对血站业务档案管理工作的思考

文·于咏梅

血站业务档案是指血站在采供血过程中形成的一系列按规定需要归档的文件，是采供血全过程所产生的结果和数据，包括从献血者筛选、登记到血液采集、检测、制备、储存、发放和运输的整个过程的质量记录，它真实记录了采供血和血液质量控制的全过程。血站业务档案以其自身的特殊性为基础，以为献血工作服务为核心，关系到人民群众的身体健康，关系到社会的和谐稳定与发展，因此，做好血站业务档案的管理意义重大。

一、血站业务档案的重要性及其现状

血站业务档案详细真实记录了采供血各环节的工作信息，是血站开展各项业务工作以及领导决策的原始依据，是加强血站管理的重要手段。血站业务档案涉及血液的安全供应和献血者的信息保密，是输血司法诉讼合法有效的证据，是维护献血者、用血者及采供血机构、医疗机构公正的重要依据。

然而，由于采供血档案管理不够规范，在输血引起的诉讼中因举证无力而导致败诉的案例也时有发生。因此，不断加强和规范血站业务档案管理势在必行。目前，我国尚未制定针对血站业务档案管理方面的规范性标准，各地市血站只能参照卫生档案有关标准并结合单位实际进行归档、管理，因此血站业务档案管理不规范、归档文件资料不齐全等现象较为普遍。

二、血站业务档案的特点

（一）数量大

血站业务档案主要产生于血液的采集、检验、成分分离制备、储存运输等环节，记录量大、种类繁多，主要包括献血者个人资料信息，采血、初检、复检以及血液成分分离制备等记录。这些记录随着献血人数的日益增多而增多，随着采供血工作要求的不断细致而细致，每份血液或血液成分都要经过多个部门、多个手续，工作流程长、流动速率高、交接环节多，难以形成某个献血者的系统性档案，因此决定了血站业务档案具有量大、分散，且利用频繁的特点，也正是该特点才对业务档案的及时整理归档提出了更高的要求。

（二）工作面广

我国实行无偿献血制度，要达到医疗临床用血100%来自自愿无偿献血者，就决定了献血人数会逐年增加。近年来，临沂市每年有9万人次的自愿无偿献血者，他们涉及的社会面非常广，有机关、部队、大中专院校及企事业单位等各阶层的公众。除了献血者档案外，还有从血液采集到发出的整个过程记录，它涉及多个科室、部门，流程也比较繁琐，因此血站业务档案的收集、整理需要投入大量的人力和物力。

（三）质量要求高

根据1998颁布的《中华人民共和国献血法》及2006年卫生部实施的《血站质量管理规范》和《血站实验室质量管理规范》的要求，国家对采供血机构的管理也越来越规范，对血站业务档案的保管、要求以及管理人员的资质也提出了更高的标准。这就要求血站工作人员日常工作记录要准确、完整、清晰，要符合《医学科学技术档案管理办法》的有关要求。档案专兼职人员要有高度的责任心，认真细致地做好每一项原始记录的收集、整理和归档工作。

三、加强血站业务档案管理的思路和措施

（一）规范流程，实行纵横结合的管理模式

一是制定档案管理标准化流程，加强纵向管理。血液从采集、检验、分离、储存到运输是一个完整的流程，各环节紧密联系又相对独立，任何一个环节出错，都会产生不良后果。这就决定了血站业务档案的收集、整理、保存与其他档案相比具有特殊性，在收集、归档的过程中必须保证原始档案的完整性和准确性。因此要将血站业务档案工作，纳入血站管理整体发展规划和工作计划，在建立站、科两级档案工作管理网络的基础上，制定一套从档案形成到进档案室保存的管理标准和操作规程，确保档案的完整和齐全。

二是建立献血者分类档案，加强横向管理。对稀有血型献血者建立专门的管理档案，以应对因公共突发事件而引起的血源告急；对固定献血者建立独立的管理档案，不断稳定和巩固献血者队伍；对一般志愿献血者实行分级管理。最后，将这些相对独立的管理目标整合成一个统一的档案管理体系。通过这种纵横交错的管理模式，可以确保血站业务档案的完整、安全和有效利用。

（二）建章立制，规范管理工作程序

一是要加强制度建设，落实岗位责任。要制定档案管理的各项规章制度，并纳入到血站管理制度的体系中，与领导和工作人员岗位职责制挂钩，使档案管理工作有法可依、有章可循。

二是要为献血者提供安全优质的献血服务。要建立相关的程序和规则保护献血者的隐私，对一些记录着献血者个人隐私或含有保密信息的资料要进行特别管理。以“采集”这个环节为例，指导献血者填写《献血登记表》的工作人员是接触该档案的第一人，表格填写完毕后，由献血者交给采集人员，依次是贴签、系统录入、发放《献血证》，最后由负责收集整理该档案的人员收存。在整个流程中的所有工作人员都是该档案形成过程中的直接参与者，都应该为该档案的安全保密负责。

（三）运用科技手段，提升信息化管理服务水平

一是要树立血站业务档案管理信息化、现代化思想，充分认识档案信息化建设的重要性，将档案信息化建设规划纳入血站信息化管理整体规划中同部署、同落实，不断加大投入力度，确保档案信息化建设工作顺利开展。

二是要加快业务档案资源的数字化工作，实现档案信息的全文检索。将现存的档案资料通过扫描等手段转化到光盘或磁盘上，实现档案资源的数字化、信息化，同时做好图片、录像、录音及多媒体资料的存储、记录、保存工作。通过档案资源数字化，让使用者能够简单可行地共享档案资源。

三是在数字化资料的基础上，建设血站档案管理信息系统。我站根据自身的实际特点，开发应用了本单位内部共享的血站管理信息系统，实现了对收集归档资料的信息化处理，并根据各科室职能分别设置了使用权限，指定了相应的监管、复查部门，以防止出现差错。通过血站管理信息系统，从根本上改变了档案管理的落后面貌，大大提高了档案信息的查阅速度，加快了档案信息资源的开发利用，对血站各项工作的开展产生了积极的推动作用。