高校办公室人员如何有效提高公文写作水平

文/中国民用航空飞行学院 骆瑞岚

一、高校办公室人员提高公文写作水平的必要性

“文如其人，人如其文”。请示报告和往来函件等各种公文的质量反映了工作人员乃至所在单位的综合能力和办事作风，影响着各级单位对外宣传形象。高校办公室涉及的公文种类主要包括请示、报告、通知、函、纪要等，各高校虽强调提高公文写作质量，也组织工作人员参加公文写作培训，但仍出现格式不规范，错别字连篇的问题。究其原因，是各级工作人员特别是二级单位工作人员对提高公文写作水平的必要性认识不足，不肯静下心来下真功夫。高校办公室人员提高公文写作水平的必要性主要体现在四个方面：

（一）是开展日常工作的迫切要求。公文是各单位内外交流工作内容的重要载体，是工作的“语言”。公文写不好，直接影响工作的正常开展，甚至造成工作的南辕北辙。提高公文写作水平是高校办公室开展工作的基本要求。

（二）是提高工作效率的基本需要。公文质量的好坏很大程度上影响着工作效率的高低。若公文质量低，出稿时间慢，将会直接影响日常业务的效率和单位效益，严重的还会影响学校重要工作进展，成为学校建设发展的阻碍。

（三）是整合组织资源的重要手段。一篇公文的完成需经过起草、修改、定稿、签发等多个环节，是每个环节参加者智慧的结晶，使组织资源得到了整合。

（四）是锻炼思维和实现自我的必由之路。起草公文是各单位、各部门工作人员的基本功，即使是专业技术人员，也必须了解一定的公文写作知识。通过反复写作，使个人思维得到整理，全面掌握学校或各单位工作内容，及时理清思路，同时发现自己的不足与缺陷。

二、现阶段存在的主要问题

（一）过度注重格式，忽略文章内容。《党政机关公文处理工作条例》中规定了公文写作的文种与格式，很多机关单位在日常起草公文时过于注重文章的格式，甚至将其作为写好文章之根本。公文格式固然重要，但其只是辅助开展日常工作和解决问题途径的重要载体。掌握和运用好格式，是办公室人员写好公文的基本功，切不可本末倒置，将其作为制胜法宝。

（二）网络资源丰富，选材良莠不齐。进入21世纪以来，信息技术尤其是互联网高速发展，网络资源共享给办公室人员日常办公提供了很大便利。但网络资源内容参差不齐，规范性、真实性和严谨性均有待考证，不可全然照搬照抄。现如今很多人在接到公文写作任务时，首先在网络上搜集有关资料，模版内容甚至文章结构大部分照抄网络上的材料，不免出现内容不恰当，格式不规范等问题。

（三）单纯依赖模板，懒于深思熟虑。模板往往是过去工作集体智慧的结晶。套用模板确实能提高工作效率和公文写作水平，尤其是刚入职的人员能快速上手。但过度依赖模版，不经过思考和研究，公文写作的质量也许会止步于前，甚至出现“越努力越落后”的现象，并且如果单纯套用模版，轻虑浅谋，遇到形式变化和突发情况，便会显得力不从心，出现条理不清晰、逻辑不严密、格式不规范等问题。

（四）培训效果有限，缺乏反复实践。俗话说：“光学不练假把式”，纵观现今公文写作培训，授课内容不乏内容陈旧，不注重培训的实际效果，且部分参加培训的人员只是被动接受培训，缺乏培训成果转化的积极性、主动性，因此理论与实践还有很多差异，培训效果微乎其微。公文写作水平必须经过长时间的反复实践、多写多练才能提高，从量变到质变，而不是依靠短暂的理论学习。

三、提高公文写作水平的有效途径

（一）提高兴趣，克服懒散思想。“兴趣是最好的老师”，是最好的动力，没有兴趣就没有学习。公文写作确实枯燥无趣，但兴趣是可以培养的，办公室工作人员要从各个方面培养自己对公文写作的兴趣，只有工作人员培养期公文写作的兴趣，明确自己的职责要求，才能激发工作人员提高公文写作水平的主动性和积极性，专心致志地钻研，从而真正提高公文写作水平。懒惰是成功的绊脚石。无论从时间、工作量还是工作标准来讲，公文写作对于工作人员确实是苦差事。要想起草公文行云流水、一气呵成，就得彻底改变懒散思想，吃常人不能吃的苦，要有敢吃苦、能吃苦、勤吃苦的思想意识，孜孜以求，将勤补拙。

（二）强化学习，打牢理论根底。没有较高的政治素养和扎实的理论功底，是不可能写出高水平公文的。强化学习是提高公文写作水平的重要途径。要认真学习党的路线方针政策和上级机关的政策文件精神，学习公文写作等业务理论知识，提高自身的政治素养和业务能力，打牢理论基础。读书破万卷方能下笔如有神。要养成阅读的习惯，制定学习计划，系统开展有针对性和实效性的学习。定期与身边同事沟通交流，结合写作中的心得和困难，增强理论转化能力，提升学习的实效性。只有始终坚持不懈学习，才能提高自身政治素养和业务能力。

（三）广积素材，建立科学数据库。办公室人员日常工作会涉及大量的文件材料，比如学校年度总结、重点工作任务、二级单位年度总结和计划、各大会议材料和纪要等。平时没有太多时间和机会专门到基层调研、了解情况，通过收集和阅读这些材料，可以迅速、全面地掌握学校大体情况和了解各单位工作。同时，要对收集来的材料按模块进行分类，建立自己的数据库，定期对数据库中的材料进行查漏补缺，不断完善。公文写作通常时间紧、任务重，有了科学的数据库，撰写公文时才能有针对性地找到所需材料，避免“巧妇难为无米之炊”的现象，缓解时间压力。

（四）领会意图，揣摩精神要义。正确领会领导意图是写出高质量公文的关键。首先，不同领导公文写作风格不一样，工作人员必须从领导的言谈举止中把握不同领导的写作风格，把握领导日常公务活动中的观点和主张，接到写作任务时，根据不同领导的风格撰写公文。其次，公文不同于小说等其他文体，主要目的是解决问题，要抓住机会多与领导沟通，反复领会把握领导所思所想，要解决什么问题？工作的意义和要求是什么？此外，还要学会“当领导”，也就是要站在领导的高度、广度和深度上思考问题，以领导的口吻撰写公文，力求在写作上和领导高度保持一致。

（五）谋篇布局，构建文章思路。为文如造屋，好的谋篇布局决定了公文写作的成败。由于公文写作的特性，如何谋篇布局，搭好文章架构，是提高公文写作水平的有效途径。由于公文的特殊性，其结构往往由文种来决定，写作格式和内容也不相同。首先，要确定写作的文种，提纲才会有所遵循。其次，要理出公文主题思想，由主题确定文章标题。再次，收集梳理材料进行分类剖析，加以筛选，确定主次内容。最后，反复揣摩其他几个环节成果，精心设计全文提纲，只有这样，才能写出主题鲜明，结构严谨，层次清楚的高质量公文。

（六）千锤百炼，提高文字功底。纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。要想提高公文写作水平，只有多写多改多练才行。前期可从通知、会议记录、科室总结等小材料着手，等基本功练扎实以后开始尝试写一些大材料，如党代会报告、全委会报告等。对于写好的公文一定要反复修改，沉下心检查判定是否政策符合、内容合适、逻辑清晰、格式规范、无错别字等，在千锤百炼中掌握规律，提升自己。同时，收集日常工作中领导或同事修改后的公文，反复对比修改的地方，琢磨为什么这样改，学习借鉴他们的经验，提高自己公文写作水平。