人事档案丢失现象分析及对策

文·李芳歌 李海宁

近年来，因人事档案丢失而不能办理退休、大学生毕业后自主创业几年后重新入职企事业，因找不到人事档案而丧失机会、考公务员因没有档案而不能入职等事情屡屡见报，这让我一名基层档案工作者深感人事档案工作的重要性。

一、造成人事档案丢失的原因

（一）不知道档案在哪里

许多人从来没有见过自己的档案，对自己的人事档案没有概念，不知道档案里的内容，也不知道档案存在哪里或国家对人事档案存放地点的有关规定，更不知道人事档案有什么作用，导致离开学校后档案就不知所踪了。

（二）平时用不到档案

现有社会的人员结构中，民营企业、自主择业人员、农村居民不需要升职、加薪、办理退休等手续，所以一般用不着人事档案。基层国有企业规模小，各项规章制度不健全，职工的各项报酬得不到保障，不能按照国家的规定进行职称评聘和工资晋升等，平时也不怎么用到人事档案。像基层的区直国有企业，工作人员不评聘职称，年度考核不填写考核表，工资变动由领导层决定，每个人的工资怎么定、绩效工资怎么算，下个文件就行了，所以基本上不往人事档案里存放什么资料。我曾经去过一个区直国有企业整理档案，发现有三分之二的人员没有人事档案，他们也觉得不正常，认为反正有工资，到时退休就行了。即使部分人有人事档案，也没有把平时的在职学历深造、培训结业、职称评聘以及企业就职过程中的入职、录用、考核、晋升及离职的材料填充到人事档案中。通常在用档过程中才知晓问题严重，幸运的能补上，不幸者就因此而错失机会了。

（三）档案不跟人走

在供给侧结构性改革和产业转型升级的大背景下，人才流动呈现了新特点和新规律，形成了在东南沿海城市就业与人才回流返乡就业创业共存的新局面，人才流动的频率和速度在不断加快。从一个单位跳槽到另一个单位，有的人能把档案移交到新的工作单位，但有的单位没有人事管理权限不能接受人事档案，如果不知道把档案移交到就业地人才交流市场里，时间长了成了“弃档”；有的人从原单位提出档案来，就放在自己家里保存，时间长了找不到了，就造成档案丢失；有的人大学毕业后自主创业，和管理自己档案的部门没有沟通，档案长期搁置在人才市场里，成了“死档”。这种“人档分离”“死档”“弃档”“重复建档”及档案材料不完整等现象的出现，增加了人事档案管理的难度。

（四）档案工作自身的问题

1.档案管理制度不健全。由于档案管理工作在部门中比较弱势，管理制度不健全或有制度也不严格执行、缺乏奖惩制度使工作出现失误不受到应有的处罚等现象普遍存在，导致档案管理人员没有敬畏之心、没有工作责任心、没有工作的积极性和主动性。

2.缺乏专职档案管理人员。多数基层人事档案工作没有专职管理人员，大多数为兼职且调整频繁。平时工作交接中，手续不规范，不按照要求填写交接单，不实地清点档案，甚至不交接档案工作的事情屡屡发生，导致档案材料丢失、损毁，形成很多安全隐患。

3.档案工作得不到重视。由于上级档案业务部门对人事档案工作没有明确的考核任务，使各基层单位多忽视档案工作的重要性，档案工作在资金、政策上得不到相应的支持，阻碍了人事档案工作的良性发展。

二、解决人事档案管理工作问题的措施

（一）大力宣传人事档案的重要性

1.对高校学生进行档案宣传

人事档案是由学籍材料转化而来的，学校是人事档案的初建单位，有义务对学生进行档案知识的宣传介绍，让学生知晓人事档案、了解人事档案，知道档案在自己人生中所发挥的重要作用，并督促学生在升学、就业时，及时向有关部门转递自己的人事档案。要教育学生牢固树立人档合一的思想，确保自己走到哪里，档案就转递到哪里，为人事档案的齐全完整打下良好的基础。

2.对用人单位进行档案宣传

针对用人单位而言，档案的重要性更加凸显。用人单位想要取得长足的发展，就需要充实有才华的人才，不断給自身注入新鲜血液。而筛选应聘者的时候，通过笔试、面试只可初步考察应聘者的基本素质，要想做进一步的了解，就需要调阅人事档案，对应聘者的个人经历、职业道德和工作能力做全面的考察，从而对应聘者作出更为客观的评价。因此，要档案部门要加大对用人单位的宣传力度，让用人单位把好人事档案的第二个关口，敦促当事人该补充资料的补充资料，该找回档案的找回档案，为人事档案工作的有序发展保驾护航。

3.对全社会进行宣传引导

提高全社会的档案意识是档案部门经久不衰的命题，档案部门要采取各种方式来提升宣传引导的效果。特别是在数字化、信息化的背景下，更应该借助于各种新媒体扩大档案宣传的范围和受众人群，让人事档案的重要性深入人心，营造全社会对人事档案工作齐抓共管的良好局面。

（二）整合资源，实现档案信息互联互通资源共享

1.由国家档案部门统一组织研发高水准、现代化的档案管理系统，整合各级各部门的人事档案信息，兼容和完善人事档案信息数据库，实时更新档案信息，对人事档案的去向进行动态化管理，实现档案信息互联互通、资源共享。

2.构建信息化查询系统，通过智能识别技术，实现个人档案信息的智能化管理，实现夸行业、夸地区、跨部门的人事档案去向查询，以明确个人人事档案的存放地点。

（三）加强档案管理人才队伍建设

档案管理人员在档案管理中起着关键的作用。在实践中，应选择素质高、责任心强的人员从事人事档案管理工作。同时还要加强岗位培训，普及档案管理知识，传授现代化档案管理技术与技能，提高档案管理人员的工作能力。并加强队伍的管理与考核，积极推进档案人员持证上岗制度，以提高档案管理队伍的整体素质。