浅析科技档案管理的规范建设

朱艳艳

摘 要：科技档案管理在事业单位中具有重要的作用，在新时代背景下科技档案原有的管理模式和管理方法显然已经存在较大程度的落后性，基于此就需要不断创新科技档案管理的新模式，探索科技档案管理的新方法，建立规范化的科技档案管理新模式，在此基础上将科技档案管理的有效性全面展示，为科研单位和技术研究人员提供更有价值的档案资料。

关键词：科技档案管理;规范化建设;问题;措施

科技档案管理在事业单位中具有重要的作用，加强科技档案的规范化管理可提高档案管理工作的有效性，为科研单位、科技项目以及课题提供有价值的资料数据。基于此就需要强化科技档案管理人员的自身素质，提高他们的专业技能，强化科技档案管理人员的责任意识，提高科技档案管理的规范性。现阶段伴随网络信息技术的不断发展，科技档案管理中更需要加强对信息专业人才的培养，确保为科技档案管理提供高素质的信息化人才，以便档案管理可以更好适应新时代发展的要求，提高档案管理的规范化。

1 加强科技档案管理的重要性分析

首先，对科技档案加强管理可以为科技研究提供有价值的资料，保障科技成果。一项科研工作需要耗费几年甚至是十几年的时间，若将与科研项目有关的技术资料随意放置将导致原始的技术资料被损坏，无法为今后的科研项目提供有价值的参考。再者，加强科技档案管理是科研项目的要求，要想将科研项目有关的资料整理在一起，为今后的研究提供有价值的参考就需要提高科技档案管理的规范性。在科技档案管理中争取得到多个部门的配合，保障科技档案的安整性，为科研项目的研究提供绿色通道。其次，加强科技档案管理可促使傳统档案管理向着数字化管理方向转变，利用信息技术实施电子文件档案管理可提高科技档案管理的高效性。

2 现阶段科技档案管理中存在的问题

1）科技档案管理人员自身素质有待提升。现阶段科技档案管理需要纳入新的技术，如计算机技术。全面提高科技档案信息化管理水平，离不开高素质的档案管理人员。科技档案信息化管理模式下可要更多计算机专业上的人才加入到档案管理的行列，但是目前我国高素质的科技档案管理人员还不足，参与档案管理人员的素质普遍较低，即便是存在计算机专业上的人才，但是他们对科技档案管理工作缺乏全面性认识的情况下，也影响了科技档案管理工作的规范化建设[1]。

2）科技档案管理难度较大。现阶段科技档案的存档类型还较为原始，大多以纸张的形式存在，此外还包括一些电子类型的科技档案，如影响资料、音频资料、图片资料等。不同类型的科技档案存档形式是不一样的，加上科技档案管理的保密性较高，所有科技档案都需要制定保密措施，确保科技档案管理的科学性和技术性。电子科技档案相比于纸质科技档案在管理难度上更大，每个管理步骤都需要严格遵守科技档案的管理模式。

3）档案管理程序缺少多样性。我国现阶段的科技档案管理中，管理程序较为单一是普遍存在的问题，在科技档案管理程序缺少多样化的情况下，只是对科技档案进行简单的分类、归纳和装订，没有将科技档案的管理价值全面体现出来。加上科技档案使用频率较高，在来往借出频繁的情况下，容易出现泄密、丢失等问题[2]。

4）信息化网络技术档案管理的安全性有待提升。科技档案管理中纳入信息化技术可提高档案管理效率，但是科技档案管理中应用现代化网络技术还带来了一定的安全隐患。受网络自身的安全漏洞，科技档案采用信息技术管理时容易被黑客、网络病毒等侵袭，降低了科技档案的安全性，不利于提高科技档案管理的规范化水平。

