探讨纪念馆文书档案管理流程优化和信息化思考

摘 要：社会的发展，时代的进步。一切的东西都在时代不可推卸的力量下往前进。纪念馆也需要顺应时代的潮流，尤其是在中华子孙逐渐唤起了对民族文化热情的这个接口。纪念国必须做好改革，顺应潮流、才能够抓住机遇。文书档案管理是纪念馆管理当中一个非常至关重要的环节。因为纪念馆是作为一个纪念文物纪念历史的一个机构，文书档案是正式记录这些过去辉煌的文字见证。是纪念馆纪念二字的存在证明，是纪念馆存在的意义。他的管理水平的高低关乎着纪念馆发展的长远与稳定，基于此处。今年管文书管理也立足于新时代，与时俱进，把握住时代的脉搏。再结合纪念馆实际需求，对文书管理流程不断查漏补缺，优化、完善。积极主动的引进新科技-信息化技术，加快信息化流程的进展，认真落实纪念馆文书档案管理的实际效率。为纪念馆整体管理效率提供了坚实的基础，引人向上的标杆。强化管理的措施，让他们切实解决现实所遇到的问题，不搞花架子，不搞面子工程。为纪念馆可持续发展提供坚实的保障。

关键词：纪念馆;文书档案管理;流程;优化;信息化

前言：现如今，由于我国正处于复兴阶段，我国的文化自信随着国力的增强而逐渐增加，成为我国人民日常生活经常提到的话题，纪念馆正是我国文化记载的重要传承之地。所以前往纪念馆参观的人数骤然增多，所以纪念馆的管理将面临着巨大挑战，其中包括档案管理。纪念馆文书档管理也将面临着巨大挑战，挑战重重。我们必须不断优化文档管理程序，要注重问题的解决方案，这就要与现当代的信息技术相结合，依托信息技术，切实提高文书当管理的水平和效率。立足于实际所面道的管理问题，如管理模式落后，这会影响纪念馆正常运行，因为文档的分类和储存都将受到影响，不利于信息数据的查阅，拉低了整个文档的使用效率。因为存在着这些种种原因，所以我们要运用现当代技术去解决这些问题。让文档的管理环节与流程全面升级，以此来解决传统文档管理所存在的缺陷问题。从根本上解决问题的根源，让文档管理彻底优化。

所以本文将根据文档管理在现实中所遇到的问题，尝试着提供一些解决措施。

1 结合纪念馆在文档管理时实际所遇到的问题，正确认识它的管理现状

1.1 文档管理人员的专业素质不够，导致文档管理的统一性较差

与大多数务公司一样，纪念馆的文档管理员大多是属于办公室工作者，很多都不具有专业性。大多都缺乏相应的素养。但是由于大学专业的不同，未经受相应的专业和技能的培养，导致今天关文档管理很难提高真正的工作效率[1]。也正是因为如此，文档管理的存放缺乏准确性，他们也很难判断哪些？文档具有保存价值，哪些文档不具备相应的储存价值。这样做的结果导致了许多本来具有大量重要的文件内容的文档导致丢失，而一些普通文档却被当成重点文档放在储存室进行保护。让大量具有历史价值的东西就此失传的，损失过大。所以文档管理。文档缺乏统一性。

1.2 因为文档管理缺乏专业配置，导致文档管理工作无法连续进行

立足于现实生活，社会上大多数都对文档管理并不重视。因为文档管理是用汉字书写的，大多数人觉得他不如保护金银宝贵。而纪念馆也因为惯性，常常忽略了文档管理的重要性。所以管理文档的人往往身兼数职，而文档管理只是他们工作内容里穿插的一个小小副业[2]。很少有专门只从事文档管理的人员配置，这样会导致人员流动较大，不利于文档管理的连续性与稳定性，因为每个人管理方式的习惯不同，而管理人员经常变动会导致文档常常不易找到甚至丢失。除此之外，在传统的只是档案管理模式下，管理文档的工作量繁多且冗杂。无法实现文档管理的高效率。

