大数据时代企业档案管理的发展趋势

文/山东先河悦新机电股份有限公司 李立群

档案管理作为信息管理的一部分，随着计算机技术的普遍应用，接受、整合和处理的信息越来越多，管理的方式和方法同样也需要与时俱进，并不仅仅局限于以前的记录，整理、摆放的方面，还需要在企业需要的时候迅速出现，为企业的决策和方向提供借鉴和依据。

一、大数据的概念

随着云时代的到来，我们对于大数据有了一个更清晰的认识。大数据的概念顾名思义就是“大”，一个庞大的数据集，也有人叫作巨型资料。用来形容企业或者一家公司所创造的大量的、无法统计的非结构化的数据，半结构化的结构数据也涵盖其中。这些数据在整理利用的过程中，会造成企业大量的金钱损失，也会浪费大量的时间。所以在大数据的统筹下，人们得以分工明确，通过分配到多台电脑进行整理分化，然后重新整合，变成能够为人类直接使用或者直接查询到的有用资料。

二、大数据时代在企业档案管理中的作用

（一）大数据时代企业档案管理简单化。企业面对庞大的档案资源，难以进行整理、归纳，可以依托大数据实现数据的分类化整理。这样的好处显而易见，没有纸质档案的年限设置，不需要进行保养，并且所占据的空间很小，一个小小的U盘就可以轻松储存，这样就让档案资料在实际生活中的价值展现出来。从而提升本身的价值，也方便了企业的运用。

（二）大数据时代企业档案管理对企业文化的提升。正是有了档案的管理和储存，企业的文化才能越来越好，公司也才能做大做强。大数据时代对于企业档案管理可以说是不可多得的福音，精简储存空间，传播企业文化，节约整理时间，为企业文化的沉淀创造了良好的条件。

三、大数据时代企业档案管理的趋势

（一）发掘价值，充分利用。企业档案资料一直都有着开发和利用的价值，因为我们不能估量其中蕴含的价值。那么在大数据时代，我们也就可以将企业档案中隐藏的价值开发出来，充分利用这些资源和知识，从而达到档案资料的最大价值化。这个过程中，要深刻认识到这些档案资料的价值，培养企业员工对档案开发的意识，配备优秀的团队，利用大数据的独特性，发掘这些资源中的价值，并归纳整理分类，方便以后的查找和补充。

（二）聚集收纳，有备无患。档案资源这些流动的资源就是企业档案管理的基础，在大数据背景下，各式数据洪流的冲刷下，必须加强企业档案的专业的秩序化的管理，不断地补充、丰富企业的档案储存，不仅仅是对大量资源的收纳和聚集，也要对其进行分类化管理。这个时代，数据的种类繁多，涉及的领域宽广，所以说除了企业档案管理有关部门有意识的收集，还要培养员工收集数据的意识。

（三）完善管理，发动全员。大型企业的档案不是一朝一夕就能建设完成的，尤其是在互联网高速发展的时代，新媒体自媒体的传播中，不管是个人、企业、集团甚至是国家，都没有办法将自己独立于数据信息之外，因为每个人拥有不同的数据、不同的资源，而且很多情况下，这些数据资源并不相同。这就为企业档案的管理提出了一个新的条件，那就是抱团取暖。企业可以通过合作，或者是宣传的方面，来让全体的员工参与进来，让企业的每个部门和个人，都为企业档案资源的补充贡献一分力量，从而达到对企业档案的优化和补充。

（四）瞭望5G，助力腾飞。5G的建设已经进入发展的快车道，相信在不久的将来，5G必定能普遍化、平民化。那么企业的档案管理理念如果能够搭载5G的顺风车，无疑会在未来占尽先机，创造不可估量的价值。5G的到来将有实现物联网的可能，事实上各大行业、各个领域、各个企业在运营和发展的过程中，所保留的都是独一无二的资料，也可以说是公司的商业机密。那么在大数据的时代，5G的风暴卷集就会有可能造成资料的共享。要知道，企业的档案资料是随时录入进去的，不会凭空的增加，而大数据更加注重资料的时效性和完整性。那么为了提升档案管理的效率。资料的储存和收集后的分类是一个繁重的任务。这种情况下，我们可以利用5G的高输出、高下载、高运行的网络特性，运用计算机来处理这些庞大而繁琐的数据。

（五）定位档案，深化理念。档案放置在档案室里也好，躺在U盘里也罢，还是躲在数据云端也罢，都是一潭死水。在大数据时代，企业必须革新档案管理的理念，化资源为财富，将档案变得生动起来，只有它产生价值，企业和员工才会更加深入地开发这些档案资源的潜力。

四、结束语

在大数据背景下，企业的档案管理也不是死气沉沉，它也拥有丰富多彩的格调。企业也应该在这个得天独厚的环境中，将档案管理和互联网技术深入地结合起来，来促进企业档案的丰富、有效的管理、高效的分析、知识的呈递，将档案的作用最大化。同时，也能革新和丰富企业的文化。