信息公开背景下纪律检查委员会电子档案管理优化

文/中共汾阳市纪律检查委员会信息网络中心 王栋

二十世纪四五十年代以来，电子计算机的出现使人们的生活、工作发生了巨大变化，信息时代的到来，也使得以计算机及网络技术为主的信息化技术正在融入社会生活的各个领域。在这一过程中，由网络化发展所带来的档案问题，使得政府部门在电子档案的管理上面临着新的机遇和挑战。一方面，信息化技术方便人们快捷查阅相关资料；另一方面，信息化技术的快速发展使众人不得不面对其带来的诸多负面问题。在此大时代背景下，我们需要对纪律检查委员会的电子档案管理进行优化。

一、纪律检查委员会电子档案存在的问题

根据相关调查资料显示，近年纪律检查委员会档案接收、检查的过程中出现诸多问题。笔者通过对相关资料的整理、分类，发现当前委员会电子档案管理存在以下问题，详见“表1”：

表1 纪律检查委员会电子档案存在的问题

从“表1”中，我们可以发现当前纪律检查委员会电子档案管理存在管理不明、职责不明确、思想认识不健全等诸多问题，归纳起来分为以下几点：

（一）管理疏漏，权责不分。“对归档电子文件的要求，主要是真实、完整，达到档案的功能价值。想做到这一点，首先要遵从归档各阶级的规定、标准，如收集、积累、整理、鉴定等环节的规定、标准。其次是准确说明配套的软硬件环境。第三是归档电子文件格式应为工业标准。”当前，关于纪律检查委员会电子档案的管理只有极少数单位制定了专门的电子管理制度，但是其管理环节并不完善。从已经运行的纪律检查委员会电子档案管理制度来看，在电子档案归纳、保密等方面存在很多的漏洞。同时，由于单位对电子档案的重要性认识不明，未将电子档案存放、保存、缺失等问题纳入相关业务人员的岗位职责和绩效考察之中。长此以往，必将给纪律检查委员电子档案造成重要的损失。

（二）基础建设薄弱，档案流失日益突出。基于当前相关部门对纪律检查委员会电子档案的重要性未能形成充分的认识，造成当前纪律检查委员会电子档案的基础建设相当薄弱。尤其在岗位人员安排方面，大多数单位未能有效认识档案管理的重要性，往往将纪律检查委员会电子档案管理岗位作为人员安置性的岗位，所以造成档案管理人员的知识文化程度不高、素质偏低，未能引进符合电子档案管理的复合型人才。同样，由于管理方面的薄弱，造成管理人员对电子档案的认识不充分，未能形成有效的重视，所以常常出现档案流失的问题。

（三）操作、规划程序失范，削弱电子档案的价值。一方面，为了适应纪律检查委员会对电子档案的需求，相关单位常常将档案信息进行随意分割，致使档案割据严重；另一方面，各单位在对电子文件管理规章制度的制定上，对一些基本概念和数据的要求各有差异，从而造成生成的格式和归档格式也各不相同。同时，由于规章制度的缺失、不健全，造成纪律检查委员会的电子档案文件归档各个环节的工作规章毫无程序可循，不少单位致使对电子档案进行简单的存放和转移，从而致使这些文件在完整性、可靠性等方面无法保障，大大削弱电子档案的价值。

二、纪律检查委员会电子档案管理优化措施

鉴于纪律检查委员会电子档案管理各方面的不足，笔者针对上文所涉及的问题提出以下几方面的措施：

（一）电子档案进行统一规范化管理。其一，制定各项基础标准，实现纪律检查委员会第一手资料规范化的管理，减少纪律检查过程中档案资料记载可能出现的问题。其二，在纪律检查委员会电子档案进行归纳时，必须要认真进行电子填报，同时各部门要对填报后的电子档案进行必要的规划和整理，避免随意分割，造成电子档案的割据，降低电子档案的使用价值。其三，为了对电子档案进行有效的管理，相关单位应该重视对电子档案的管理，形成充分的认识，并且逐步引进人才，提高管理岗位人员的素质和知识文化水平，并将对电子档案的管理纳入对岗位管理人员的绩效考察。

（二）电子档案进行风险管理。对电子档案进行风险管理，就是从各文件形成单位开始，对电子文件及电子档案管理过程中存在的风险进行识别、估测、防范、应对，并在此基础上对风险实施有效的控制，把风险控制在可以接受的最小程度，达到最优的对电子文件和电子档案进行安全保障的过程。根据纪律检查委员会电子档案管理现状分析，自电子文件生成为基础软件开始，直到电子档案使用的各个方面，影响电子档案管理风险是客观存在，也是不可避免的。在这些因素中，除了人力不可抗的自然因素外，还存在一些其他的客观因素，诸如法规制度、保管条件等，造成电子档案的流失，严重影响档案的利用和完整性。因此，当前纪律委员会在对电子档案的管理上应该以防范风险作为主要的目标，降低或者防止风险发生的可能性，另外，设立风险发生后的完善处理措施：一是尽量规避风险的产生；二是提前将电子档案进行转移；三是减少漏洞以降低风险产生；四是承认风险造成的影响并及时调整和计划。

（三）建立良好的电子档案管理流程。电子档案的管理流程是按照管理环节进行分工的，是以“归档”作为主要的临界点，分别由生成部门进行档案前的管理和档案部门进行归档后的管理，如下图所示：

当前，纪律检查委员会对电子档案文件的处理和管理较为随意，按照传统的文件管理流程对纪律检查委员会电子档案进行管理，容易造成电子档案资源流失。因此，在优化纪律检查委员会电子档案管理的过程中，管理单位必须充分保证档案部门的专业性和规范性，使电子档案从开始生成到规范运用合理化，都能做到真实性、完整性。同时，相关部门在电子文件管理系统设计之初或者在电子档案生成之时，对纪律检查委员会的电子档案进行有效的监督和控制。相关部门也可以借鉴其它单位相关电子档案的有效经验，对纪律检查委员会的电子档案流程进行合理的规划，逐步实现安全、统一、规范的流程管理。另外，建立互联的电子档案中心信息应用系统体系，这样可以实现纪律检查委员会电子档案的共享。当然，纪律检查委员会电子档案的归档保存，可以依托省、市、县建设电子档案目录或者全文数据库，这样可以有效方便管理者的管理和查阅者的查阅。

三、结语

随着社会科技的进步，电子文件已经初步取代纸质文件，这促使电子档案逐渐成为档案资源中不可缺少的一部分。然而，在管理电子档案过程中，电子档案的有效搜集、保管、利用等仍然是目前的一大困难。纪律检查委员会电子档案是电子档案的一部分，为了有效实现纪律检查委员会电子档案的管理优化，我们必须对其统一规划、风险管理和构建良好的流程。在实现优化的过程中，必将有利于查找纪律检查委员会电子档案管理过程中存在的不足，通过分析其存在的问题，追本溯源，必将有利于提高纪律检查委员会电子档案管理的工作水平，同时为其它相似的电子档案提供良好的借鉴，具有重大的意义。