1.3 大多数文档管理还存在于传统的纸质文档，为实现信息化和现代化

因为文档管理还存在于传统的纸质文档管理中，现代化和数据化并未在文档管理中的以大展身手，这将导致文档档案的使用率低下。具体来说，虽然纪念馆已经逐步意识到文档管理对于尽量化至关重要的重要性。并且给予了文档管理的高度重视。并引进了现代化的信息技术来进行管理。那信息化数字化的优势得以在文档管理中发扬光大，解决了不少传统文档管理所遇到的麻烦，改善了文档管理的管理模式。尤其是在对纪念馆各种文物的来源以及纪念馆纪念人物的生平事迹这些方面[3]。但是，在其他的文书管理档案中，并没有得到全面彻底的实施，是文书管理彻底信息化数据化的道路还有待落实和完成。所以要使档案查找能够准确且快速还有大提升，该文档管理的使用造成阻碍，导致文档管理的便捷性低，即使文档管理耗费了大量的人力物力，但文档管理的效率仍然低下。

2 全面提升文书当管理的流程设计与优化水平

2.1 合理设计文书当管理的流程，维护文档管理的准确性和完整性

术业有专攻，不同部门有不同部门的责任。

首先我们要结合纪念馆的管理结构，将文书党管理单独成部，明确文书档案流程设计部门，换句话说就是确定好负责文档管理的管理人员，立足于档案管理的信息化建设，纪念馆的档案部门承担归档流程设计者这一重要角色。

其次，要明确职能的所在，明白核心业务。一切工作都是立足于推进文档管理，知晓自己最重要的职责就是将文档整理归类并保

存[4]。而这一切都将以信息化建设作为基础，在明白了解它的基本要求之后，再根据实际现状进行合理规划设计。具体来说就是，档案管理者在接受到纪念馆各部门所传来的档案资料后，要构建文件档案，记录它的来源部门以及来文件的内容，然后进行归类并记录它的储存地方所在，然后对其进行信息化的处理。最后将这些东西向上级进行审阅、批示。如果其他的部门想要查阅已整理好的文件档案，需要向上级请示、批阅，再拿到授权后，需要在文道管理者的陪伴下才能使用。而文档管理人员需要不断改进完善文档管理的搜索[5]。并做好备份，以防原件丢失的准备，以此提升归档的及时性和准确性。

最后，在明確好档案管理的各项职能后，合理设计文书档案的管理流程，除此之外，归档时要注意核查文档的准确性和规范性，这样做是为了保障文档能够完璧归赵，不会出现遗失或拿错的错误的行径。

2.2 优化管理流程，促使环节全方位可控

要做到优化文档管理流程，首先树立优化思想意识，意思对于我们有着促进作用，所以我们的领导和文档管理者必须要提升优化意识。只有有了想法，才会有所作为。所以这就要要求我们做到以下：

一方面我们必须要让纪念馆领导意识到文件档案对于纪念馆的重要性，意识到文案管理的价值，促使他们增强优化观点。只有这样才能加强对文档管理方面的监督，让档案入库、查阅、归档这一系列程序都全面可控制。切实提高文档的管理水平以及操作效率。

另一方面则要求我们的文档管理人员必须全体参与完善优化文档管理的整个环节，从细节把控文档管理，明确提升优化的方向和目标。从而增强他们对工作的责任心，也可以借此增加团队的协作意识。

最后，文档管理者要重视对文档管理人员的科学指导，针对设计的流程和实际所遇到的问题进行培训，促使整体管理人员的素质得到质的飞跃和提升。以此来强化环节的控制，让文档管理的科学设计流程落实到实处，真正做到上行下效。

3 正式文档管理信息化建设的价值，促使文档管理高效发展

3.1 实现文档管理的信息化建设的意义

信息化有利于促使文档管理水平的全面提升，具体来说就是将先进的信息化技术引入档案管理的流程之中，将信息化的各种优势运用在文档管理的实际操作中，让文档管理的整体效果得到了提升。除此之外，文档管理信息化建设加快了纪念馆的信息化发展和建设。让点成线、线成面，让文档管理为点，促使纪念馆整个机构都开始实施信息化建设和发，并为此发展提供基础和保障。最后，文档管理信息化建设有助于大幅度提升管理质量，让一切文书档案都能够通过计算机的程序去处理，去审阅，去索引。这样使得各项环节更優化，管理难度降低，管理效率提高。

