浅析办公室秘书公文写作能力的提升

文/中交三航局第三工程有限公司 王欣然

现代社会经济发展速度越来越快，现代化发展进程日新月异，竞争不断激烈的社会化大环境形势严峻。今天，各行各业面临的压力正在逐步扩大。办公室秘书的工作更具综合性和复杂性，对相关从业人员的综合素养有更高的要求。

一、办公室秘书作为综合性岗位的作用

一般而言，企业办公室设置的目的就是为每个部门建立一个链接。作为连接各个部门的枢纽，办公室秘书的具体职责就是上传下达、协调沟通：

（一）为相关领导的工作分配做好铺垫。领导作出重大决策不是一蹴而就的事情，在此之前需要经历长期的信息收集整理、调研等流程，在这一过程中，办公室秘书要做的就是收集和整理各种有效信息以供决策者参考。同时，在领导召开会议之前，秘书必须在会议前做好准备，在会议期间做好后勤保障，并在会议结束后组织接下来的具体工作进度的推进。在领导批准文件之前，秘书必须在文件处理方面不留死角。同时还要及时与领导沟通，准确把握领导制定的工作目标，明确领导下一步即将安排的具体工作和即将采取的措施及方法，提前做好相关工作准备。

（二）将决策者的任务具体化、精细化，传达到具体的职能部门。相关领导作出决定后，作为办公室秘书应当立即起草具体的决策文件，并以官方文件的形式向各部门发布领导决策的内容。之后，通过收到的反馈，为相关领导收集信息反馈。作为领导干部的得力助手，办公室秘书应当努力承担起领导安排的各项后勤事务，更好地为公司企业服务。办公室秘书必须严格按照要求，同时协调各种关系，认真做好领导工作。

二、公文文种的类型划分以及格式要求

（一）公文写作的类型。文件写作是指规范性写作活动，作者起草和修改官方文件以表达其意图和愿望。具有一定法定效力和规范风格的文书写作，是指各级党政机关、社会团体、公司班级和各级机构制定和使用的文书。官方文件根据其性质分类，可分为一般文件和特殊文件。通用文件根据不同的分类标准有不同的分类。收到的官方文件、外发官方文件和内部官方文件按流通来源分类；党的官方文件、行政文件和社会团体文件根据性质进行分类。专用官方文件是专业机构在专业领域使用的书面文书，如外交文件、司法文件和军事文件。因此，办公室秘书应当了解公文写作的具体类型，针对办公室领导的意图和愿望进行相关公文文书的规范化写作。

（二）公文写作过程中应当注意的主要格式要求。公文的格式繁琐复杂，创作过程中需要多加重视，因为公文文种的功能性作用较强，如规范控制、令行禁止、明事通情、参谋决策、宣传舆论等，具有极其重要的意义。撰写官方文件要求写作内容具有功能性（鼓励事物或遏制事物，提倡什么，防范什么，允许怎么做或不允许怎么做，或褒或贬）、材料的可靠性（是指公文里所采用材料、法规、政策必须真实可靠，不能虚构或臆想）、结构的逻辑性（是指公文写作内容要求逻辑思维比较清晰，写作思路透彻，要求准确性，生动性和实用性）、表达的简洁性（要求明确和彻底地表达官方文件写作中使用的语言，明确表达）、规范性（要求官方文件格式具有强大的规范性，要注意公文的语体特点以及附加标识等），因此，这些公文写作的主要特征应当是办公室秘书所必知、必掌握的，如果办公室秘书想要提高他或她的写作能力，他或她应该首先有能力理解文档写作的基本知识。

三、办公室秘书公文写作能力现状

（一）具体写作内容生搬硬套，语言僵化。大多数办公室秘书将写作的内容和格式作为在官方文件的日常写作过程中的基础。过于重视格式的要求却忽视了内容的重要性，从而导致办公室秘书写作的文书大部分内容偏向单一化，整体过于格式化，内容编排逻辑突兀、枯燥。殊不知公文类的文种对格式的要求虽然严格，但是重点却不是格式本身。官方文件的主要功能是上传和发布，要求作者在对领导者政策意图的深刻理解的基础上，准确、简洁地表达领导者的意图。公文文书的重要性在于传递。有些人使用内容标准和写作格式作为写作的前提，这使得写作内容过于单调，过度格式化，缺乏实际使用价值。

