新形势下医院档案精细化管理措施探究

曾慧婷

摘 要：当前医院档案管理中还存在很多问题，包括档案管理模式落后，管理效率不高，信息化建设滞后等，这样就容易造成档案资源利用率不高，不利于医院的长远稳定发展。对此医院要注重采取精细化管理措施，让档案管理各环节工作都得到规范，提升档案管理工作质量，更好的将医院档案的价值发挥出来。本文将简述医院档案精细化管理的意义，然后分析了医院档案管理工作现状，最后提出了新形势下医院档案精细化管理措施。

关键词：新形势;医院档案;精细化管理

近年来我国医疗体制改革日益深化，医疗服务水平也有了大幅度提升，医院之间面临着更加激烈的竞争形势。档案管理作为医院的一项重要管理工作，为医院的发展提供了丰富、可靠的数据信息。对此可以将精细化管理理念融入到医院档案管理工作中，解决传统档案管理模式下的各种问题，保证档案管理工作的顺利进行。

1 医院档案精细化管理的意义

精细化管理最开始被应用于企业生产管理中，是一种注重“精、准、细、严”理念的管理方法。企业通过加强对员工的培养，促使他们职业素养不断提升，掌握更多专业技能，并对工作流程进行优化与细化，促使各部门与员工之间加强沟通与协作。这样企业生产与经营效益才能提升，实现长远稳定发展的目标[1]。对医院档案管理工作来说，主要目标是为医院日常工作所服务，利用精细化管理措施，能够保证档案管理规范、有序进行，进而提升档案利用效率。在医院档案精细化管理过程中，不仅可以集中、清晰和完整的对医疗、科研、管理等档案信息进行归集与反映，也加快了医院档案信息化建设步伐，让医护人员、患者和上级部门等获得更加优质与及时的档案服务。精细化理念的运用有利于档案管理工作更高效的开展，确保最大限度发挥出医院档案的价值。

2 医院档案管理工作现状

随着市场竞争变得越来越激烈，很多医院以经营管理为工作重点，将目光放在经济效益上，在很多时候都忽视了档案管理工作，未将建立的档案管理制度落到实处，不能有效约束各档案管理人员行为，也影响了档案管理工作质量与效果。此外，医院在学术研究、交流活动等方面也需要利用档案，才能获得相应参考依据，这需要提升档案管理工作质量，保证各项医疗活动正常进行，为医院健康长远发展打下坚实基础。现在很多医院在档案管理方面还显得比较粗放，不能保证档案管理的质量与效率，容易导致档案发生破损、丢失等情况。也有的医院在档案管理中未实行精细化管理措施，各部门缺乏有效配合，为档案收集、整理等工作带来了不利影响。在我国医疗体制改革过程中，医疗服务水平也越来越高，医疗数据信息日益增多，这大幅度提升了档案管理工作难度。尤其是在信息化时代下，很多医院在档案管理中缺乏引入新技术，忽视档案信息化建设，也不利于档案精细化管理的正常进行。

3 新形势下医院档案精细化管理措施

3.1 档案归档要实现精细化

在医院档案归档、整理等环节上，也要注重融入精细化理念，从医院医疗、科研等工作出发，做好档案收集与整理工作，让所有归档材料都做到完整性与科学性。针对各类型档案而言，应该运用适当的方式进行收集与管理，这样才能确保档案类别更加清晰。医院要结合各档案的等级和类别，及时作出分类与归档，将档案归档过程也准确记录下来，避免档案出现损坏、丢失等问题，也防止归档错误的发生。在档案精细化管理过程中，医院也要积极运用电子数据化管理措施，这样才能让档案管理更具条理性、细致性与完整性，也保证了医院档案管理质量的提升[2]。医院要在档案管理中加强领導，保证组织到位、认识到位、措施到位，增加档案设施投入，档案室要配置计算机、空调、复印件、消毒柜、密集柜等设施，不断完善档案管理硬件，为档案精细化管理创造有利条件。

3.2 制定档案精细化管理制度

在医院档案管理过程中，应该加快体制建设速度，保证档案管理效率与质量的提升，满足新形势下对医院档案管理提出的要求。为从整体上提升医院档案管理水平，应该尽快建立并完善《档案保管制度》、《档案工作保密制度》、《档案利用制度》、《档案材料归档制度》等档案管理制度，为档案精细化管理打下基础。在制定医院档案管理制度的过程中，应该将精细化管理理念体现出来，将档案管理内容、标准等明确下来，保证档案管理的规范化与科学化[3]。医院也要严格实行《档案人员岗位责任制》，加大对档案管理人员的考核力度，落实有效的奖惩措施，促使其注意档案工作的时效性与动态管理。医院在各项档案管理制度实施中要注意不断调整，借助PDCA分析法进行改进，确保真正将档案精细化管理制度的作用体现出来。

3.3 加强档案管理方式创新

以往医院档案管理比较粗放，存在着很大的盲目性和随意性特点，容易让档案数据发生损坏、丢失等问题，为档案管理工作效果造成了诸多不利因素。而在档案精细化管理理念下，需要档案管理人员树立新的理念，在管理方式上加强创新，确保档案管理质量和效率得到提升。第一，随着档案资料收集的进行，档案管理人员应该根据顺序记录医院各科室档案数据，同时将档案收集的数量、时间和内容等明确下来。第二，医院档案归档过程中同类文件要一起保存，并结合文件内部差异作出排序，保证档案规范更加规范与合理。此外，要想让医院档案更加完整，也要安排专人对档案归档工作进行监督，防止在档案管理中出现疏漏。第三，对医院档案借阅来说，相关人员必须得到本部门批条才能借阅，同时对借阅人、借阅档案、借阅时间和归还时间等进行准确、全面的记录。通过采取这种方法，能够解决档案丢失、归档不及时等现象，让医院档案管理质量得到提升，真正将档案的作用体现出来。

3.4 增加信息化设施投入

进入大数据时代后，医院各部门每天都会形成大量数据信息，这极大增加了档案管理工作难度。在传统档案管理模式，已经无法保证档案管理的效率，出现了很多弊端，不能达到新形势下医院发展的要求。这要求医院在档案管理信息化建设上提高重视程度，不断优化档案信息化管理体系，在大数据技术支持下，让档案实现批量处理和自动分类，保证数据处理的效率和质量[4]。信息化背景下医院也要加快网络共享数据库建设速度，将各科室管理权限明确下来，这样在各科室权限范围内能够高效的传输与借阅，这样医院档案管理工作质量才能得到提升。要想让医院档案数据更加安全，也要充分应用云备份技术、云存储技术，这样在系统发生故障后能够及时恢复数据，解决数据丢失和破坏的问题，为今后档案服务工作奠定良好基础。

4 结语

总之，新形势下对医院档案管理工作有了更高要求，必须在传统档案管理模式上加强创新，充分发挥出精细化管理措施的作用，让档案收集、整理、归档、保存和利用等环节更加规范有序开展。同时医院也要将档案管理人员职责和义务确定下来，制定完善的档案管理制度，保证精细化管理措施在档案工作中的顺利实施，从而更好的为医院发展作出贡献。

参考文献

[1]石绍忠.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].现代经济信息，2019（14）：77.

[2]胡楠.精细化管理与公立医院档案建设探析[J].办公室业务，2019（13）：93.

[3]王旭飏.医院电子档案精细化管理策略探讨[J].办公室业务，2019（08）：139.

[4]朱晓伟.精细化管理在医院档案管理中的应用分析[J].陕西档案，2018（03）：33-34.