电子文件的归档管理和有效利用分析

周焕珍

摘 要：近年来，电子文件的归档管理理念和方式已经逐渐成为当代社会在发展过程中的一种必然趋势，对诸多企业的发展而言，具有非常重要的影响和作用。本文针对电子文件的归档管理情况进行分析，并且提出其在实践中的有效利用措施，为电子文件归档管理水平提升提供有效保障。

关键词：电子文件;归档管理;有效利用

在当前电子科学技术不断进步和快速发展的背景下，越来越多的行业在发展过程中都离不开计算机网络技术的应用。与此同时，由于我国已经全面进入到信息化、计算机网络时代，所以办公自动化的程度也在不断提升。在这种大环境趋势的发展影响下，无纸化办公已经逐渐成为一种新的潮流趋势。纸质档案管理的标准、措施以及具体实施方法等已经无法满足当代企业在日常运作和发展过程中对档案提出的要求。所以提出了电子文件的归档管理措施，电子文件归档方式在实际应用过程中，不仅具有非常强的可操作性特征，而且还可以在实践中促使电子档案的整体管理效率可以得到有效提升。

1 电子文件的归档管理

1.1 构建和落实电子文件的管理标准

随着计算机网络技术在实践中的快速发展，越来越多的领域在发展过程中，都在积极引进和利用计算机网络技术。该技术在各大行业、领域以及环节当中科学合理的利用，不仅可以保证应用效果，而且还可以提高日常管理效率和质量。特别是近年来电子文件归档形式的提出以及在实践中的有效落实，不仅可以打破传统纸质归档的局限性和单一性，而且还可以提高管理效率。在与电子文件当前的实际应用情况进行结合分析时，发现在实践中电子文件无论是在记录格式方面或者是在载体形式等方面，与纸质文件之间具有明显的差异性。这种差异性不仅仅只是单纯体现在外形的不同上，同时还在处理方法、日常管理过程中会涉及到的内容等方面。因此，在这种背景下，必须要结合实际情况，积极采取有针对性的措施，与电子文件在实际应用过程中的特殊性进行结合，这样才能够保证管理标准在制定和落实过程中的有效性和针对性[1]。比如，在电子文件对应的登记、命名等各个环节方面，要与这些环节在具体落实过程中的实际要求进行结合，实现对各种不同类型标准的制定和落实。在具体操作过程中，为了可以在实践中实现良好的处理效果，可以适当参照文书档案当中的一些方式，但是不能够直接复制粘贴，而是要与实际情况进行结合，对其进行一定的创新和优化。比如电子文件在不断的形成、积累以及最终归档和保存过程中，应当及时对其进行登记处理，同时还要保证相关数据的搜集、利用率可以得到有效提升。只有通过这种方式在实践中的有效落实，才可以最大限度保证电子文件归档的质量。需要注意的一点就是在生成电子文件之后，要提高电子文件在实际应用过程中的效率和质量，就必须要与专用软件进行有效结合，实现统一有效的归档处理。对于已经归档的电子文件而言，要制定和落实符合实际要求的制度，同时还要采取有针对性的技术措施，这样不仅可以保证信息在管理和利用时的完整性和有效性，而且还可以提高信息的整体利用率。

1.2 确定电子文件的最终归档方式

电子文件的归档方式在选择和具体应用过程中，通常情况下可以分为逻辑归档和物理归档这两种类型。首先，逻辑归档的这种方式在实际应用过程中，其主要是指直接通过计算机网络在其中科学合理的利用，将电子文件当中所呈现出的物理地址全部都存放在由档案管理部门管理和控制的服务器当中。在这种背景下，电子文件在实际应用过程中，可以直接提交给相关部门，这样可以提高电子文件在利用时的效率和质量。与此同时，这种方式在实际应用过程中，具有非常良好的稳定性和可靠性，同时由于借助于网络环境，所以其在落实时的安全性和严密性特征也普遍比较良好[2]。其次，物理归档的这种方式在实际应用过程中，其主要是指在实践中所有经过计算机处理的电子文件，在实际应用过程中，可以直接通过拷贝或者是刻录等不同的方式，将其直接记录在相对应的载体当中。在这种背景下，档案管理部门在日常运作和发展过程中，可以直接将其移交处理，同时还可以在实践中实行脱机保管。这种方式在实际应用过程中，还具有非常明显的优势特点之一就是可以方便电子文件的长期有效保存。

