大数据时代高校档案工作浅谈

文·杨桂婵

大数据时代的到来，给各行各业带来了新的变化。高校档案管理工作也随着档案大数据时代的到来，面临新的变革。面对大数据的机遇和挑战，将“大数据”与高校档案工作有机结合，满足师生、社会的需求，提升档案利用价值，是高校档案管理部门应该面临的重要任务。

一、大数据时代下高校档案工作的新特性

（一）档案数据量巨大

高校档案记录着高校在教学、科研等各种活动中直接形成的、清晰的原始信息。在大数据时代背景下，学校各业务系统每时每刻都在产生着数据量，这些业务系统产生的具有保存价值的文件、音频、视频、图片均属于档案收集范围。因此，档案数据量将大的惊人。同时，科技的进步直接导致各种数码设备的普遍使用，形成各部门各种活动的照片视频等，也构成很大一部分数据量。

另外，档案数据还包括各种载体档案本身的数字化复本。最普遍的就是将馆藏实体档案通过数字化技术转化为档案数据，例如扫描、拍照，近几年档案数字化成都不断增强，此部分档案数据也在呈几何级的速度增长。

（二）档案数据多源异构

高校档案涉及高校内的众多业务，包括教学、科研、活动等，这些业务部门的不同业务和不同业务系统直接导致产生的档案数据是各不相同的，形成了档案数据多源异构的态势。如文档、图片、照片、音频、视频等，形成非结构化数据、半结构化数据、结构化数据共同存在的现象，而这些数据之间也并非毫无关联，存在一定的内在联系。

（三）利用档案需求多样化

大数据时代，高校各业务系统既是档案数据的产生者也是档案数据的利用者，在利用档案数据方面设计教学管理、科研管理、校园文化等各个方面。首先，广大师生对学校的政策、规定等信息的需求正在不断增加；其次，作为不断发展的高校，高校的宣传活动必不可少，而宣传活动中用到的历史档案、名人档案和特色档案也在不断增多。由此可见，大数据时代不同使用者对各种类型档案的需求产生了多样化的态势。

（四）高校档案价值更加高精尖

大数据真正价值在于对海量数据的分析、挖掘，得出真实可靠的信息。高校档案是记录高校从事教学、科研、管理等活动直接形成具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是最真实、最可靠、最权威的的信息。并且在大数据时代背景下，各业务产生的各种中间数据、重点数据均是利用者可利用数据，因此，在对这些数据进行分析、挖掘之后产生的档案数据变成了高精尖的档案数据。

二、大数据时代高校档案面临的挑战

大数据时代的到来，使得档案数据变得数量巨大、多源异构、需求增多、数据高精尖化，给档案发展带来了机遇，同时也给档案工作带来了新的挑战。

（一）大量数据存储挑战

档案大数据化，使得高校档案的数据必须具备大容量的存储。对如此海量的档案数据首先要将其保存下来，同时考虑到数据多源异构的特性，应该将档案数据存储在不同类型的数据中，另外存储的数据并不是简单的存放，应该彼此有关联有机的进行融合，因此不同存储空间应该有合理“连接器”。

（二）档案服务内容、方式需革新

大数据时代下的档案利用，走向了结论化、知识化和智能化，应该改变以往简单查阅、复制等利用方式，档案利用者也不仅仅是对档案信息本身的需求，更希望从大量数据中经过挖掘，得到自己想要的档案信息。例如，随着出国留学人员的日益增多，学生有了将中文成绩单翻译成英文成绩单的需求，而并不是简单的对中文成绩的复印。

（三）档案信息安全受到威胁

大数据时代背景下，档案数据的安全受到了很大的威胁。各个业务系统的上线，并未遵循统一标准，但是均需要与档案系统进行对接；同时，档案数据价值变得越来越高，越容易受到各种不法分子的共计；另外，在对结构型数据和非结构型数据进行融合时，可能会对传统档案信息安全体系带来较大冲击。

