刍议新时期高校档案服务利用工作

文/黑龙江工程学院 卢寒

档案工作是一项在历史发展进程中持续至今的工作，新时期建立高校档案库可以根据档案对信息进行查询和利用。互联网时代的到来，使新时期的高校档案利用服务工作逐渐走向数字化，网络化的工作方式可以优化整合高校档案的信息内容，合理利用高校档案。所以新时期做好高校档案利用服务工作，能够对高校内容更好地记录，数字化的档案实施，促使高校教学朝着更好的方向发展。

一、新时期高校档案服务利用工作遇到的困难

高校的档案服务利用工作在社会科技的发展下，有所推动，但在实施的过程中遇到了很多困难，主要有以下几点：

（一）普遍的问题是学校及教师不了解高校档案利用服务工作的具体实施方法和内涵。甚至不清楚高校档案的利用工作是否存在。虽然有部分学校及教师想要开展高校档案的服务利用工作，但是不知道应该如何具体实施。

（二）高校档案利用服务工作人员没有进行过专业知识技能的培训。工作人员不清楚自己所做的工作具体的内容是什么，对高校档案利用的系统不会操作，在遇到问题的时候不能第一时间的想到解决的措施。

（三）高校普遍忽视对档案利用服务工作的开展。无法认识到高校档案利用服务工作的重要地位，实施的不彻底，不能合理有效地开展工作，认为其工作内容存在与否并不重要。

因此，这些问题的出现阻碍了高校档案利用服务工作的开展，如果不能清楚认识问题并加以解决，会使工作的进程停滞不前，浪费时间、精力、人力和物力。

二、如何解决高校档案服务利用工作出现的问题

（一）树立高校档案利用的观念。首先，创新对高校档案利用的推广方式，使高校档案使用观念深入人心，重视高校档案利用工作的重要地位。其次，定期合理组织对高校档案利用工作的培训课程，促使每位使用者都能够发挥高校档案利用的作用，及时掌握高校档案利用的相关理论知识，增强使用者的整体素质。比如，可以印刷高校档案利用方面的宣传手册与海报，增加高校档案利用的推广方式，将工作的内容落实到具体的行动上。最后，高校档案工作的开展，能够提高使用者和服务人员的正确利用意识，掌握工作人员的工作内容，促进工作的合理开展。

（二）发掘高校档案利用工作方面的人才。新时期的高校档案利用服务工作，要求工作人员必须具备专业知识素养，了解档案工作在利用的过程中遇到的问题及相应的解决措施。所以，在进行高校档案利用服务工作的过程中，需要发掘工作经验丰富的专业性人才，能够合理规划管理工作的内容，在发生问题的第一时间给予相应的解决措施，安排相应的人员对问题进行解决，促使工作能够顺利开展。比如，在遇到问题时，服务人员与管理人员进行协商解决，做出降低损失最小化的措施，减少因知识储备不丰富而解决不了问题的情况发生。

（三）科学利用高校档案服务工作。虽然我国的高校档案利用服务工作没有形成完整的体系，但是在逐渐开展工作的进程中摸索前进。一方面，高校在开展的过程中，建立高校档案合理利用模式，及时发现档案管理过程中遇到的困难，并且记录困难的原因，在一次次的记录中找到相应问题的解决策略。另一方面，科学构建高校档案服务体系，对管理人员的具体工作内容及方式合理规划，对分工合理细化，使不同的管理人员都能发挥自己的长处，完成自己的职责，展现自身的价值；合理规划工作人员的工作时间及内容，能够减少疲劳工作对人的身体造成的伤害，及对工作内容达到最佳的效果。因此，合理构建科学的档案管理方式，能够充分利用档案资源，增加档案利用服务的效果，提高工作效率，明确工作人员的工作范围，促使高校建设健康发展。细化档案工作管理，引导正确使用档案的方法，减少服务人员的工作负担。

三、结束语

综上所述，在科技时代，高校档案的服务利用工作逐渐趋于科学化和数字网络化。虽然，在现实的发展过程中，高校档案服务工作遇到许多阻碍，工作进程落后于发达国家，但是可以在发展的过程中及时解决遇到的问题，对高校档案的服务工作进行推广，加大宣传力度。培养利用网络数字化操作方面的人才，对高校档案的内容合理整合与管理，推动高校档案服务利用工作的发展。