运转离不开后勤保障，本文结合北京市建国饭店公司（以下简称建国饭店）的实际情况，探讨采购环节的内部控制措施。

一、采购环节存在的内部控制管理风险

一般而言，采购是指为了使酒店设施及相关服务得到保障，借助别的单位购入物资或服务，在此过程中耗费一定款项的一种常见的经营管理行为。酒店管理者应当注意避免出现如下内部控制管理风险。

（一）请购风险

当有采购需求的部门提出请购申请时，首先，采购部门需对此进行仔细的分析，如各经营部门日常使用的物资:客房部使用的棉织品、客用洗浴用品；餐饮部使用的玻瓷银、台布、台裙、其他客用品、各类食材；工程部使用的各类维修零配件；经营及管理部门使用的日常办公用品等等，采购部门应分析上述物资购买频次是否与淡、旺季宾客人数增减呈正相关，是否物资库存不足确需补充， 采购部门应联系使用部门等对库存物资进行盘查，杜绝重复采购、大量囤积等情况发生。此外，还应注重对请购审批程序规范性的核查[1]。建国饭店的各部门、仓库进行采购时，需填写一式四联的《采购申请表》，并经申请部门、采购部主管、财务总监、总经理逐级审批后方可采购。

（二）审批风险

采购部门需依照使用部门的要求，安排合理的采购程序。如已有签约供货商能够提供需求的相关物资，应当优先从该签约供货商中采购，严格按照采购审理流程继续跟进。

建国饭店在采购审批环节，《采购申请表》后需必须提供同型号拟购物资不少于三家供应商的价格进行比对。建国饭店隶属北京首旅集团，该集团已经建立了内部“富基”采购平台，提供多品种物资给下属企业选择，性价比较高，下属企业须优选集团供应商名录物资。集团对下属企业设置了全年集采比列，作为企业负责人绩效考核的一项指标。

（三）计划程序风险

制定采购计划的主要目的是使酒店的资金投入得到合理利用，并规范日常的成本开支。不过在现实工作中常常由于酒店部门负责人管理失位，造成计划外采购或者超计划采购行为[2]。建国饭店对此类计划外采购从规范的流程上进行控制,不得常态化,同时,尽管获得总经理特批,但是必须追补所有采购流程的单据。

（四）合同风险

作为供需双方的一项重要法律约束，采购合同本应成为一种重要的执行标准。然而采购者由于疏忽大意或主观故意，与产品供货商签订了权利义务不一致的合同。一些采购者还发生对不应支付的款项申请请款审批，或者对需要暂时扣留的违约金等进行违规支付等情况。

（五）验收风险

对物资或服务的相关验收酒店通常会有一定的标准，但是在实际操作时经常出现差错。如实行仓管员与厨师一并验货的方式，会因为验货员缺乏责任心难以有效完成，或未见货物虚开、补开验收单，串通供应商、厨师截留货款。

（六）付款风险

该风险多表现为结算形式上存在不合理的选择，必须采用转账汇款的却使用现金结算；会计在经手付款结算时对涉及到的单据未能及时核查其真实、完整性，签字手续存在缺漏等情况[3]。

二、采购环节内部控制管理的具体策略

（一）规范请购审批程序

财务部对部门采购计划应予以严格审核，集中关注数额较大或申请较为频繁的物资，如有需要应到仓库或有关部门进行核验，进行规模控制。审核完毕后财务部负责人需将采购计划呈交总经理室，由总经理确立是否使用否定权。财务部依照审批的采购计划确立资金规划方案，由采购部报告采购计划及执行状况，对其中出现的重要问题开展分析。

（二）完善计划程序

酒店要完善物资储备定额制度，根据此确立阶段性采购计划，科学规划采购进程，防止物资需求部门或管理员单纯凭自身经验确立采购的数量，促进周转效率的提高，严格控制库存成本[4]。具体由财务部门牵头，组织各部门负责人共同协商制订采购预算等。该计划对酒店后续采购内部控制管理有直接的作用。指定酒店有关部门按月确立月度的采购计划，之后将各方面意见一并汇总，在充分利用现有物资的前提下采购部提出初步审核意见。

（三）规范购销合同签订

建国饭店对大宗物资采购规定必须签订购销合同,其内容应包括供、需企业全称、法人代笔、电话等基本信息；采购物资的名称、型号、规格、数量等产品信息；质量要求和验收方法以及对不合格产品的处理方式；价格条款及交货期限；交付方式和交货地点；结算付款条款；违约责任；后续服务保障；财务部需审核合同双方的开户信息，采购部复核合同文本，确保有无语言、文字错误，外聘的律师审核合同的法律依据，确保在法律上的合规性。正式签署时,须附律师意见函.将法律风险降到最低。

（四）加强验货环节控制

日常采购原则上由库房人员验收，食品类、专业类物品由申购部门一同验收确认。对于需按重量、长度、体积等计量的物资，应使用称重仪器、检测工具、容器等进行测试验收、不得虚估。对于检验合格的货物，库房管理人员负责将合格品入库定位，对于没有对应采购申请的货物，一律不得签收；验收过程中如发现与订购内容不符、破损、变质、受潮等异常情况时，验收人员应及时联系采购人员并通知供应商；供应商确认后，验收人员记录验收异常情况，并送采购部门进行退、换货处理；货物交货数量超过订购量的部分应退回供货商；属于自然溢余的，由库房管理人员在收货时注明自然溢余数量，经使用部门负责人同意后进行收货； 交货数量未达到订购数量时，以要求补足为原则，由验收人员通知采购部门联络供应商进行处理。

（五）规范付款流程

应当对采购与付款业务建立严格的授权审批制度，明确审批人授权批准的方式、程序和相关控制措施。审批人应当根据授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。否则经办人员有权拒绝办理，严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。建国饭店，结算时需要申请付款的部门填制《付款申请表》，该表须申请部门经理、财务总监、总经理逐级签批后,财务人员方可支付货款，付款凭证后须附《采购申请表》、收货单、对方出库单、发票等原始资料、结算支付金额、采购金额、收货金额、对方出库金额、发票金额必须一致方可在银行支付系统中进行操作，不得以现金进行结算。

（六）形成酒店集成供应链体系

集成供应链更加突出企业内部控制的整体性概念。它要求供应商广泛参与到酒店产品和相关服务的开发、信息分享等过程中，实现酒店经营中人、产品服务以及经营管理三种要素的集成化运作，运用集成化管理的思路使供应链获得动态的最佳目标。该体系模式有助于酒店与供应商间确立持久稳定的合作关系，充分发掘双方优势，减少采购中的管理成本，达到双赢。要想实现该体系的平稳发展，应注重信息共享，本着互信的原则开展信息共享，才可实现双方经济的共赢。

三、结束语

伴随改革开放的深入推进，我国的酒店行业已日趋成熟，然而内部管理及控制仍存在不少问题，尤其体现在采购环节中。该工作程序较为繁琐、难度较高，探讨内部控制管理策略具有很大的现实意义：制定完善的采购计划并予以落实是控制风险的前提。在此基础上，应着力完善审批程序，规范合同签订，加强货物验收清理，规范付款流程，确保资金安全与审批高效。同时，集成供应链体系的搭建也是确保酒店与相关供货商形成长久合作机制的重要手段，对实现优势互补，获得经济效益有积极作用。