对社区卫生服务中心疫苗管理内部控制建设的探讨

李伦

摘要：文章探讨了社区卫生服务中心疫苗管理内部控制存在的问题，采取疫苗管理不相容岗位相分离、疫苗采购人员定期轮岗制度和强制休假制度，加强疫苗库存管理，强化疫苗收支经费管理，实施疫苗和预防接种信息一体化改造，堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，从而确保疫苗资产的安全，疫苗相关经济活动行为合法合规。

关键词：社区卫生服务中心;疫苗管理;内部控制

随着社会公众健康预防意识的提高以及新型疫苗（如用于预防宫颈癌的人乳头瘤病毒疫苗）陆续提供接种，疫苗领域越来越受到各方重视。疫苗管理内部控制逐步成为社区卫生服务中心内部控制的关注点。《疫苗流通和预防接种管理条例》规定：疫苗分为第一类疫苗和第二类疫苗。社区卫生服务中心提供第一类疫苗接种服务不收取任何费用，而接种第二类疫苗是由受种者或者其监护人承担费用，产生的收入在笔者所在单位已占门诊医疗收入的15%。根据重要性原则，基于业务财务融合视角，本文主要探讨第二类疫苗管理的内部控制建设。

一、疫苗管理内部控制存在问题

（一）疫苗管理不相容岗位未分离

疫苗由中心的预防保健科室进行采购、验收、存储、保管、领用和使用，尤其在疫苗的采购和验收、保管和使用上没有做到不相容岗位相互分离、制约和监督，容易出现舞弊和贪污腐败行为。

（二）疫苗采购岗位长期不轮岗

中心预防保健科室制定疫苗使用计划，于每月规定时间，根据疫苗库存及用苗情况向疾病预防控制中心订购疫苗，且疫苗与药品相比涉及金额小，故上级专业部门暂未要求实施疫苗采购人员轮岗制度。疫苗采购人员长期没有轮岗，可能存在商業贿赂，具有一定的廉洁防控风险。

（三）疫苗库存管理不够规范

每日预防接种门诊开始前，由预防接种门诊人员从疫苗冷链库领用疫苗到接种专用冰箱内;每日门诊结束后，再将接种专用冰箱内的余苗归还至疫苗冷链库中，但往往只有登记、没有严格的双人核对制度，可能导致疫苗流失、疫苗信息失真、账实不符等风险。虽建立了疫苗的定期清查制度，但疫苗盘点工作仅由预防接种门诊工作人员实施，财务科工作人员未进行监督盘点和抽查、复核盘点结果，存在被挪用、贪污等风险。疫苗盘点不严格，也可能造成疫苗过期浪费。

（四）疫苗收费、退费管理尚有不足

疫苗收费实行月对帐、对账不严，可能存在漏收现象;门诊挂号收费系统中疫苗名称使用了简称，与疫苗处方上的名称不一致，或者是生产厂家和剂型不一致，存在错收现象;疫苗退费审批不严，虽有经办人的签名、接种者或儿童家长签名，但缺少预防接种门诊负责人和财务科负责人的当场审核，退费凭证中未附收费票据，这些都存在一定漏洞，可能发生收费人员舞弊行为，如：采用虚构患者疫苗费退费、办理虚假退费手续、截留疫苗费现金。

（五）疫苗囤积导致疫苗失效

制定疫苗使用计划是对其规范化管理的基础，而由于使用疫苗的不确定性使得疫苗计划出现不准确的情况，疫苗计划与实际情况出入比较大，再加上二类疫苗采取自愿接种，如品规不符合接种对象要求，导致疫苗囤积，致使疫苗易发生失效，导致资金浪费。

（六）疫苗盗失风险

社区卫生服务中心在疫苗管理中，因缺少相关过程管理手段和约束，可能导致疫苗管理效率低下、配置不合理甚至盗失等风险。

（七）信息系统未能有效整合、优化

目前社区卫生服务中心均使用上海市预防接种信息系统（以下简称SIPIS系统）进行疫苗和预防接种的日常管理，但该系统与中心的收费挂号系统缺少数据接口，两个系统并未形成数据交互、集成关系，仅是一个个信息孤岛，另缺少疫苗进销存系统，无法实现实时库存结算，易出现疫苗收入的错收、漏收等情况。

二、疫苗管理内部控制对策与建议

（一）疫苗管理不相容岗位相分离

疫苗采购预算的编制和审定岗位分离;疫苗采购需求制定与内部审批岗位分离;疫苗的采购与验收人员相分离;疫苗的验收与保管岗位分离;审批与付款执行岗位分离;疫苗采购执行与监督检查岗位分离;疫苗采购、验收与相关记录岗位分离;疫苗保管人员与领用、使用（接种）疫苗人员相分离，形成各司其职、各负其责、相互制约、相互协调的工作机制。在收苗验苗、入库登记环节执行双人核对制度，做到票、账、货、款一致。

