试论“互联网+”时代高校档案管理

文/河南医学高等专科学校 王瑞利

档案管理是高校管理工作的组成部分，关系到高校各种日常工作，并且与高校的发展有着紧密的联系。提升高校档案管理工作的效率，利于高校长远发展。因此，在“互联网+”时代，高校档案管理人员要对自己的工作进行重视，创新管理思路，加强档案管理，以此实现高校档案管理信息化与智能化。

一、高校档案管理工作面临的机遇

（一）管理手段的创新。在“互联网+”时代，高校管理人员可以借助互联网技术，进行文档编辑工作，将纸质档案转变为电子档案，并且对于电子档案来说，可以随时按照相应的情况对其进行复制及修改，这不仅可以有效减少高校档案管理者的工作负担，还能够有效提高档案管理水平及效率。在传统档案管理中，对于档案的查看、调阅要采取人工的方式，这不仅增添了管理人员的工作量，同时也需要花费大量的时间。但是利用计算机网络技术，档案管理者只需要在检索栏中输入关键字词或是档案编码等，就能够快速查找到所需信息。另外，传统档案管理中对于文字档案与声像档案的管理是分开的，两者不能够有效进行整合，所以在查找资料时，需要有关人员进行多次翻找，十分麻烦。但是使用多媒体技术，能够有效解决这一问题，因为多媒体技术可以将文字及声像信息进行统一保存，在查找信息时，能够快速查找出自己所需资料及相关资料。

（二）增添高校档案管理的服务功能。互联网是现阶段一种新传输物质，可以提升高校档案管理工作的服务水平，在某种程度上，能够增添其服务功能。在传统档案管理服务中，档案信息所具有的服务功能有查询、利用等，这些服务功能的实现需要浪费许多时间成本及人力成本，并且服务范围较狭窄。但是随着互联网技术的不断发展，应用力度的提升，将档案信息管理和互联网技术进行有效的融合，可以增加档案管理服务功能，提升服务效率。

（三）加强档案信息的时效性。虽然档案都是记录已发生的事情，但是在进行档案管理时也要注重时效性，在“互联网+”时代背景下，对于档案的管理都是直接在计算机上进行编辑，并且第一时间在网络中发布，以确保其具有较强的时效性。与此同时，网络的容量较大，不受时间、空间的束缚，可以直接进行信息共享，并且查阅档案也十分便捷，可以按照自身的需求查找档案信息并利用。在此时代中，档案管理工作得到了进一步的发展，高校档案管理者应追随时代发展的潮流，不断学习先进的管理技术，并将其应用于自己的工作之中，利用互联网技术的优势，促进高校管理更好发展。

二、高校档案管理工作面临的挑战

在“互联网+”时代，信息技术被广泛应用于各个领域之中。对于高校档案管理来说，不管是管理模式，或是工作方法，都要对其进行一定的优化及完善。

（一）观念要转变。传统高校档案管理的工作内容包括档案的收集、管理、编制以及查询等，其收藏观念大于使用观念。此种管理观念不利于高校档案管理工作进一步发展，所以要转变传统观念，利用互联网技术来整合有关档案资源，进而提升档案管理工作效率。

（二）现阶段大部分高校都要使用卷宗制度，因为此种制度的标准不统一。各个高校都按照自己的想法进行档案管理工作，这使得档案的管理、收集及整理等存在混乱现象。但是在“互联网+”时代，信息交流方式得到了很大的改变，计算机网络技术的发展，使得新媒体出现在公众视野之中，各种网站或是微博都存有一定的数据资源，这些数据资源可以看作是电子档案。所以高校也可以利用此种方式，将纸质档案转换成电子档案，把学校各种信息资源的收录工作在网络中完成，实现无纸化办公。与此同时，也要做好纸质档案的管理，以此增强档案信息的真实性。除此之外，在“互联网+”背景下进行档案管理工作，需要高校档案管理者具备一定的计算机技术及操作知识。若是管理人员不学习新技术、新知识，依旧凭借经验及已有知识进行档案管理工作，就不能满足现代社会发展的要求。因此，高校档案管理人员要进行有效的学习，进而提升技术水平及管理水平。

三、对高校档案管理工作的思考

（一）转变思想，创新思维。在“互联网+”时代背景下，高校档案管理人员应具备一定的互联网思维，尤其是移动网络思维，要学会借助网络的力量进行管理工作。另外，在此时代中，高校档案管理部门可以发挥新媒体的作用，通过微博、公众号、官方网站等形式扩展档案服务功能，使用网络进行远程业务指导、学术交流或是教育培训等。并且使用网络还可以组织档案管理者进行档案编目以及关键词录入等工作，以此提升档案管理工作质量。现阶段，高校档案管理工作虽以互联网进行融合，但是思维上还缺少一些创新性，依旧沿用传统思想开展工作，使用网络简单进行资料整合，思维创新性较差，不能够解决一些问题。因此高校档案管理者要转变其自身思想，培养思维创新意识。

（二）加强培训，提升职业素养。在网络时代，高校要对档案管理人员进行适当的培训，以此提升其技术水平，了解并熟悉新设备的功能与操作，以此实现高校信息化档案管理，提升档案管理工作的效率及质量。首先，对于管理技术及设备的使用来说，高校应对档案管理者进行计算机、多媒体技术操作的培训，以此增强其计算机操作水平。其次，要使用激励制度，使档案管理人员积极主动地参与到培训中去，认真进行培训，从而使其能够具备较强的信息技术水准及操作能力。比如：依据激励制度及考核办法，奖励那些进步较快，具有较高技术技能的员工，以此增强其学习自信心，掌握更多的技能与技术。

（三）建设数字化档案，整合数字资源。当下，高校档案管理人员正在将纸质档案转为数字化档案，但是缺乏利用计算机与新媒体进行信息收集、整理等意识。现阶段网络信息占有较大比重，若不对其进行重视，就会使档案信息不完整。因此，高校档案管理者要了解新媒体、网络的信息分类方式，依照其方法转变传统档案分类方式。另外，政府要发挥一定的作用，使各大高校的档案管理部门可以相互协作，进行高校档案资源平台建设，实现网络与档案的有效融合，并运用合理的方式将其完善，收集网络中开放性的档案信息，进行信息资源共享。

（四）加强防范，提升档案信息的安全性。传统高校档案管理工作中，会涉及到档案的实体安全与信息安全，在网络时代，高校同样要对档案进行安全防范，对于档案保存问题，可以使用计算机技术予以解决；对于档案信息泄密问题来说，要使用信息技术，对平台登录及信息调取操作进行身份认证权限设置，只有核实登录者身份，确保其具有查看、使用等权限后，才可以调取信息，以此来确保档案信息不被泄露，增强档案信息的安全性。另外各大高校在建设档案信息服务平台时，可以将其登录账号与身份证进行绑定，实现实名制登录。与此同时，还可以按照登录者的信息设置应用权限，对于目录、资源等信息的查看及使用进行规范化处理，以此提升档案信息的安全性，避免出现信息泄露、篡改等问题。此外，还要进行备份管理，当管理系统或其他原因出现故障后，可以利用备份信息完善数据库。

四、结束语

综上所述，在“互联网+”时代，高校档案管理工作会遇到一些机遇与挑战，所以对于传统档案管理工作中的一些问题，可以通过转变思想，创新思维；加强培训，提升职业素养；建设数字化档案，整合数字资源；加强防范，提升档案信息的安全性等方式解决，进而提升档案管理工作的效率及质量。