院志编纂工作与医院档案管理的关系探讨

文·秦兴刚

院志是医院发展的史志，是记录医院生平的表达方式，是医院创立、发展、变迁全过程的历史记载。枣庄市皮肤病性病防治院（枣庄市立第四医院）前身是滕县恩赐庄基督教麻风院，由美籍修女道德贞创建于1918年，是中国北方地区建立的第一所麻风院。2018年是建院百年华诞，为凝聚力量、鼓舞人心，医院党委研究决定编纂院志，以承上启下、继往开来，服务当代，教化后世。笔者根据参加院志编纂工作的实践和体会，对院志编纂工作和医院档案管理的关系谈几点认识。

一、院志编纂成书过程是对档案的积极利用

院志的编纂是一个长期、复杂的过程，只有明确要求、落实责任、精益求精才能做好这项工作。

（一）院志编纂要求。院志要真实、科学、全面、客观地反映医院在医疗卫生、科研成果、党务人事、后勤服务、文化建设等方面的发展全貌。在院志顾问委员会的建议下，本着“横不缺项，竖不断线”和“厚古详今”的原则，以篇、章、节为序，以时间先后“横排纵写”。

（二）院志框架结构。根据医院专科特色和历史，顾问委员会为院志设置了医院纪略、组织机构建设、人力资源与医院资产、往来与学术、精神文明建设等五大篇章，基本上涵盖了医院的基本情况，如医院历史沿革、党群组织建设、行政机构建设、临床医技科室设置、麻风病人管理、麻风病防治、人力资源、人事管理、医院资产、友好往来、学术成果、医院教学及学会兼职、行业作风建设、捐助义诊、荣誉等。

（三）院志素材收集。院志素材收集整理的广度和深度，直接影响到院志质量和价值。为了广泛收集各类素材，院志编纂人员首先对医院档案室内现存档案进行了大规模的整理再利用，对院志框架中掌握不全面的地方，编纂人员花费大量时间访谈医院离退休职工，收集医院各科室储存的资料，到枣庄市内兄弟医院和市级档案馆查访。为了确定麻风村确切开村时间，工作人员专门到上海市图书馆查阅资料。

（四）院志素材整理。经过一年多的努力，编纂人员收集到大量图片、影像、实物和文字。但是有的老同志年纪较大，记忆出现偏差，部分口述历史材料不够准确。对此，编纂人员并未全部采信，而是对收集的素材分门别类，去粗取精，去伪存真，并与现有档案相互印证，做好考证工作，确保在掌握大量一手资料的同时，选取内容真实有效。

（五）院志成书过程。在编纂院志过程中，为了确保文风的一致性，除了资料性、技术性鲜明的材料外，仅由1名工作人员执笔。成书后，经过会审校编10余稿，再经有关领导和史志专家鉴定定稿。院志全书本着实事求是、以史为鉴、承前启后的原则，文风朴实，文笔简洁，内容详实，历史记录详略得当，充分挖掘了枣庄市皮肤病性病防治院的历史，完整客观地叙述了医院的发展历程和当前发展状况，做到了思想性、教育性、科学性的统一。

二、院志编纂中发现医院档案管理的不足之处

在利用医院档案编纂院志的过程中，发现因医院档案意识薄弱，档案收集、整理、保存工作中还存在诸多问题。

一是部分档案资料缺失。因建院至今人员紧张，档案管理人员均为兼职，档案意识淡漠，归档技术薄弱，造成了部分重要文档没能形成档案，甚至因技术原因致使部分原始资料损毁严重。

二是缺乏协调，各自为政。医院档案的产生来自医院办公、人事、医疗、科研、基建等方面，档案也主要由这些科室使用。为各自科室业务需要和使用方便，部分科室不能严格按照档案管理规定归档。

三是库房环境存在隐患。医院档案库房仅用一般房间替代，达不到“九防”要求，特别是温度和湿度方面的标准达不到要求，日积月累，造成部分纸质档案严重损坏，保存期限缩短。

四是影像档案归档滞后，纸质档案数字化落后。在各类活动中产生的音视频等影像资料散落于工作人员手中，不能及时归档。前期以及现在大部分档案依旧是纸质材料，虽有将其数字化的计划，但数量庞大，同时缺乏资金及存储设施，造成数字化进程落后，影响了档案的利用效率。

