办公自动化环境下医院档案管理探讨

王飞

[摘要] 随着社会以及科学技术的快速发展，当前的时代背景之下，应当加强医院档案管理工作，提升档案管理质量以及管理效率，同时要逐渐完善医院之中的档案管理体系，其中，实现档案管理办公自动化可以促使档案数据信息处理水平以及医院档案管理质量得到全面提升，进而促使医院实现健康稳定以及可持续发展。该文就办公自动化环境之下医院档案管理存在的问题解决的主要措施进行探讨，以供相关专业人士进行参考和借鉴。

[关键词] 办公自动化;医院;档案管理;管理质量;医院管理

[中图分类号] R7 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2019）10（a）-0022-03

医院服务管理工作对医院健康稳定发展具有重要作用，其中，档案管理工作是服务管理工作中重要一个部分，档案管理工作以及基础设施配置工作和医疗服务工作存在着联系性，随着科学技术以及信息技术快速发展，医院档案管理工作正在逐渐完善和提升，档案管理工作相对而言有了较大进步，逐渐呈现出信息化以及现代化发展趋势。医院档案管理工作应当普及办公自动化系统，通过使用办公自动化系统提升办公质量和办公效率，同时可以促使档案资料利用效率得到提升。但是，医院档案管理工作中还存在着诸多缺陷，工作人员应当对档案管理之中问题进行改进完善，同时通过使用办公自动化系统对档案管理工作加以优化，只有这样才能促使医疗卫生体系得到进一步提升、完善，进而促使医院实现健康稳定及可持续发展，报道如下。

1  办公自动化医院档案管理概述

医院档案管理工作过程当中，应当使用办公自动化体系，通过办公自动化提升医院档案管理质量以及工作效率，办公自动化主要依托于网络平台以及计算机技术实现自动化的资料管理，是医院管理系统之中一种新的管理模式，通过办公自动化系统可对医院档案信息科学整理以及归纳，另外，切实保障档案资料存储工作实现规范化以及现代化。在医院日常工作过程中会产生大量信息数据，对信息数据，工作人员要实时整理以及归纳，将信息资料归纳整理之后，就可以为以后工作奠定良好基础。另外，随着信息技术以及科学技术快速发展，办公自动化系统在医院得到应用之后，可以在档案管理领域实现自动化，从而实现信息传输以及共享，这样促使数据流通质量和流通效率得到全面提升，进而保障档案信息管理安全性、精准性以及可靠性。

2  辦公自动化环境下医院档案管理工作特点

办公自动化的环境之下，医院档案管理工作具备诸多新的特点，主要是包括存储安全性、高效性以及资源共享性。

2.1  存储安全性

档案管理工作中，其中存储是重要部分，以往档案资料存储过程中一般使用纸质档案，纸质档案容易受到外界因素影响。例如，空气以及温度可能会对纸质档案造成直接影响，纸质档案之中一些文字内容会由于空气潮湿或者是温度过高导致文字丢失或者难以辨认，某些影像资料还可能出现画面质量不佳等诸多问题，直接影响档案资料管理水平以及管理质量，但是，档案管理体系中使用办公自动化系统之后，可以促使档案管理工作质量和管理效率得到全面提升。另外，医院档案管理过程中，管理人员可以通过使用电子芯片对档案资料进行存储，不但存储量大，而且节约纸张，降低成本，另外避免纸质档案受到空气温度影响，切实保障档案安全性以及可靠性，实现档案管理工作高效、方便以及快捷。

2.2  高效性

根据办公自动化应用情况进行分析，大多数企业以及事业单位会使用办公自动化系统，办公自动化系统能够切实保障企事业单位正常稳定及可持续发展。通常而言，以往档案管理过程中往往采取人工方式，人工方式主要环节是收集纸质材料以及对纸质材料分类归档。这种方式就是传统管理方式，但是，传统人工管理方式存在诸多弊端和缺陷，工作量大以及劳动强度大，档案管理效率以及管理质量不高，这样会对医院健康稳定可持续发展造成严重影响。除此之外，医院科室较多，包括骨科、妇科、儿科等等，诊疗存在差异性，档案管理工作过程若是使用人工管理模式很容易出现差错，但是使用办公自动化系统就能够避免差错，提升档案管理质量。除此之外，办公自动化系统可以促使档案信息，归档效率得到全面提升，促进医院健康稳定以及可持续发展。

