中小企业应收账款管理存在的问题及对策

龚海琴

摘 要：中小企业应收账款管理存在内部缺乏标准的审批程序、没有固定的催款程序、忽视合同管理和对账不及时等问题，原因在于应收账款管理制度不完善、忽视信用管理、缺乏风险防范意识和财务部门与销售部门缺乏沟通等多个方面，解决这些问题需要建立信用管理部门和客户信用档案，制定合理信用政策，加强风险防范意识和风险管理预案，建立严格的赊销审批制度和落实有效的收账制度。

关键词：应收账款 信用管理 中小企业

伴随着全球经济一体化的快速发展，我国经济得到长足发展，与此同时，作为经济体中的小单位，中小企业的竞争也空前激烈。在这种情形下，大多数中小企业采用赊销来扩大销售、扩展市场、降低经营成本、减少产品积压、增强企业在市场竞争中的地位和实力。赊销虽然能够给企业带来账面上的利润，但是由于账款无法及时收回，使得面临的风险也越来越大，导致可能收回的账款大量缩水，实现的收入与成本无法对等。这种未知的风险会给企业经营带来严重的问题，不仅增加企业的财务费用，还直接影响企业的收益水平和收益质量，严重时使企业陷入生存危机。数据显示，赊销占企业全部销售额的60%-90%，由于国内市场环境和企业信用管理发展程度较低，制度建设不健全等原因，信用缺失问题日益严重，使得部分中小企业应收账款规模增速迅猛，由此带来的企业现金流问题、应收账款呆账坏账等一系列问题不断突显。

一、中小企业应收账款存在的常见问题

（一）缺乏标准的审批程序

一是一些中小企业没有一套完整的信用销售申请审批制度，有关审批权限和职责划分也不明确。二是许多中小企业也没有对不同类型的客户授予不同的信用额度，对同一类型的客户给予不同的信用条件过于随意。三是在一些超出信用额度的订单处理上，只是由销售及财务总监同时签字审批，并没有规定超过多少才需审批。四是中小企业的信用政策没有及时跟踪反馈。

（二）没有固定的催款程序

一些中小企业没有对逾期货款采取有效措施，没有制定催讨和坏账申请程序的规章制度，依然还是催促销售人员，而没有请企业法务与风控部介入，这使销售人员收回应收账款难度加大。同时，由于存在沟通上的问题，财务部门也不了解坏账产生的原因，也就不能预估可能发生的风险。小企业也没有针对销售人员收回应收账款的数量和收回速度而进行与绩效考核相关经济处罚，这将影响销售人员的工作动力与积极性。部分中小企业对一些欠款较多的客户没有及时设置详细的账龄分析表，经常是在上级领导需要相关数据时再进行统计整理，而由于平时核算上过于粗放化，使账上与实际的情况不相符，加大了应收账款的管理难度。

（三）忽视合同管理

许多中小企业销售人员为了提高销售业绩，在对新客户的资信状况不深入了解的情况下就签订销售合同，如果购买方经营困难宣布清算，货款就极有可能收不回来形成坏账。另外对于老客户，销售人员可能会通过电话或口头协议就答应先发货后补签合同，这样就存在很大风险，一旦客户拒绝付款或故意拖欠，在没有合同作为法律依据的情况下将对企业产生很大风险。同时有些销售人员可能会为了更好维系与客户之间的关系，在没有收到货款前就将增值税专用发票寄给客户，因此也就失去了对客户的约束。销售代表在签订有关合同时，不注意文字的严谨性、规范性，并且不会去深入了解合同文本中一些条款可能会牵涉的法律义务，合同中也没有标明客户在规定期限内没有付款而产生罚金。在结算方式上，目前中小企业只规定了现金、转账支票、银行汇票和电汇的结算方式，对于部分客户使用银行承兑汇票和其他结算方式，企业没有做具体的规定。

（四）对账不及时

大部分中小企业没有积极主动的与客户对应收账款发生的时间、金额进行核对，有些即使是对了账双方也只是对应收账款的总金额进行核对，而没有对每一笔业务的具体数据进行核实，在对账后也没有双方签字确认，有些甚至只是口头上的对账，根本没有达到对账效果。一些企业经常会出现发票金额、付款条件与订单不一致的情况，客户私下自己将货款、维修款冲抵应收账款而没有告知企业。有些业务人员在竞争客户时擅自对客户承诺折扣，却未能够及时告知财务部门，财务部门在开具发票时全额开具，但客户进行付款时直接支付扣除折扣后的金额，这就造成应收账款实际金额与账面金额不符。

二、原因分析

（一）管理制度不完善，管理水平较低

较多中小企业没有建立完善的管理制度对无法收回的款项进行预警控制，对应收账款的管理不够重视，对发生的应收账款没有形成有效的持续跟踪，没有与客户建立及时对账并进行账龄分析的制定，没有及时将欠款的回笼纳入业绩评价。一些中小企业销售人员的工资奖金是与销售业绩挂钩的，并没有跟货款回收挂钩，因此业务人员在催款的过程中缺乏积极性，货款的催收力度不大。除此之外，由于企业内部控制制度不完善，没有建立相应的信用监督体系，导致企业内部应收账款的余额愈来愈高，最终导致资金无法快速流动，缺乏相应经营资金，企业经营面临着困难。另外中小企业启用ERP系统较晚，前期数据不完整，因此现阶段应收账款辅助明细账所产生的数据全部都是手工录入，工作量太大，财务人员缺乏时间去审核，导致产生的数据准确性不高，使得应收賬款损失风险几率加大。