（二）规范化公文文书撰写经验不足，表达思路不完整。公文类文书撰写要求逻辑清晰、语言凝练。用最少的篇幅表达最完整的逻辑思维。办公室秘书的官方文件写作有较大一部分仍然缺乏实用性。大多数对于公文写作没有太多的经验，在领会领导者任务思路的过程中很难把握要点。同时，对公文写作的相关要求不够明确，导致创作出来的文章针对性不强、主旨不够明确、突出。表述的内容也会受到各种自身能力不足的影响，造成公文表达不出真正的意思，缺乏一定的实用意义。

（三）公文创作的积极性严重匮乏。办公室秘书人员比例很大，相关工作的初衷并非源于对办公室综合工作的热爱。在很多人看来，办公室工作的舒适和安逸是最主要的择业标准。此外，由于繁琐和重复的工作，导致办公室秘书的心理麻木。由于他自己的抵触，办公室秘书对写作的热情并不高。

四、提升办公室秘书公文写作能力的对策

（一）认真对待每一篇公文写作。现如今办公室秘书的松散作风严重影响了公文写作的质量，办公室秘书要想提升自己的公文写作能力，还需要从自身原因找起。自己对于公文写作的态度、自己的工作作风、自己对于公文写作的看法都需要办公室秘书进行重新调整，从而真正让自己全心处于公文写作，认真对待每一篇公文写作。办公室秘书应当在公文写作前进行相关资料的查阅，相关机关政策以及相关工作任务等，然后进行公文写作的构思。全身心投入公文写作中，一气呵成，最后办公室秘书应当对公文写作进行仔细修改、查看，认认真真检查，进行公文写作内容查漏补缺，从而使得高质量的公文写作得以完成。只要办公室秘书认真对待每一份文件，才会从根本上积累文书写作经验，提升写作能力。

（二）与领导保持积极有效的沟通，充分领悟领导的真实想法。作为办公室秘书，在办公室领导审查工作文件管理之前，需要准备相关的处理文件。同时，要与领导保持积极沟通，准确理解和把握领导者设定的企业目标，充分认识机构领导者的真实理念。在领导决策下达之后，要快速根据已经搜集到的既有资料，准确领会领导者的意图。并以官方文件的形式向各部门发布领导决策的内容。进一步完善目标要求，按照领导的有关指示处理相应事务，规范相关事务的发展，为领导做好辅助工作。

（三）以深厚的阅读积累为基础，有效提升自身的公文写作能力。应该不断积累深厚的阅读素材。熟读唐诗三百首，不会写诗也会吟。读的文章多了写起文章来也会轻松自如、灵活自在，不会显得那么死板。随着社会发展进程的不断加快，越来越多的新事物不断涌现，知识变化的速度正在加快。为了跟上时代的速度，还要提高自己的写作能力。养成每日阅读、每日写作的良好习惯。只有通过不断写作锻炼、不断增加阅读量拓展阅读范围、不断积累专业知识，才能够让自己的视野变得广阔、思维更加灵活、创作起来更加顺手。实现全面提高个人文字写作能力的目的，力争写出更高质量的公文写作，把自己的工作做的有声有色，使自己在激烈的职场竞争中脱颖而出。

（四）养成良好的日常写作习惯，通过不同的方式进行学习和积累。写作能力是综合能力，综合了多种创作因素。个人写作能力的提升需要不断积累自身的日常写作储备。办公室秘书的写作能力发展到一定水平就会出现“瓶颈”状态，其写作不容易提升反而很容易滑落。俗话说：“一日不写就手生”，办公室秘书仅靠自己增强写作经验已经满足不了提升公文写作能力的要求，要想提升其写作能力还需要借鉴他人之作，在与他人比较的过程中，清楚自己的不足，并可以形成一个比较完整的知识检查系统，为日后的公文写作积累足够的经验。

五、结语

办公室秘书应当努力承担起决策者安排的各项综合事务，更好地为决策者服务。官方文件作为一种官方使用的语言，在实际工作中得到广泛应用。为了做好办公室秘书的相关工作，相关人员需要具备较强的写作能力。公文文书撰写工作种类繁多，且格式繁琐，要想写出既符合领导要求又紧扣文书格式的公文材料难度可想而知。不仅需要积累大量的专业知识，还要快速理顺与工作相关的创作思路，任务艰巨。也就是说，办公室秘书文书写作能力的有效提升能够不断促进公司等企事业单位的健康、平稳发展。