2.3  资源共享性

公自动化环境之下能够切实保障档案资源实现良好共享，优化档案资源的利用，其中，互联网存在大量的聊天工具。例如，QQ、微信、陌陌等等都是信息传输工具，通过信息实时传输可以促使档案管理工作日益得到规范，提升档案管理效率。其中档案管理工作过程当中还可以使用文献检索软件，通过文献检索软件可以方便相关人员对于各类文献进行快速检索，提升效率和减少的质量得到全面的提升，除此之外，传统的人工检索的方式将会得到全面的改革。

3  医院档案管理工作之中存在的主要问题分析

当前医院档案管理工作之中，存在诸多的问题，主要问题包括管理制度相对缺乏、自动化办公系统缺乏完善性、高素质档案管理人员较为缺乏以及文件存储安全隐患。

3.1  管理制度相对缺乏

根据目前档案管理工作实际情况进行分析，医院档案管理过程当中还是缺乏完善信息管理制度，缺乏软件以及硬件设施，直接影响档案管理工作质量以及档案管理效率，医院档案管理过程中无法实现自动化档案管理，势必导致医院档案管理效率较低下，同时还会造成严重资源浪费，所以医院档案管理工作过程中，尤其需要对管理制度进行完善。对医院档案管理而言，要建立档案管理制度。档案管理制度涉及到医院经营发展等诸多信息，加强档案管理工作可以促使医护人员对医院发展全面了解，同时帮助医院形成良好文化。档案管理过程当中，管理层应当通过使用自动化办公体系，对档案管理工作中权力和职责进行明确，构建标准化以及统一性档案管理制度，切实保障档案得到科学合理管理，另外，医院档案管理过程中应当加强制度化体系构建和完善，切实保障档案工作快捷性及时性，应当要求工作人员平时工作过程中要严格按照技术规范进行操作，对于文件进行归档以及处理过程中，医院要求工作人员按照一定标准和格式进行文件编制，实现标准和格式统一进而保障档案管理质量和管理效率。另外，要落实负责人，一旦档案出现错乱或者缺失问题，可以及时找到相关责任人，避免出现问题互相推诿责任。

3.2  自动化办公系统缺乏完善性

根据医院的办公系统整体情况进行分析，大部分医院自动办公系统还是缺乏全面性和完善性，对自动化系统使用的过程中还是存在着诸多问题。①医院中软件部分投入相对比较少，硬件投入较多;②医院软件技术应用水平较为低下;③医院管理负担较沉重，根据自动化系统特点进行分析，团队水平素质较为低下，这样切实导致办公软件实际使用过程中难以满足工作人员办公要求，导致自动化办公系统缺乏完善性，影响自动化办公系统工作效率。

3.3  高素质档案管理人员较为缺乏

档案管理工作应当使用办公自动化系统，办公中自动化技术和计算机存储技术两者之间存在一定区别，办公自动化技术运用过程中操作较注重精准性，计算机存储方式较多样，不管是运用办公自动化系统还是计算机技术，都要工作人员具备较高专业素质，只有这样才能保障档案管理质量以及管理效率得到全面提升。但是，结合医院档案管理实际情况进行分析，某些工作人员档案管理过程当中还是依赖于传统档案管理模式，某些工作人员专业知识比较欠缺，同时素质较低下，难以切实做好医院档案管理工作。

3.4  文件存储安全隐患

随着科学技术以及网络技术快速发展，存储安全问题是医院档案管理过程中需要重点考虑的关键性问题，电子文件存储机制方面缺乏完善性，这样会导致电子资料很容易出現被人篡改或者丢失的情况。除此之外，医院中很多电子病历直接关系到患者隐私，如果电子病历丢失或者被人窃取，很可能会导致患者隐私泄露，所以医院档案管理的过程当中应当加强文件存储保密工作，切实保障文件存储安全性及可靠性。

