关于医院人事档案管理工作如何适应信息化时代的思考

文·梁璐

医院人事档案管理工作是医院人事工作的重要组成部分，是人事工作中一项必不可少的基础工作。人事档案的管理关系到每位职工的个人的学习、身份、生活、社会关系、工作职称等经历的真实性、全面性及保密性，人事部门应保护好人事档案的安全，为医院在培养、使用、选拔人才上提供可靠依据。随着人事档案管理制度的完善，管理水平的提高，为了减少传统的人事档案管理中档案信息更新、录入、利用等环节出现的问题，在信息化迅猛发展的今天，要让人事档案管理工作适应信息化时代的发展，利用信息技术的优势克服人事档案传统管理的弊端，从而全面提高人事档案管理工作的准确 、高效与便捷。

一、人事档案管理工作信息化的优点

人事档案信息化管理，能快捷地对人事信息进行筛选、排序、分类、汇总、查询和检索，保障人事档案管理工作准确、高效运行，使人事档案管理工作的综合效益得到提升。

（一）归档材料更准确

医院涉及人员数量较多，收集存档工作繁重而琐碎，需要档案管理人员花费大量的精力和时间，稍有松懈就会出现失误，造成档案材料缺失，降低档案的真实性、准确性。而信息化技术的使用，一是可以通过网络及时传送归档材料，及时掌握应归档材料的归档进度；二是利用软件系统的纠错功能，可以对录入错误、原始错误进行及时提醒，从而提高档案管理工作效率；三是利用信息计算能力，及时核对资料和材料间的逻辑关系，从而提高工作的准确性。

（二）查阅档案更方便

传统的档案利用方式，需要管理人员手工查找档案，如果查找的信息过多，不仅需要花费很多的时间和精力，还会有找不到档案的情况，查找档案的速度、效率、准确性低下。档案信息化可以提供利用检索功能，只要做好初始资料的收集和登记，就会比较清楚的知道归档信息，缩小了档案查找范围。同时，信息化提供了便捷的通道，可以迅速的完成档案查阅。并且通过信息统计功能，可以为单位发现、培养、使用人才，为配置人才、任命干部、评先树优以及职称晋升等提供准确可靠的第一手资料。

（三） 信息利用更有效

传统的人事档案大多是以纸质材料为主进行信息记录和保存，这种实物资源存储的方式不易携带，在传递过程中很容易出现损坏、丢失等现象。借助于电子化的人事档案信息管理系统可以有效地规避这一系列问题。信息化后的人事档案资料是以数字信号或者磁信号的方式储存，使档案资料传输更加便捷，并可以通过备份避免信息丢失，从而极大提高医院人事档案信息利用率。并且，在信息网络系统中，借助各种信息化平台，可以过对医院人事档案资料进行及时统计研究，这也有助于人事档案管理工作的创新。

（四）资源共享更容易

在传统的医院人事档案管理中，许多工作主要是依靠管理人员手工完成，或者是利用计算机辅助来完成，譬如使用EXCEL进行信息录入等，这使得档案信息子在科室之间、部门之间进行共享比较困难。而在网络环境下构建的档案信息化管理系统，不仅能够比较高效且准确地记录所有人事信息，而且还能准确地展示出每一细节的流程，如岗位调整、绩效考核、薪资管理等信息流转过程，并且使不同科室以及部门之间能够快捷方便地共享这些档案信息资源。

二、人事档案管理工作如何适应信息化

（一）要从传统的管理理念向信息化管理理念转变

传统人事档案的管理工作任务繁重、效率低下，亟待改革，而理念上的转变是改革的先决条件。因此，人事档案管理工作者应该与时俱进，转变传统的人事档案管理理念，认识待信息化时代带给人事档案管理工作的益处及重要性，在传统的人事档案管理工作基础上，建立适应新时代发展要求的人事档案信息化管理模式，加速人事档案信息化发展的速度，使人事档案管理工作与信息化建设工作同步发展，不断提高提高人事档案管理水平。

（二）建立完善人事档案信息化管理的指导体系

加强人事档案信息化管理工作规范指导体系的建立，可以让人事档案信息化系统的建立更加标准化与规范化，保证档案信息化数据更加完整、准确，档案信息管理更加科学、安全档案，档案信息利用更加便捷、快速，可以使纸质档案与数字档案缜密衔接，有效地实现对档案信息的管理、应用和综合分析。

（三）建立健全人事档案信息管理系统

人事档案管理由传统的管理模式向信息化管理转变，需要建立完善的人事档案数据库管理系统。人事档案数据库的建立，首先需要对人事档案信息进行准确录入，并对系统进行动态管理，要及时更新人事档案信息，保证人事档案信息完整、系统。其次，要在建立过程中查找问题、补救漏洞、优化流程，最大程度地实现人事档案信息的共享。

（四）敦促人事档案数据库与信息网络的有机整合

人事档案信息化的实现，促进了人事档案数据化与自动化的有机结合，使人事档案信息资源可以自动归档整合、便捷保管利用，极大满足了人事单位以及用户个人的需求，也使人事档案信息资源得以标准化、规范化，形成安全的人事档案信息化的准体系。因此，各单位应加强技术上的合作，将云计算技术应用到人事档案管理工作中，将海量以及排列混乱的人事档案信息可以有机整合、云空间存储，为档案用户实现更为直观，有序的数据信息。

（五）建立完善的监督监管机制

人事档案信息化管理系统的完善和网络平台的建立，使人事档案信息免除了恶意删除和无故添加的弊端，充分发挥了信息化带给人事档案管理工作的监督监管的作用。相关纪检等监督检察单位在人事档案管理系统的帮助下，可以对人事档案相关信息进行实时的真实性鉴定、准确性核实以及错误清理修正，并可以对人事档案信息进行查漏补缺，使人事档案管理工作随时都能得到监督，化解了传统管理模式下监督监管不到位的问题。

（六）克服计算机的网络风险，提高信息资源的安全性

计算机网络容易被网络病毒、黑客的袭击，人事档案的信息资源也存在着被破坏的风险，所以我们要采取措施防范化解这一风险。首先，要建立人事档案安全管理的保护制度及实施流程，并严格落实。其次，要建立人事档案数据备份以及恢复机制，以防止数据丢失或网络风险带来的隐患。再次，要对人事档案管理人员进行网络信息安全教育培训，增强人事档案信息资源的安全管理意识，以规范管理，减少风险，并在问题出现后可以及时补救。

总之，人事档案信息化建设使每个档案用户的信息得到了动态化的管理，确保了档案信息真实、准确、可靠，人事档案管理工作的效率得到大幅度提高。通过档案管理理念的转变，人事档案信息化管理指导体系的完善，人事档案信息管理系统的建立，人事档案数据库与信息化的有机整合及计算机网络风险的预等措施，可以将医院人事档案传统管理模式成功地转化为信息化管理模式，全面推进人事档案信息化建设，适应信息化时代的发展，使医院人事档案管理工作更加准确 、高效与便捷。