探讨高校档案收集的几点看法和建议

摘 要：档案收集是档案工作的起点，但是“收集难”一直困扰很多档案工作人员的难题。本文通过分析档案收集工作难以开展的原因进行探讨和提出几点建议。

关键词：高校档案;档案收集;看法;建议

档案工作之所以能不断发展和进步，与学校档案收集的高效率是分不开的。档案收集是档案部门积累档案的一种手段，是整个档案工作中极为重要的一个环节。收集是档案工作的起点，也是难点，因此，做好档案的收集工作是关键。

1 档案的收集应遵循以下原则

1）保证档案材料的完整、准确、系统。凡在教育教学、管理、科研等活动过程中形成的对国家和学校具有保存利用价值的文件材料都应尽可能收集归档，尤其是学校在各项工作活动中形成的重要文件以及相关材料必须收集齐全，以反映出学校各项活动的基本面貌。

2）收集需体现学校档案室藏及特色。学校档案室藏特色，即学校收集归档的档案中最能反映本校教育教学活动的专有内容和档案形式工。特色档案的重点应在本校的教学档案方面，例如：本校的办学经验，主体专业建设、精品课程、教育教学改革材料，优秀老师及名人档案、优秀学生论文、优秀毕业生材料等等。建立一个成分和结构合理的室藏体系。

2 学校档案的收集方法

档案收集工作是广角度、多层次的。要重视现行文件材料的归档，学校档案收集的方式主要有以下几种：

1）及时收集。在部署工作时，同时安排对文件资料的归档要求，逐步形成良好的工作习惯，对于基建档案、照片档案、荣誉档案等帽在项目完成后应随时收集。

2）制度归档。归档制度是使文件材料流向档案管理部门的规程，是为文件材料的收集所作的制度保证。根据学校文件材料的形成规律，在开展各项工作是，同时关注文件材料的及时收集归档。

3）主动征集、上门收集。檔案部门一是发挥工作的主动性，多说服动员，努力把该归档的文件材料收集齐全。二是采取主动上门征求的办法进行收集，弥补某些重要材料的空白。

4）接受捐赠。校内校外的校友所作的捐赠。

3 收集的重点环节

1）重视做好日常归档工作。（1）收发文件及时登记，不管是其他机关、单位通过何种渠道给学校的外来收文，还是学校自身印制的文件，都应分别进行收文、发文登记。收、发文登记是文件出入的必经关口，做好收、发文的登记，是清楚地把握文件的流向，保证文件材料归档的重要措施之一。（2）文件用鉴后归档关。由于绝大多数上传下达的文件材料最后都是要经过文书处理的印鉴环节。把好用鉴归档关，就是在文件用印后，随即留下归档的文件。这样，在很大程度上就避免了文件材料的散失，比起事后收集，能收到事半功倍的效果。由于各校的管理体制不同，所以工作分工也不同。很多学校的档案部门是隶属学校行政办公室的，与文书处理部门的关系就密切性，上述有的环节甚至是档案部门的工作任务之一，就容易把握或控制。

2）明确重点收集项目。要使文件材料收集齐全完整，收集工作中，需要重点把关。在收集或划分保管期限时，对下列文件资料要重点收集和特别强调：（1）关系到学校的长远利益或经济利益的文件资料。（2）涉及学校的征地、扩建、规划、搬迁，地籍红线、房屋产权，水、电、网络等管线方面设计及建设图，相关的合同、协议。（3）有关学校组织机构资质、章程、编制批复。（4）学校利益及教职员工个人利益方面的凭证性文件材料，比如：人事任免、奖惩，人事录用、转正、聘任、调资、定级、考核以及停薪留职、辞职、离退休、死亡民、抚恤，职工租赁事项的合同、协议和手续等。（5）重点项目、重要事件、重要人物的档案。

4 档案收集难的主要原因

1）档案意识薄弱。一些部门责任专不强，档案意识薄弱，没有及时把该归档的资料收集、保存，没有意识要将资料移交给档案局归档，以至于遗失，直接影响了档案收集的齐全性、完整性;有些兼职档案员工作拖沓，往往不整理，或不按时移交档案和资料，延误全校档案统一收集、整理归档的时间，导致档案收集工作时间拉长，效率降低。