4  办公自动化环境之下档案管理主要措施

办公自动化环境之下，应当高度重视档案管理工作，这就要档案管理工作过程之中采取合理以及有效的措施，应当对传统的工作方式进行转变、提升档案管理人员素养、对档案管理制度进行完善以及加强网络信息监管，只有这样，才能促使医院档案管理工作不断得到改进和优化，提升档案管理质量以及管理水平。

4.1  对传统的工作方式进行转变

医院档案管理过程中应当实现办公自动化，通过实现办公自动化对传统工作模式进行改革，其中，文件独立性是办公自动化档案管理工作中重要特点，通过以文件为基本单位进行管理，这样促使文件直接完成归档工作，对电子文件进行归档过程当中，还需要医院科室之间保持密切沟通以及交流，加强对自动办公化系统构建，为了实现自动办公化系统构建应当要求档案部门以及信息部门，二者之间实现沟通以及交流，只有这样才可以切实保障办公自动化系统顺利构建，改变传统档案管理形式。

4.2  提升档案管理人员素养

医院档案管理过程当中，为了促使办公自动化满足档案管理工作实际要求，应当采取措施促使档案管理工作人员基本素质得到全面提升，医院档案管理过程当中，工作人员应当意识到档案管理工作是一项复杂工作，对于档案管理工作认真复杂，同时需要档案管理人员能力和素质提升，只有这样，才能切实保障档案管理工作规范性以及合理性，采取合理措施提升档案管理人员素养，构建科学合理档案管理体系，应当加强档案管理人员培训。除此之外，还可以在医院管理过程中建立奖惩机制，对表现较积极以及优秀员工要给予充分奖励，对于表现不佳的员工要给予批评教育，只有这样，才能够充分调动档案管理工作人员工作积极性以及工作主动性，促使档案管理人才综合素质得到全面提升，进而保障医院档案管理工作效率以及工作质量。

4.3  对档案管理制度进行完善

办公自动化环境之下要加强档案管理工作，这要求医院档案信息设备发挥重要作用，为了切实保障信息设备得到科学合理管理，应当在医院档案管理过程中构建档案管理一体化机制，同时实现办公自动化和档案管理相互融合，医院科室平时工作中，如果存在大量资料文件可以直接将文件传送到档案管理系统，档案管理系统通过自动识别技术，对档案资料进行检查，避免档案遗漏，另外，档案管理系统中，还具备文件接收功能，这样可以促使档案资料可以得到较大范围共享。除此之外，工作人员为了保障档案管理工作可靠性、安全性，医院方面还应当聘请相关技术人员加强对管理信息更新和升级，切实保障档案管理信息系统安全性以及稳定性。

4.4  加强网络信息监管

档案管理过程中应当加强网络系统构建，通过网络系统建设保障档案管理可靠性及安全性，医院在档案管理过程当中要强化网络信息监管工作，切实保障文件保密性以及安全性，首先，应当针对网络系统加密方式采取措施进行强化，切实保障网络系统可靠性以及安全性。其次，应当设置网络访问权限，加强网络信息监督以及管理。最后，如果文档出现损坏或者丢失，应当加强数据恢复技术应用，通过使用数据恢复技术可以及时找到丢失文件或者修复受损文件。

综上所述，医院档案管理过程当中，为了提升档案管理质量和管理效率，应当使用办公自动化系统，通过办公自动化系统促使档案管理更高效和便捷，同时可以切实保障档案资料完整性、可靠性以及安全性，另外，相对传统人工档案管理而言办公自动化档案管理具有诸多优势，相对于传统档案管理模式革新和转变，档案管理过程中运用办公自动化系统是档案管理工作逐渐信息化以及现代化发展的重要趋势。

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（收稿日期：2019-07-04）