（四）对档案从业人员提出较高要求

在大数据时代背景下，档案的收、管、用方面均有了新的时代特征，新的档案管理业务对档案从业人员提出了更高的要求，不仅要通晓档案业务，更要具备计算机相关知识，并且具备较高的学习能力，才能不断跟随时代发展，做好档案工作。

三、大数据时代高校档案管理工作的对策

（一）加大对档案管理重要性的认识。大数据时代，给高校档案管理带来了机遇和挑战，为了做好高校档案管理工作，需要对大数据时代有清晰的认识，重视档案管理模式，优化高校的资源。目前很多高校的档案管理工作，学校并没有给予足够的重视，使得档案管理成为了一种可有可无的存在，导致高校档案管理工作效率低，服务质量差。大数据时代到来，给高校档案带来了发展机遇，高校利用现有的资源，加大对档案管理重要性的认识，要意识到，档案管理的是学生的档案，是高校的重要资源，高校应该重视学生档案的管理，从管理的内容、管理方式、管理模式上进行调整，利用大数据的思想，将学生档案转换为数字信息，通过对档案数据的分析，全面了解到学生在校的情况，不断完善学生档案的内容，加强对档案信息的挖掘和利用。

（二）利用信息化技术，实现档案信息共享。大数据时代的到来，高校档案管理工作应该利用信息化的技术，来构建高校的大数据平台，利用该平台，将学生档案资源进行整合，转换为大数据，依靠数据的分析，实现对高校档案的可视化管理。大数据平台的构建，应用信息化技术，将学生的信息进行收集，并将收集的信息进行归档、整理以及共享。如高校将学生的在校情况纳入学生档案，建立档案数据库，高校想要了解学校每个专业，甚至某个学生的实际情况，就可以通过大数据平台，来直观地了解自己想要的数据。大数据平台的构建，不但实现了档案管理的可视化，还利用信息化技术，依靠对档案信息数据的分析，可以了解学生的学习情况，高校的优势和劣势。

（三）开发适合学生管理的大数据分析工具。目前高校档案管理工作，主要是管理教师档案、行政人员档案、学生档案。学生档案的管理才是高校档案管理的重点内容，大数据时代，对学生档案管理，需要在构建学生档案数据库的同时，制定出一套适合学生档案管理的数据分析工作。学生档案是高校的重要资源，高校依靠学生档案数据的分析，了解到学生具有的各项素质情况，可以方便学校掌握学生的全面情况，促进学生全面发展。此外，高校可以加强同企业的合作，高校提供资源，企业提供资金，共同参与到高校学生档案管理，实现了人才优势和资金优势的结合，借助企业的力量，加强对高校学生档案的挖掘和利用。

（四）打造高质量的档案管理队伍。大数据时代，高校学生档案管理工作迎来挑战，为了更好地利用大数据的优势，高校需要在档案管理工作方面，建立一支高质量的档案管理队伍。传统档案管理，对于管理人员的要求比较低，单纯进行档案的归档、存取等操作，工作繁琐，缺乏挑战性，容易失去工作热情。大数据时代，高校档案管理工作对档案管理人员的素质有着更高的要求，建立学生档案数据库，借助数据分析工具，分析学生档案数据等。可以看出档案管理人员不仅要具备档案管理知识，还要具备数据分析和处理能力，因此，加强对高校档案管理人员的培养，构建一支专业知识扎实、具有计算机操作能力、数据分析能力和互联网思维的档案管理队伍，才能满足大数据时代下，高校档案管理的需要，提高其管理质量。因此笔者认为，首先，学校需要对现有的工作人员进行培训，培训其档案管理相关的专业知识，和信息化操作技术，以此来提高档案管理队伍的专业水平，提高其管理水平。其次，聘请一些既懂档案管理，又懂信息技术的人才，以此来有效完成对档案的整理、分析以及反馈等。