新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革

文/甘肃省定西公路局 李红红

事业单位是我国为公众服务进行公益活动的主要单位，而档案则是在工作过程中所产生的一些资料和数据的文件。认真整理研究档案文件，有利于了解事业单位的工作状况、人才管理等等，从而为下一阶段的工作指明目标。但是当前我国事业单位档案管理过程中仍然存在许多缺陷，主要包括：对档案管理不重视、档案管理方式陈旧、档案管理人员素养有待考量。因此我们应该加强对事业单位档案管理的重视，采用先进的方法进行管理，优化管理人员队伍。但目前我国事业单位档案管理工作没有一个规范来制约，在档案管理过程中出现了很多的问题，急需改革来解决这些问题。

一、当前事业单位档案管理的缺陷

（一）事业单位对档案管理不重视。很多事业单位由于工作繁忙，都忽视档案的管理，在处理完近期的工作任务后，总认为本阶段的任务完成了可以不用去管它了，应该认真准备下一阶段的工作任务，从而造成了对于上一阶段的工作材料和总结只是随意摆放在档案室。同时由于单位之间的竞争激烈，很多单位认为工作重心应该放在业务上面，这样才能够体现本单位的工作质量突出，让本单位能够在众多事业单位当中脱颖而出。有的时候由于单位的资金分配不均匀，在档案管理层面投入较少，也会造成档案管理不完善。

（二）档案管理方式陈旧。有的事业单位虽然会对档案进行管理，但是管理的过程中仍然是沿用老套的管理办法，只是利用老套陈旧的管理办法将档案放置于书架上，然后再用纸质标签对其进行归类，因此我们经常见到很多单位的档案室非常阴暗潮湿，有的年代久远的档案都已经出现了破损，这不利于工作人员对档案的查找。在信息技术飞速发展的今天，这种档案管理方式显得非常陈旧，大大降低了管理的效率。

（三）档案管理人员素质有待考量。很多单位对档案的管理都是让员工利用空闲时间进行管理，或者聘请社会上的兼职人员，认为档案管理只是需要对其进行整理就好，不需要聘请专业人才，但是非专业人员的工作能力不高、工作热情低下，这也是造成很多事业单位档案管理不完善的主要原因。当由于某项工作需要查找以前的档案时，由于档案管理人员办事能力的不足，就会导致花费大量的时间在档案管理上面，大大降低了工作效率。

二、档案管理创新与服务模式改革的必要性

新形势下随着信息技术的不断发展，以及事业单位之间的竞争激烈，我们必须要改进对档案的管理，要结合数字化信息来进行档案管理。

（一）信息时代以互联网为代表的现代数字的出现。在日常生活中，我们出门只需要一部手机就可以实现购物、乘车、旅游、导航等功能，无现金的社会已经到来，体现了传统的纸质数据已经逐渐淘汰。我们在档案管理的过程中，如果一直沿用老套的纸质数据的管理，必然会造成由于年代久远而破损的现状。如果我们将数据导入互联网的数据库上通过互联网检索所需要的档案资料，不仅方便快捷而且还有利于档案的保存。因此，采用信息化手段对事业单位档案进行管理是顺应时代信息技术发展的必然要求。

（二）事业单位体制改革的必然要求。当前我国的事业单位正是处于改革时期，我们要对一些事业单位进行改革，就必须要查阅这个事业单位以前的工作报告和发展历程，以便更加高效地完成改革。如果沿用传统的档案管理模式，必然会对改革带来阻碍，当我们结合信息化进行档案管理时，改革管理人员可以根据工作的实际情况运用互联网技术查阅相关资料，了解单位的发展历程，大大加快改革的进程。因此，采用信息化手段对事业单位的档案进行管理是顺应事业单位改革的必然要求。

（三）传统的档案管理模式效率低下。大家都知道，在信息化时代以前的档案管理都是通过人工管理纸质档案的方式进行，需要定期去维护和保养档案，需要花费大量时间去整理档案，随着时间的推移档案越来越多，档案管理工作也越来越复杂化，而且在查阅档案过程中耗时巨大，同时由于环境的影响，档案会造成不同程度的损害。在生活节奏越来越快的今天，人工管理纸质档案的方式显然不能够顺应时代的发展，因此必须摒弃传统管理模式，通过结合信息技术对档案进行管理。

三、新形势下档案管理创新与服务模式改革

（一）加强对档案数字化管理模式的建设。为了加快事业单位档案管理的效率，我们应该建立数字化档案管理模式。当前，最具有代表性的数字化管理模式包含数字加密技术、数据库技术、扫描技术、身份认证技术等，纸质档案资料经由数字化技术转换为数字化档案资料后可以有效实现对档案的长久保存，实现档案资料的实时更新、整合、补充和查阅等。档案资料作为事业单位的发展历程资料和工作报告，对档案进行数字化建设可以有效为单位社会效益的实现创造有利条件。

（二）加强对档案自动化管理模式的建设。要实现事业单位档案管理的信息化改革，我们必须要将自动化管理模式渗透其中。当前我国最常见的自动化技术主要包括：数码扫描识别、二维码识别、电子标签、OCR识别以及指纹识别技术等。通过将自动化技术渗透于事业单位的档案管理中，管理人员可以实现对档案的信息化管理，主要包括：档案数据信息的自动搜集、自动整理、自动筛选、自动检索以及关键词的自动提取等，从而高效找到自己所需要的档案资料。自动化档案管理模式运用于事业单位的档案管理，可以高效实现档案资料的整合、查找、批量处理等功能。

（三）加强对档案互动化管理模式的建设。传统的事业单位档案管理中，每一个档案只是用一个档案袋包装，档案与档案之间没有连接和交流，导致档案之间缺乏互动性。而事业单位档案管理信息化体系增加了信息的互动性，档案之间互动交流有利于事业单位工作人员将不同时期的工作进行对比研究，以便于发现工作中的不足和哪些地方是长期以来一直犯的错误，同时通过比较不同的工作人员的档案，有利于事业单位的人事筛选与调动。

四、结语

随着信息时代的到来，传统的档案管理模式的弊端已经逐渐体现了出来，为了让事业单位的档案管理更加高效有序进行，我们必须采用信息化技术对档案管理进行改革，结合信息技术的优势实现档案的数字化、自动化、信息化的管理，实现档案长久的保存，随时提取以及不同档案之间的信息交流，从而提升事业单位的工作效率。所以，对事业单位的档案管理工作进行创新，能够确保事业单位服务水平的提升，保障事业单位良好运转。但是如何让信息技术更好地渗透于事业单位的档案管理当中来呢？这就需要我们事业单位工作人员查阅相关文献，积极吸收国内外先进的档案管理办法，让信息技术更好地渗透于事业单位的档案管理。