3.2 实施文书档案信息化管理的措施

首先，要注重信息化数据建设，促使传统纸质档案向电子档案转变，让文书档案管理的操作从人工转化为智能，通过计算机操作。这样既能减少对纸张的使用，有效降低资源的投入，符合可持续发展战略，而且通过计算机操作能够降低人工所产生的误差，大大降低了由人工操作所带来的误差率。从而促使文件管变得理更加便捷，也成功提高、延伸文件档案的保存时间，因为传统的纸质文档总会由于时间的原因而腐朽，但是我们把东西保存在电子档案里，只要程序能够继续，营仔里面的东西就不会消失。而且这有利于文件档案的维护，因为纸质档案文件会随着时间的久远而消失，消失则需要通过人工手写来进行恢复，这样的话，工程十分繁重。但是如果是电子档案，则可以一键复制。大大提高了维修的效率。

其次，维护文件档案信息化安全发展。原始性是文件档案的基本特征。因此在信息档案中不得对档案进行随意更改，要保证信息属性的一致性。为此，在文书档案管理中，它的信息化安全不容有失。所以，在文书档案管理中我们要对它的权限进行重重设置，如口令、密码等……，

最后，文书档案管理人员要有足够的信息化素养。如果一个文件管理人员对网络信息技术一窍不通的话，那即使安装了网络信息也无法正常操作，这样还是处于原始的传统纸质文档管理。所以必须要求文书档案管理人员能够熟练地掌握网络信息技术。能够运用计算机对档案进行基本操作，进行信息处理。只有每一个文档管理人员都能够进行基础的操作，才能够完成领导的命令，彻底实施文书档案管理信息化建设，而且文书档案管理人员也能够及时应变在实际操作中所遇到的问题，不至于因为这样管理人员因为自身能力的不足而造成不可挽回的影响。也因此提高文书档案管理的规范性和准确性，因为电脑操作文档管理是有一定的程序的，他是不会像传统纸质文书档案管理那样因为个人的差异而产差异，所以它的准确性和规范性得到提高。

4 总结

通过以上的分析我们可以知道，我们对文件档案管理继续信息化建设必须要立足于新时代新发展。尤其是随着纪念馆在现代社会中日益受到关注，促使纪念馆不断发展，而文书档案也因此更具有了价值和意义。文书档案工作也逐渐备受瞩目，它代表着一个纪念馆本身所具备的内涵和历史价值，它是纪念馆一切工作进行的前提，所以，我们必须要不断促进文书档案管理的工作。而要做到提升，就必须立足于纪念馆的发展路线和实际工作中所遇到的问题。明确认识。文书管理档案目前的现状，意识到它所存在的缺陷。正是传统文件档案管理工作的滞后性，引进信息化技术去解决完善这个传统。文书档案管理所无法解决的问题。并对整个文件档案管理的流程重新设计，进行科学的策划，这样才能使各项工作有条不紊的进行下去。

参考文献

[1]储蕾.简单·实用·高效——企业文书档案管理流程优化的几点思考[J].山西档案，2010（6）：21-22.

[2]牛佳.关于文书档案管理中电子信息化应用的思考[J].铁路采购与物流，2017（09）：49-50.

[3]牛佳.关于文书档案管理中电子信息化应用的思考[J].铁路采购与物流，2017（09）：49-50.

[4]张媛.关于信息化时代下文书与档案管理工作一体化的思考[J].现代经济信息，2018（15）：137.

[5]崔扬.浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[C].决策论坛——决策理论与方法研究学术研讨会，2016-12-24.

作者简介

李连民（1968-），男，汉，山东省菏泽市牡丹区，本科，副研究馆员，研究方向：文物档案与管理。