发掘档案利用工作与实际效益

倪阔

摘 要：档案的收集和管理是现代档案工作的根本目的，主要要求除了安全保存和不使其散失外，还是为了利用与开发。而在现在档案信息开发利用中，存在着传统式的服务形式和不重视这两大问题外，在这里和大家一起探讨严重影响着档案信息的资源开发与利用和档案事业共同问题。

关键词：档案;传统开发;现代利用

档案利用工作包括了解和熟悉馆室藏档案信息的内容和成分，各种档案检索工具的使用方法;分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律;向档案用户介绍和报道馆室藏中相关的档案信息线索，积极开展档案咨询服务;向档案用户提供他们所需的相关内容。

1 在目前的实际工作中，在档案信息的资源开发和相关信息反馈工作中仍存在以下问题

档案利用数据统计的局限性。不求实际效益，档案管理部门，在年终要求基层档案工作人员编制年报，了解当年的档案利用情况时，最总统计的自是几个具体数据，如利用人，利用档案及复印数据资料等，而不通过档案信息资源的开发与利用工作，获得的社会效益和经济效益就自然十分有限。收集档案主要是利用数据，虽然能反映档案的利用情况，但这种反应是表面现象，说明不了档案真正为經济社会和经济建设带来的价值和效益。反过来说，统计数据只能揭示事物具体现象，而不能揭示档案如何利用的实质，即实际效益。这是档案部门普遍面临的一个问题。

2 在档案馆使用的同时，要求其填写利用目的，而不是深层次了解，失去档案利用和信息及时反馈的机会

我认为问题主要体现在以下两个方面：

第一，将档案的具体开发与利用工作，可分两个阶段。首先来看，又可称初级阶段，即档案的使用者在查（借）阅档案或档案馆主动为利用者提供档案使用过程中，这时的具体情况只反映档案利用情况;其次，又可称为高级阶段，即档案使用者通过利用在学习、工作、生产等社会实践中的使用，会不同程度的产生一定的社会效益和经济效益，也就是体现了档案的作用和价值，并通过信息反馈而最终获得。而这种信息的取得，事先要求使用者必须有所了解和掌握，即在利用时有目的地做些深层次了解，并将其记录详细并备案，以备日后后续调查。

第二，信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

3 在工作中，档案的使用应在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫

3.1 在利用方面

编研工作滞后性，使得档案分类工作远远跟不上档案信息资源的开发利用需要。因为，利用单位不了解馆藏情况，即你馆藏中究竟有些什么资料可供社会利用。因此，档案管理人员必须了解信息社会动向和需求，结合馆藏实际，有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料，提供社会利用。然而，各地各级档案馆编研工作滞后，跟不上社会发展和经济建设的需求，影响档案信息资源的开发与利用。

3.2 在使用方面

档案馆都能够把每年档案资料查阅利用情况反映出来，即某某年查阅有多少人次、多少卷（册）档案，但该年数百人次、数百卷（册）档案，有什么社会效益和经济效益呢？却一无所知或知之不多。要想取得成果，除了要求利用者主动反馈信息外，档案馆亦可进行跟踪调查。调查收集档案利用实际效益，主要有以下作用：

3.3 在挖掘方面

有利于了解和掌握档案利用信息，进一步扩宽档案利用工作的渠道，最大限度地发挥档案的价值和作用。通过实际效益的调查和收集，可以进一步了解社会和市场对档案利用的需求和利用者的心理，从而改进我们的服务形式，拓宽利用渠道，使更多的利用者了解档案，熟档案，利用档案，为社会主义现代文化建设服务。

4 除上述所说的之外，我认为在使用过程中应在开发利用档案信息资源多做文章，获得档案实际效益的基本做法

1）认真做好查（借）阅登记工作。查（借）阅登记是各馆在档案查（借）阅时必须做的一项工作。在登记时，一要认真负责，按项目一一填写清楚，必须填写的项目不要漏填。

2）把查（借）阅档案的利用目的，填写清楚，不可填写的太简单，如“工作参考”等，而应填明作那一项工作参考，填明具体内容和将起到的作用和效益，这样便于提供实际效益的线索和确定有否必要进行跟踪调查等。

3）分发档案信息反馈表。即在用户查（借）阅档案后发一张档案利用信息反馈表，主要内容包括利用单位、利用人、时间、案卷名称和获取的社会效益、经济效益。特别是效益要怎么写得具体一点，应有时间、地点、人物和具体事例。

4）及时编发档案利用社会效益、经济效益实例。反馈的信息仍要通过编辑再重返社会，这样既可进一步宣传档案的作用和价值，又可使社会各界进一步了解档案、熟悉档案，来利用档案。

5 提供咨询服务和网上查询

提供咨询服务。这种服务形式是档案馆室工作人员以档案为依据，以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础，对查询者提出的问题进行解答，或指导利用者获得有关某一方面档案的线索，利用工作做活后，档案馆室会接到各种情况的咨询业务，有一般咨询，也有专门性咨询;有事实性咨询，也有知识性咨询;有专题研究性咨询，也有信息性咨询。

档案信息上网。是档案馆室将有关工作信息等和可公开利用的档案内容上局域网、城域网或广域网（因特网），用户只要按照有关要求或程序，点击鼠标就可以查阅所需档案、档案工作等方面的信息。

综上所述，档案利用是必要的，但更重要的是要了解、收集档案的实际效益，以便进一步加强档案信息资源的开发利用工作，为社会各界和经济建设服务。