（二）忽视信用管理，缺乏风险防范意识

目前一些中小企业并不重视信用管理，信用政策过于宽松。企业没有制定完善的客户信用品质评级制度，没有严格要求销售人员必须执行授权审批手续后才能给客户发货，没有严格对客户信用品质进行调查。企业虽然成立了信用风险审批委员会，但形同虚设，没有专业的评审人员。同时管理层为了扩大销售，对购货方的信用不加以深入调查便同意销售，大量不符合条件的客户获得赊购资格。虽然宽松的信用政策可以提高企业在段时间内的销售额，但是同时也会使应收账款的占有成本提高，坏账的风险几率加大，但企业在风险防范上没有及时采取相应的措施，导致应收账款存在的问题无法得到解决。

（三）财务部门与销售部门缺乏沟通

在日常经营管理中，一些中小企业销售部与财务部缺乏有效沟通，企业对信用管理责任划分不明确，将其归于财务部;财务部门的工作也仅是單纯的记账及核算，并没有根据业务特点及市场情况将信息提供给销售部门，而销售部门将其相关规定及要求视为对业务的束缚。财务部门与销售部门在产生应收账款时也没能做到及时的沟通，经常造成应收账款实际金额与账面金额不符，严重影响应收账款的回收。

三、完善中小企业应收账款管理的对策

（一）完善应收账款的事前管理

1建立信用管理部门，制定合理的信用政策。不同部门间应相互合作，在交易前对客户进行信用等级评价，如果客户未能有足够的资质达到企业的信用标准，便不能享有信用方面的优惠政策或很低的优惠。还可以通过银行或其他财务中介机构等途径对交易客户进行信用分析，对于一些信用良好的客户，中小企业可以放宽优惠政策，与客户建立长期的合作关系。但对于一些较差或是极差的客户，如果要与其进行交易就必须特别谨慎，要提前做好风险防范准备，同时应完善企业结算方式，尤其要注意不接受远期支票和商业承兑汇票。

2建立客户信用档案。销售人员应该收集每个客户的资信资料交给信息管理部门建立档案，档案信息必须真实、完整并且具有时效性。客户档案信息包括企业的一些基本信息如企业名称、地址、法人代表等，还包括企业的财务资料和一些其他资料，如资金往来情况、财务状况、合同档案等。中小企业不仅可以通过财务报表和资信调查代理机构来获得客户的信用品质，还可以对客户进行实地考察和银行信用来获得相关信息，根据不同的客户级别给予不同的销售政策。

（二）完善应收账款的事中管理

1完善应收账款内部控制管理。要完善绩效考核体系，做到责任分明、赏罚合理，充分调动各部门之间的积极性，充分发挥企业员工的主观能动性，将应收账款的控制与催收效果计入绩效考核指标，由企业全体成员一起参与管理应收账款。同时应该提高销售人员的素质，不定期的组织培训，提高员工职业素质，避免出现违规现象。在企业日常管理中，各部门应加强沟通，财务部门拿出最详细的数据告诉销售部门实际业绩并共同讨论如何改进，做到随时发现问题随时解决，在每月底对客户发货及回款情况逐户予以核对并向客户寄送对账单。同时各部门之间应该对可能发生的应收账款管理及其他财务相关问题进行预警，做到“未雨绸缪”。财务部可将工作的执行情况告知人力资源部门，与业绩考核相结合，将财务工作的执行情况与各部门人员的工资绩效相挂钩。另外，信用部门与财务部门也应进行及时有效的沟通，财务部门每月可根据企业的发展状况制定应收账款限额表，及时送达给信用管理部门，而信用管理部门可以结合赊销合同对应收账款采取相应措施。

2加强应收账款风险防范意识，建立严格的赊销审批制度。企业可以通过设定预警指标及风险级别，对应收账款所处的不同规模及状态判定风险级别，并按照建立的管理预案进行相应的处理;风控部和风险管理员应密切关注应收账款相关指标的变化，负责企业风险管理建设等工作。销售人员在对客户进行赊销交易时不应该只是对销售经理进行口头报告，然后仅按销售经理的个人判断进行赊销。中小企业必须加强对应收账款的管理，建立科学合理的赊销审批制度，规定企业员工必须严格按照赊销制度执行。在签订赊销合同前，经办人员须填报赊销项目审批表，并递交赊销合同及附属资料，明确客户基本信息、赊销金额及赊销期限等。信用部门通过对客户的资信评估、要求付款期限及金额签署意见并报企业相关负责人审批后，由销售负责人传递企业领导的相关意见，与客户沟通协调一致后方能签订合同。

（三）完善应收账款的事后管理

1对应收账款进行追踪。客户在信用期内，企业不需采取任何措施催收，但信用管理人员仍需对应收账款进行管理;企业应落实每笔账款的责任人，并要求相关负责人追踪，密切关注应收账款从发生到收回的整个过程。加强对客户的了解，不仅可以使企业与客户关系密切，还可以熟悉客户企业经营发展情况，掌握动态化的应收账款，以便及时采取相应措施。应建立规范的账龄分析体系，由信用部门每周进行账龄分析，同时与财务部门及时对账，对逾期的应收账款采取相对应的措施。应收账款逾期时间较长时，应加大追款力度，促使应收账款回收率的提高。

2落实有效的收账政策。应收账款催收人员可根据客户的具体情况结合应收账款的发生时间及金额，根据企业的收账政策采用适当的催收方法，如发对账单、为客户制定相应的还款计划、通过中介机构代为收款，必要时可利用法律手段等方法。在对货款进行催收时，除对个别大客户及特殊客户采用针对性的催收政策外，一般情况下催收人员可以根据一定程序对客户进行逾期账款的催收。

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