民营企业档案收集中存在的问题及对策

文/浙江省杭州市杭州娃哈哈集团有限公司 冯爱玲 何卫冰

一、档案收集中存在的问题

改革开放以来，我国的民营企业像雨后春笋般迅速发展壮大起来。随着企业规模的逐渐扩大，档案在企业的日常经营活动中显得日益重要，很多企业负责人意识到档案是公司的宝贵财富，要求收集好进行存档。由于档案是原始的历史记录这一特性，事后无法再造，如果当时形成的文件材料没有及时留存，后续想要利用非常困难。档案收集工作的质量直接影响了日后的使用，从而对企业的日常生产经营活动产生直接或间接影响。

本人在多年的档案管理工作中发现，虽然企业中各职能部门大多能积极配合档案室的工作，按时将本部门产生的材料移交到档案室，档案室为保证文件电子版的准确性、完整性，会通过一些现代手段，比如BPM系统端口与档案管理系统对接以直接完成文件的电子版的归档工作。但由于种种原因，企业档案在收集中还是存在一些问题。一是档案材料收集不齐全，比如请示批复，只归档了批复，没有对应的请示；职代会材料只归档了会议议程等材料，而会议中的选举材料、选票、照片没有归档；申报评奖材料只归档奖状奖杯等结果材料，申报材料却未归档。二是档案资料不完整。虽然各类档案都能按期归档，但在利用过程中却发现部分档案存在缺失情况。比如企业中层干部会议例会材料，个别月份没有归档；企业的采购合同虽然每年都能及时归档，但是在利用过程中却发现有个别合同未归档情况；照片档案虽然按年度归档，但也存在部分活动的照片未归档情况。三是档案资料不准确。各类档案资料虽能完整归档，但是在利用过程中存在部分档案资料不实用的情况。如设备安装布局图、公用管网竣工图、给排水竣工图等归档图纸与现场实际不一致，究其原因是归档的图纸并非最终版本；企业负责人出席大型活动或内部会议的讲话稿，归档的电子版和实际讲话纸质版内容有出入，因归档的是草稿或中间的修改稿，而非定稿。

二、问题形成的原因

（一）企业负责人对档案工作不重视。民营企业相关负责人对档案工作不了解，或认为档案不会产生直接经济效益，所以对档案工作不够重视，没有安排专业的档案人员来管理档案，甚至没有独立的档案室、档案库房。

（二）文件形成人员档案意识淡薄。部分技术人员观念存在偏差，认为自己设计的材料是自己的心血，属于个人的财富，不肯拿出来“共享”；科研人员只重视结果，中间的实验过程、数据没有及时记录下来存档；企业职工在工作中凭借个人经验，认为对工作用处不大就对材料随意丢弃，不进行保存或归档。

（三）行政指导不足。由多个部门参与策划组织的大型活动档案材料会分散在各个部门，如果缺乏行政指导，可能存在收集过程中有推诿扯皮现象，导致归档材料不齐全。

（四）缺乏有效的考核机制。档案室位卑权小，对各部门、子公司的归档情况没有考核权限或者考核力度占比过小，对部门、子公司的考核结果不会造成大的影响，导致各部门、子公司对档案归档工作不够重视。

三、解决档案收集问题的对策

针对以上档案收集中存在的问题及原因，档案人员可以从以下几方面着手，提高档案收集的完整性、准确性，从而保障档案工作的正常开展。

（一）制定可操作的档案归档制度。档案室会同各职能部门制定出可操作性的归档制度，细化归档范围和归档要求。比如科研档案，需要了解研发各个阶段会产生什么材料，之后列出应归档清单及要求，同时将归档要求列入项目档案管理制度中，通过制度进行约束，确保科研人员能按制度要求对科研活动产生的材料及阶段性的经验总结进行整理及归档，以便为以后的科研活动提供借鉴作用。

（二）加强档案知识的宣贯。通过企业集团报、企业微信公众号等方式在企业内部对档案法、归档制度等进行专题宣传，加强员工的归档意识。在宣贯中要让员工明白，工作中产生的各种资料特别是技术材料不仅是自己的财富，更是公司的财富，不能自己私藏，技术材料的归档是一项法定义务。通过典型档案利用案例的宣传，使各部门负责人了解档案的重要性，积极配合档案室做好本部门的资料归档工作，在行政上对文件形成人员进行制约。引导员工变被动为主动，能支持并将工作中产生的材料进行认真整理，做好归档工作。