2）档案资料繁杂。档案是学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表和声像等不同形式的历史记录。我校有党群、行政、教学、科研、基建、出版、财会等类别的档案。所以，在收集档案时，档案人员既要收集反映学校党政活动的文书档案，也要收集科技档案等专门档案;既要收集纸质文件，也要收集包括照片、光盘等特殊载体的档案。这些资料分散在学校各个职能部门，业务的调整，机构的变动，档案收集对象和范围都要随之调整，收集难度大。

3）收集方式过于传统。档案收集方式一般是档案管理部门制定归档计划，下达收集通知后坐等各部门将档案送上门或是到了时间到部门去收。但这种方式，不能及时得到各部门的响应，在最后期限草草交上几件应付了事，因此，传统的档案收集方式不但不能及时收集齐全，而且档案的质量也难以保障。

4）归档质量存在问题。（1）档案的残缺不全。归档的文件材料缺页少附件;发文没底稿，成文年月日不完整;会议讲话材料没标明讲话人的姓名、职务及时间、在什么会议主讲等。（2）档案材料破损，比较陈旧。档案得不到科学的管理、保护，造成档案纸张生霉菌、发潮、泛黄、容易破损，不利档案的长期、永久保存。（3）档案打印、书写不符合归档要求，涂改严重，归档的材料数据不统一，不完整。这些因素都会直接地影响收集工作，同时也给以后档案的利用带来极大的麻烦。

5 解决档案收集难的对策

1）领导重视，加强档案意识。（1）领导重视是做好档案工作的关键。做好档案的收集和归档工作，学校领导重视是关键。领导重视和强调档案工作的重要性，能够使得大家从思想上提高认识，更好地履行学校有关的档案规章制度，促进档案收集工作的开展。（2）加强教职工的档案意识。通过各种渠道和多种形式向教职工宣传档案和档案工作，使大家充分认识到档案对学校建设与发展的作用，积极争取他们对档案工作的理解和支持。尤其重视对部门兼职档案员的培训和沟通。（3）积极提供档案利用服务以促进档案收集工作。收集和提供利用是相辅相成的两个业务环节，档案人员一方面围绕学校的中心工作，编辑各种编研材料，为领导决策提供服务，另一方面，将有关档案信息及时甚至超前提供给业务部门，使他们亲身体验到档案信息的价值，加深他们对档案的认识和理解。

2）制定档案收集的规章制度和目标计划。（1）严格执行档案规章制度，保障收集质量。结合本校实际工作的需要和特点，建立一套比较完善的收集归档制度，其中包括：归档制度、归档范围，收文、发文、传阅文件登记制度、奖惩考核制度等等。（2）制定收集计划，明确收集重点。根据学校的工作规划、计划、总结，档案部门制定常规的收集工作的方案和重点收集工作的目标，明确具体归档材料，提前介入，主动参与，有计划、有层次地收集和整理相关的档案。

3）适当引入督查催办制度。督查催办制度就是为了进一步增强学校各部门的全局观念，规范管理，有效地提高工作效率而制定的监督约束机制。对于学校档案部门而言，就是通过督查催办制度，促进档案法规的实施，督促不能按时移交的档案能顺利收集。

总之，加强和提高档案的收集质量，是做好档案工作的基础。档案管理人员要树立科学的发展观，对档案收集工作予以高度重视，不断改进管理方法，采取灵活多样的方式，为整个档案工作打好基础，使高校的档案收集工作早日实现制度化、规范化、科学化，为广大的档案利用者服务，为学校的改革发展服务。

参考文献

[1]李超.企业档案收集工作中存在的问题与对策[J].档案工作，2018.

[2]梁建梅.浅谈高校档案收集的经验[J].中国书籍出版社，2012.

[3]韩秋黎.学校档案管理理论与实务[J].上海交通大学出版社，2010.

作者简介

潘晓梅（1972-），女，汉，湖南邵阳人，本科，馆员，研究方向：档案学。