3 推进科技档案管理规范化建设的有效措施

1）促使科技档案管理制度不断健全和完善。科技档案管理是一项系统性的工程，提高科技档案规范化管理水平需要建立在完善的管理制度之上。科技档案作为记录科学技术成果的载体，具有较强的保密性，特别是在一些自主知识产权的产品设计中，更能将科技档案的保密性体现出来，基于此需要制定科技档案管理的保密制度，促使参与科技档案管理的工作人员严格规范自身行为，履行保密制度[3]。为了提高科技档案的完整性，需要档案管理人员在工程项目的开始阶段就收集好与本次项目有关的原始资料，并对原始资料进行归档。在一些较大类型的科研项目中，要严格按照项目课题档案的形式进行保管和立项，针对原始性的数据资料可有效保存，严格按照科技档案管理规章制度进行管理。

2）开展信息化的科技档案管理。科技档案管理是一项系统性的工程，科技档案管理的目标是实现科学的共享式服务，提高科技档案信息化管理水平是加快科技档案规范化管理的基础，因此科技档案管理中要制定统一的规范和标准，只有这样才能满足多种信息之间的相互交换和共享。在科技档案信息化建设中要全面推广并实施数字化档案管理，制定数字化档案管理标准，完善数字档案管理的标准化技术体系，实现信息之间的高度共享。此外在科技档案管理中需要借助现代化计算机技术，在资源信息化的背景下实施现代化的科技档案保存方式，依靠信息技术来提高科技档案空间的存储量[4]。

3）提高科技档案管理人员参与工作的积极性。内容较多，管理难度较大是科技档案管理的显著特点。参与科技档案管理的人员需要足够的热情开展工作，提高科技档案管理的规范化水平需要调动起工作人员的积极性，确保档案管理全身心投入工作。基于此需要强化科技档案管理人员的专业知识，提高他们的业务能力，对科技档案管理的重要性有全面的认识，并强化自身的职业道德，做好科技档案管理的保密工作。在此基础上构建其完善的科技档案管理体系，进一步提升科技档案管理的规范化水平。

4）实施电子科技档案管理新模式。电子档案管理是新时代发展的必然选择，电子档案管理与纸质档案管理存在明显的不同。电子档案作为电子文本的形式存在，若还是采用传统的档案管理模式进行管理将起不到电子科技档案原有的作用。对电子科技档案管理时，档案管理工作人员需要将同一类型的电子档案整理在一起，确保电子档案的规整性，并以此建立不同的文件夹，以便在查找电子档案时可以更加方便。再者档案管理人员还要维护网络安全，杜绝木马、病毒、网络黑客对科技档案网络系统的入侵，提高电子档案管理的安全性[5]。

5）提高信息化科技档案管理的安全性，强化信息化标准建设。提高科技档案管理的规范化建设离不开信息技术，强化信息技术在科技档案中的应用是科技档案管理化建设的重点。针对现阶段我国信息化网络技术档案管理的安全性有待提升的问题，首先，需要制定完善的科技档案信息化建设标准，在此基础上才能将科技档案管理的整体信息化水平提升。再者，科技档案的数据录入、数据备份、数据安全管理上都也需要进行标准性的信息化管理，保障科技档案信息之间的高速传输和共享。最后，在科技档案安全管理工作上要强化计算机的安全管理，避免不法分子利用计算机漏洞盗取科技档案信息的问题。在重要的数据资源上要设置防火墙和密钥，依靠保密技术来提高科技档案资料的安全性，由此达到科技档案标准化建设的需求[6]。

4 结语

综上所述，加强科技档案规范化建设是时代发展的必然选择，新时代下加强科技档案的规范化管理离不开信息技术的使用，依靠先进的管理技术和完善的档案管理制度，提高档案管理人员工作积极性，在此基础上可提高科技档案管理水平。

参考文献

[1]刘悦.浅析科技档案管理的规范建设[J].卷宗，2019，9（15）：67-68.

[2]项耿政.浅析档案信息化的信息资源管理问题[J].科技创新导报，2019，16（7）：180，182.

[3]杜淑霞.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科技经济导刊，2018，000（005）：P.163-163.

[4]刘聪.浅析事业单位档案管理信息化的建设与发展[J].数字化用户，2018，24（19）：157.

[5]赵虹.浅析档案信息数据库建设[J].黑龙江科技信息，2017，（17）：282.

[6]从俊.浅析事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].科技经济市场，2016，（9）：127-128.