（三）档案员根据企业情况及时修订归档范围。民营企业对内部机构进行调整后，工作内容也会变化，原来的归档范围可能不适应新的机构设置，档案室要及时与调整后的机构负责人进行沟通，了解机构调整后的工作内容，会产生哪些材料，哪些材料需要归档，及时修订归档范围及要求。不让任何重要材料遗漏在归档范围之外，不让重要材料处于无人监管的状态，从而避免公司档案收集不全，影响公司的生产经营活动，甚至给公司造成重大的经济损失。

（四）对文件的形成进行超前控制。归档文件的质量很多是在文件形成时就已经决定了的，事后无法弥补，比如重要会议的会议记录不全、重要活动的照片、视频等没有及时拍摄，这些都会影响归档文件的完整性。所以档案人员需提前介入档案收集工作，从源头抓起，在文件形成初期就对相关部门人员进行提醒、督促，对文件形成质量进行监督。档案人员需关注企业文件，对企业的工作计划进行了解，遇到重要活动，要提前联系活动组织人员，并提醒活动策划人员、实施人员注意保存活动实施中产生的文字材料、图片、视频等，在活动结束后及时收集整理做好归档工作。生产安装、基建施工中可能会根据实际情况来施工，导致归档的图纸在后续利用时经常发现跟实际施工不一致的情况，这会给后面的维修工作带来严重的影响，因此要提醒并督促技术人员，如遇现场施工变更，应及时对整理好的图纸进行更改，要保证最后归档的竣工图纸跟实际现场施工情况完全一致。

（五）档案室要对归档材料严格、全面验收。档案室不能被动接收，不能收到什么就是什么，要对各职能部门、技术部门归档的材料对照归档范围及要求进行逐一核对，不仅要看归档的种类是否齐全、每类材料是否完整、更要对归档材料的准确性进行验收；如果有电子版的，要检查电子版是否可以打开，是否与纸质材料一致，确保归档材料的完整性、准确性；对验收结果进行通报。

（六）建立健全的考核制度，建立责任追究制。部分档案的特殊性决定了在收集整理中只能对档案类别进行验收，很难对档案的准确性、完整性进行验收，只能在日后的提供利用中才能发现问题，但是已经无法弥补。鉴于这种情况，档案室应采取相应的措施，不只是对当年归档情况进行考核，还要建立事后追溯考核机制，对发现问题的责任部门及责任人进行事后追溯考核，通过行政手段进行约束。比如合同，法律事务部门会在年初归档上年度签订的合同，档案室只能验收合同类档案已经归档，但是具体签订了多少份合同，有没有遗漏很难验收，在事后利用发现问题时必须对责任部门进行考核。

（七）建立档案管理网络。档案来源于各部门和子公司，同时服务于各部门和子公司，档案的产生部门和利用部门对本部门档案的内容和重要性最为了解，因此档案部门应牵头建立档案管理网络，在各部门、子公司设立兼职档案员，负责所属部门及子公司档案的收集移交工作。档案室负责对各部、子公司兼职档案员进行档案业务指导、培训，积极开展多种形式的培训和交流活动，将档案收集移交的及时性和完整性纳入该兼职档案员的月度工作考核和年度工作考评中。

（八）定期举办档案展览。员工没有归档意识，大多源于对档案没有概念，不知道什么是档案，认为档案跟自己无关，都是领导、秘书、技术员的事情。档案室可以通过选择一些公开档案举办档案展览，提高全员的档案意识，比如照片档案展览，选择年代久远的组织活动的老照片、老厂房照片等在展厅、会议室、食堂场所举办展览，员工看到自己年轻时和同事一起工作、活动的场景肯定很惊喜，定能勾起他们对年轻时的岁月的记忆，甚至他们会感叹，档案室还有这么珍贵的照片！以后搞活动如果有好的照片也会积极送到档案室归档，积极配合档案收集工作。

四、结语

总之，由于民营企业的复杂性，作为民营企业档案员，不仅要不断学习档案业务新知识，提高自身业务水平，还要时刻关注企业组织架构的变化，及时与各职能部门、子公司积极沟通，才能制定出适合本企业的可具操作性的档案归档范围及要求，进而做好本企业的档案收集工作，为本企业的档案管理工作奠定坚实的基础。