2 电子文件的有效利用

2.1 构建档案信息数据库

随着计算机网络技术不断进步和快速发展，计算机网络技术在电子文件归档管理中科学合理的利用，不仅可以推动其逐渐朝着信息化的趋势发展，而且还可以提高管理效率和质量。在电子文件的有效利用过程中，要想从根本上提高利用率，最先要实现的一点就是要实现自动检索档案。在具体操作过程中，要结合实际情况，构建和落实符合实际要求的档案信息网络，同时还要构建档案信息数据库，实现电子信息平台的构建和利用。这样不仅可以为网络系统的日常运行提供有效的档案信息依据作为支持，而且还可以提高信息资源在实践中的整体利用率。

在具体操作过程中，要与实际情况进行结合，构建和落实一套符合实际要求的电子档案管理制度，这样做的根本目的是为了推动电子档案管理逐渐朝着更加标准和规范的趋势发展。档案目录数据库在构建和具体应用过程中，不仅要达到国家提出的标准和要求，而且还要为日常操作提供方便快捷的方式。与此同时，还要结合实际情况，对各种不同类型的立档单位文件、档案的各个著录项目等，制定和落實统一的管理规定和标准。另外，还要与实际情况进行结合，对档案管理数据库当中的一些软件、硬件以及其他各种不同类型的数据指标等进行统一合理的规范化管理[3]。这样不仅可以提高这些数据信息在实际应用过程中的效率，而且还可以以统一的规范化模式来进行管理，为数据共享打下良好基础。

2.2 实现档案信息的网络化管理

在实践中，要结合实际情况，构建和落实符合实际要求的档案信息数据库，同时还要借助计算机技术在其中的合理利用，实现对档案信息有针对性的查询，促使管理水平和质量可以得到有效提升。通常情况下，在利用计算机技术对档案内部信息进行管理时，会受到半封闭式管理模式的影响，也就是说在实践中档案信息无论是在管理方面或者是在利用方面，都会受到一定的限制影响。导致这一现象出现的根本原因是由于档案管理现阶段对社会的开放性程度比较低，无法实现信息数据的有效共享和利用。所以在针对这一问题进行具体处理的时候，可以与当代网络化的发展理念以及相对应的技术手段进行有效结合，促使电子档案可以实现网络化的管理模式。这样不仅可以针对当前存在于其中的这些问题起到良好的处理效果，而且还可以在实践中将其自身在应用时的作用和价值充分发挥出来，将电子档案自身的应用价值体现在各个环节当中。由此可以看出，在电子文件归档管理模式的实际应用过程中，只有保证其管理效果，才能够实现电子文件信息的合理利用。

3 结束语

电子文件归档管理是近年来提出的一个全新理念，特别是在当前计算机网络技术不断进步和快速发展的影响下，电子文件归档管理的效率和水平将会直接影响到电子文件信息在使用时的效率和效果。所以要从多个环节和角度出发，提高电子文件归档管理的质量，同时还要构建信息数据库，这样才能够提高电子文件信息数据的利用率。

参考文献

[1]刘月艳.企业电子文件归档流程探析[J].中国管理信息化，2018，21（01）：140-142.

[2]孟文娟.浅析电子文件的双轨制归档管理[J].科技经济导刊，2017（33）：178.

[3]党景丽.办公自动化条件下电子文件的归档与管理探析[J].甘肃科技，2016，32（24）：80-82+105.