浅谈公共就业和人才服务档案规范化管理

目前，临朐县人力资源管理服务中心存有文书、会计、科技、人事代理、电子、特殊载体六大类。其中，文书档案534卷（份）、会计档案2614卷（册）、科技档案11卷、人事代理档案78514卷、特殊载体档案37件（张）、电子文件16件。如何做好公共就业和人才服务档案的规范化管理？笔者认为应重点抓好以下几点。

一、建立档案管理网络，严格目标考核奖惩

将档案管理工作列入工作议事日程，经常研究档案工作。建立组织领导体系，由一名领导分管，档案机构负责人具体抓，每个科室配备1名兼职档案员，形成齐抓共管的管理网络。临朐县人力资源服务中心配备了3名专职档案员，他们在单位工作时间比较长，都具有较高的政治素质，熟悉单位各项业务，有一定的档案管理知识和经验；建立档案管理人员岗位目标考核办法，做到档案工作有布置、有检查、有考核，推进档案工作不断上档升级，服务好单位中心工作。

二、配齐档案管理设施，健全完善规章制度

一是根据《档案法》和上级业务部门的有关规定，制定《各类文件材料归档制度》《保管期限表》《借阅制度》等规章制度。根据《人事档案整理规范》，着力建立人事代理档案管理制度。二是设立档案库房、阅览室和办公室，购置档案密集架、空调、防磁柜、去湿机、消毒灭菌机、吸尘器、灭火器、温湿度计等设备，安装了防盗门和双层遮光窗帘，室内放置杀虫药、灭鼠药等，达到“九防”措施齐全；配备录像机、录音机、照相机、微机、复印机等档案现代化设备。临朐县人力资源管理服务中心建设了150平方米综合档案管理场所，投资十几万元用于档案库房基础设施建设，安装潍坊市劳动事务代理管理系统软件，利用数字技术动态管理人事档案信息，提高查询效率，最大限度地保护好原始档案。2018年，临朐县人力资源管理服务中心录入代理人员档案年龄8150份。

三、注重档案日常管理，发挥档案利用价值

按照《档案法》和单位档案管理制度的要求，及时组织做好档案的收集、整理、归档工作，确保档案齐全完整。根据单位的历史沿革和档案工作的历史演变，依据有关材料，按照档案行政管理部门的要求，建立全宗卷。安排专人做好库房管理，天天检查，天天控制库房温湿度。依据需要和方便查阅的原则，编制多种检索工具，并充分利用数字技术，努力实现全息输入、关键字检索。注重档案的开发利用，积极主动开发利用档案信息资源，为单位工作中心服务，编纂《全宗指南》《大事记》《机构沿革》《档案利用典型事例》《人力资源管理政策汇编》《人事代理指引》等多种专用材料，实现档案的利用价值。2018年，临朐县人力资源管理服务中心办理失业、二次就业、退休、补交保险转移，借出档案8763份，为各类代理人员查阅档案3446人次，为达到退休年龄的代理人员查阅档案年龄，为代理人员少跑腿、确保“一次办好”，提供了极大方便，得到了领导和社会各界的广泛称赞。

四、认真开展监督指导，提升档案管理水平

根据《档案法》、上级业务部门的有关规定和本单位的规章制度，积极邀请档案行政管理部门的专家，为专兼职档案人员上课辅导，组织人员到较好的单位学习经验，科室立卷时，派出专人，手把手指导，现场解决疑难；时常对各科室文件材料的收集、保管进行监督检查，发现问题，及时整改。采取多种形式对专兼职档案人员进行档案管理业务培训，不断提高档案队伍素质。