（二）建立疫苗采购人员定期轮岗制度和强制休假制度

社区卫生服务中心应制定疫苗采购人员定期轮岗制度，对办理疫苗采购业务的人员进行岗位轮换，明确轮岗周期，且不相容岗位之间不得轮岗，通过岗位轮换，由不同的人员承担重要工作和高风险工作，有利于降低舞弊，减少错误，不断改进和创新。工作人员因轮岗、调动工作或离职，而不再承担相应工作，必须完成交接工作，才能转换岗位或办理离职手续。交接工作需由转岗或离职人员与该岗位的下一任工作人员进行交接，由部门负责人监交。

根据《行政事业单位内部控制规范》（试行），尚不具备轮岗条件的单位应当采取专项审计等控制措施。对于疫苗采购人员实行强制休假制度，强制休假实行临时决定制，并做好移交工作，从而减少与侵占资产相关的舞弊风险因素中的机会因素。

（三）加强疫苗库存管理

疫苗严格按照相关储存规定管理，按品种、批号分类整齐码放，包装标志明显。

每次接种门诊结束后，执行双人盘点，接种工作人员和疫苗专管员清点用苗数填报疫苗领取使用记录，再由预防接种门诊负责人与SIPIS系统中的生物制品疫苗使用结算进行核对。预防保健科预防接种门诊负责人将当日用苗信息与财务科收费信息进行比对，若信息有误差，两科室各逐一核对当日明细，确保疫苗收费账目日清日结。

月末结存盘点执行双人核对制度，预防接种门诊与财务科工作人员共同盘点，确保SIPIS系统与冷链设备库存数一致。按照上月疫苗，库存数和当月疫苗的购苗数、使用数、损耗数，预防接种门诊工作人员编制疫苗收支盘点表，预防接种门诊负责人审核签字后交财务科核对。

加强定期内部审计与专项审计，通过定期检查，实物盘点，保证实物流与信息流一致，即时发现内控缺陷，有问题即时整改。月末预防保健科室与财务科核对疫苗收费账目、疫苗收支盘点表，确保账物一致。财务科每月末参与疫苗实物盘点，疫苗盘点结存数与金额实行月月清，做到账账相符、账苗相符，符合财务收费管理制度要求。

（四）强化疫苗收支经费管理

实现预防接种门诊第二类疫苗處方电子打印，规范门诊收费系统中疫苗名称，标注好疫苗生产企业、抗原含量和剂量、适合年龄段，从而进一步减少错收现象。

建立预防保健科、财务科、信息科三方每日对账制度，对疫苗的收入、消耗的明细进行核对，减少漏收、错收现象。

建立第二类疫苗退费管理制度，梳理流程，严格管理，制定疫苗核对确认单。制定第二类疫苗退费申请表，由受种对象或家长提出申请，在退费环节上，执行双人核对确认流程，登记工作人员在SIPIS系统取消疫苗接种登记信息，第二类疫苗处方由登记工作人员盖退费确认专用章并签字，再由接种本人或监护人签字确认需退费、预防保健科、财务科负责人审核后交收费处退费处理。每日门诊结束后，收费员打印收费日报，日报中所反映的退费收据号和退费收据现金金额，与退费票据核对，收费组长复核后，交财务核销。

（五）加强疫苗计划的统计和预测能力

进行有效管理的前提就是要制定科学的计划，随意性的疫苗计划阻碍了疫苗管理工作有序开展，建立健全业务培训体系，提升疫苗管理人员统计和预测各类疫苗采购量的能力，有效减少疫苗数量不足或者数量过多的风险。宁可增加采购的次数，也不要采取一次就采购大量的疫苗造成囤积。即可采用ABC分类法管理，也可采取疫苗接种预约制度不啻为一种有效的方法，大大减少了库存量，降低了储存的风险。

（六）增设预防接种视频监控系统

在预防接种门诊增设接种视频监控系统，将门诊各个区域视频上传到门诊管理中心，实现将各个孤立的监控系统进行统一管理、数据转发和监控。特别是当有特殊的情况发生时做到统一的管理和应急措施的统一指挥，同时建设与公安的联网报警系统。当发生紧急事件或情况时，公安机关能够第一时间与社区卫生服务中心取得联系，让事件及时得到处置，从而降低疫苗盗失风险。

（七）实施疫苗和预防接种、收费信息一体化改造

上海已建成疫苗和预防接种综合管理信息系统，该系统涵盖了第一类疫苗和第二类疫苗从采购、供应、仓储、物流到接种等多环节的综合管理，进一步降低了服务差错率，但与疫苗收费系统尚未联网，仍然存在漏收、错收等风险。设想将来可以通过信息化建设，将疫苗和预防接种综合管理信息系统与门诊收费系统进行集成，与药品付费模式相同，只有经过收费的疫苗才可进行接种，接种确认完成后相应减少该疫苗的库存，从根本上杜绝了漏收、错收的现象，实现疫苗库存实时管理，提高疫苗会计核算准确性。

三、结语

社区卫生服务中心应基于业务财务融合的视角，通过财务科、预防保健科、信息科等跨部门通力合作、配合，不断加强疫苗管理的内部控制建设，堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，从而确保疫苗资产的安全、疫苗相关经济活动行为合法合规。

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（作者单位：上海市浦东新区浦兴社区卫生服务中心）