三、院志编纂是对现有档案的完善和补充

院志编纂和档案利用是相辅相成、相互促进的关系。院志的编纂对医院档案起着完善和补充的作用。

（一）整理现存档案。编纂院志需要掌握大量详实的原始档案资料，医院档案因其权威性、真实性，是编纂院志的第一手资料。对医院档案的汇总利用，也是一个整理的过程，尽量恢复原貌， 保持档案资料的完整性，确保医院档案能够长久保存利用。如医院在1985年编纂的院志中，附录保存了医院老麻风村风貌的照片，由于借阅人员众多，附录照片有部分丢失，还有一些照片部分损毁，不便于保存。在这次整理中，一并对照片进行了复原。

（二）丰富扩展档案。在院志编纂过程中，工作人员收集整理了许多有价值的史料、照片、影像和实物等，按照档案管理的规范和要求， 对其整理成为档案，丰富了档案的内容。在收集的史料中，包括有中国第一代麻风病专家甲许南教授，其勤奋好学，关爱病人，推广斯锑黑克治疗麻风反应神经痛，成为全省治疗麻风反应神经痛的首选药物；有刘存贵主任医师研制复方哈西奈德液，医院一直沿用生产至今。这些人和事，读来依然历历在目，倍感亲切。

（三）院志即档案。通过整理医院档案资料编成院志，成为一本集科学性、条理化、系统化于一体的书籍，是医院档案保存、使用的集大成者，大大提高了档案的利用率。

（四）电子档案的开端。在编纂院志过程中，为了方便重复使用，对部分重要档案内容，作了数字化处理，形成了电子档案，这也是今后医院档案管理的一个重要方向。

四、院志编纂提升了医院档案管理水平

院志的编纂是对医院档案收集、整理、归档、保存、利用等各项业务的全面考核过程。

一是提升了全员档案意识。院志的编纂就是对档案重要性的一次无声的宣传，让医院职工意识到每一名职工都是医院档案资源的创造者和利用者。在这次院志的筹备和编纂阶段，医院几乎每个人都做出了贡献，有的拿出了珍藏多年的老照片、老物件，有的离退休老干部口述了当年医院的发展，有的利用无人机技术为医院整体院貌进行了航拍。医院领导也意识到档案室并不是可有可无的边缘科室，有针对性的提出了档案室规范化建设的方案。

二是丰富了医院档案的内容。在这次院志编纂过程中，编纂人员从医院各科室收集整理了各种档案内容。比如说，从后勤基建科室，收集了医院基建合同、建筑图纸、物业合同等；从医务科收集了历年来的病历、科研项目等；从各临床医技科室收集了职工发表的论文、专利、各级荣誉等。特别要注意的是临床医技科室是医院发展的一个不可分割的部分，临床科室的科室设置、人员构成、床位设置变迁和主要病种变迁和其年度工作总结都是重要的档案资料。这些档案丰富了档案室的内容，也为医院职工的职称晋升、继续教育、学习进修提供了依据。

三是完善了档案管理制度。在院志编纂完成后，为加强医院档案制度化规范化建设，医院根据《档案法》《档案法实施办法》《山东省档案条例》等法律法规和《归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《纸质档案数字化规范》 等业务标准建立了医院档案管理的相关制度，如《档案综合管理办法》《档案归档制度》《档案归档范围及保管期限》《档案借阅制度》等。

四是提高了档案人员业务水平。在前期准备过程中，医院邀请市档案馆专家就如何做好档案收集、整理、归档工作专门为医院管理人员进行了培训。在制定档案管理制度时，档案管理人员学习了相关的档案法律法规和业务标准，并在院志编纂的过程中有了实际操作，档案管理人员的理论水平和业务能力都有了明显提高。

五是推动了硬件设施的进步。在整理医院档案及将收集到的资料制作成档案的过程中，档案室的硬件设施也逐步得到完善，添置了空调等保持档案温湿度的设施，添置了电脑、扫描仪、硬盘等档案数字化的设备工具。

院志编纂是利用医院档案的集大成之作，同时也丰富和完善了医院的档案建设。院志是对枣庄市皮肤病性病防治院建院百年的献礼之作，既是对过往历史档案的整理与利用，为医院不忘初心、牢记使命的百年历程做下的精彩注脚，也是医院更加明晰新时代继往开来、奋勇前进的新起点。