分析档案信息化与纸质照片档案数字化

解薇

摘 要：伴随科学技术的不断发展，档案信息化属于档案工作现代化发展过程的必然趋势，档案管理工作的信息化建设重点就是要实现档案信息数字化，而纸质形式的档案信息、照片信息等都能够基于数字化技术进行转换，最终成为数字档案的形式进行存储。

关键词：档案信息化;纸质照片;档案数字化;扫描;数码

实际上，信息技术的不断发展让其在各个行业领域当中被广泛应用，更在档案管理工作中被广泛应用，让档案管理工作实现了信息化，其中纸质形式的档案内容也被转换成了数字化形式，这个过程中基于相关设备的实际应用，实现了档案信息化和纸质照片信息的数字化，存储、使用与管理都变得更为便捷。

1 档案信息化和档案管理信息化建设的相关内容

1.1 档案信息化

档案信息化实际上就是基于档案管理部门的组织与规划，在档案信息管理工作当中应用信息技术手段，对档案信息实施针对性的处置、管理工作。而档案信息化涉及到的技术有：

1）OA技术。办公自动化属于档案信息化当中的基础技术，电子文化信息的形成、传输以及加工处理都需要使用办公自动化技术，简单而言，就是电子文件是办公自动化的必然产物。2）数字化。数字化技术属于档案信息化的基础，纸质形式的档案、照片、音频、影像等档案内容，都能够基于数字化技术进行转换，形成数字档案进行存储与管理。

1.2 档案的信息化建设

档案的信息化建设在国家档案工作发展中是非常关键的组成部分，其内容包含对硬件、软件以及网络的建设，还有信息资源、标准规范、应用体系和人才团队方面的建设等，而现代档案信息化建设的工作重点就是档案数字化。

2 纸质档案、照片档案的数字化转换

数字化就是要基于计算机技术把模拟信号转变成为数字信号的过程，纸质、照片档案的数字化就是要使用数码相机等设备对其实施数字化的转换加工，把其变成能够存储在磁带、光盘、硬盘等载体中的信息形式，同时还能够被计算机进行识别。

2.1 扫描

1）技术指标。当前已经存在的扫描仪器有很多种，比如手持式、平板式、立体式、拍照式、大幅面、胶片与透明介质的扫描仪。而扫描仪的技术指标有这几项内容：光学分辨率，色深度、灰度级、幅面和扫描的速度。通常光学分辨率越高，扫描出来的图像就越清晰，可是生成的数字图像也会随之变大，存储空间需要更大。色深度表示的是扫描颜色的二进制数字指数的位数，比如24位色深度，色深度越高其能够描述出来的颜色就越加丰富，扫描出来的数字、彩色图形和原稿色彩更加接近。在对彩色图像的原稿进行扫描的时候，一般要使用色深度36位以上的仪器，这样获得的图形效果会更好。灰度级就是表示灰度图像层次数字指数的位数，灰度级越高图像层次就越加丰富。幅面一般就是扫描仪每次能够扫描的最大尺寸，针对平板式扫描仪而言，负面大小和扫描仪的稿台尺寸是相同的，而有的扫描仪幅面宽度和扫描仪宽度是一样的。扫描仪的幅面越大，其销售价格也更高。在扫描过程中，需要遵照扫描对象对扫描仪的幅面进行选择。比如，扫描文件通常是A4幅面的扫描仪，扫描图纸要尽量使用幅面較宽的扫描仪。在扫描过程当中，扫描速度的单位是页/分钟，当前扫描仪的速度最高可达15页-20页/分钟。2）安装流程。在对扫描仪实施安装的时候，要先将数据线连接好，之后连接电源线，并且在计算机中安装扫描仪的驱动程序，同时要安装扫描仪对应的扫描软件。之后要对扫描仪实施参数设置，通常在对比较清晰的白纸黑字文件进行扫描的时候，扫描的模式要使用黑白二值的图像模式，而如果要扫描的是黑白照片或者文字不够清晰的文件内容，需要及时对扫描仪的灰度图像模式进行调整，当要扫描的是彩色照片、带章文件的时候，需要把扫描模式调整成彩色图像的模式。

而在对扫描仪的分辨率进行设置的时候，首先要明白分辨率就是单位长度中图像所包含的点数或者是像素数，通常都是用DPI来表示的。不同形式的纸章、尺寸其扫描分辨率也是不同的，阅读文字图像的分辨率比较低，一般为≥100DPI，而OCR文字图像的分辨率比较高，一般为≥300DPI，照片图像的分辨率一般不会低于300DPI。而通常数码冲印店中用来冲洗的分辨率是300像素/英寸。

在对图像文件格式进行扫描或者压缩的时候，通常有这样几种文件格式：TIFF、JPEG、JPEG2000。TIFF的文件扩展名是TIF，支持黑白二值的图像压缩格式，而其中的无所压缩就是图像信息在压缩处理过程中不会产生损失，一个TIFF文件当中是多层或者多幅图像的。JPEG格式支持彩色的图像，图像压缩比能够进行选择，质量不会产生明显变化。JPEG2000同时支持有损、无损压缩，图像质量会逊色于JPEG，但是图像质量更为良好。

2.2 数码摄影

数码摄影就是使用数码相机对纸质、照片档案进行拍摄，这个时候要尽量使用光学分辨率比较高、可调整焦距的广角镜头的数码相机对纸质、照片档案进行拍摄，之后导入到计算机当中进行存储，以备档案管理工作中的使用所需。

2.3 对扫描图像的处理

在对扫描图像进行处理的时候，可以使用图像处理的软件（当前较为通用的处理软件依然是Photoshop），对扫描所得到的数字图形实施处理，将档案内容中出现的污斑、阴影等进行有效去除，并且能够让那些由于扩散而变模糊的字迹重新恢复清晰。

2.4 图像信息的查询检索

1）文件名。针对多页扫描文件所形成的数字图像而言，可以使用TIFF、PDF、CEB、DOC文件格式进行设置，这样能够把多个数字图形都当成单独的TIFF、PDF、CEB、DOC格式文件进行管理。实际上最为有效的图像文件命名方式应该是“题名+档案号”，这样为扫描图像进行命名，有助于后期基于文件名对这些数字图形形式的文件进行查询检索和使用。2）图像数据库的检索。建立数字图像的档案信息数据库目录，对纸质、照片档案进行扫描和存储，并且把目录和图像进行有效关联，数据库当中要包含编辑、处理、查询检索、显示与打印数字图像的功能，同时一定要对数据库信息进行及时维护。查询检索的过程中，可凭用户数字档案信息的说明、时间与分类等多个条件、条件组合等来实施，为档案管理工作带来更多的便利。

2.5 光学字符的识别

基于现代的光学字符识别软件，把文字图像转变成为文本文件或者是RTF等文件格式。OCR软件对于纯中文、纯英文的印刷体文字有非常高的识别率，但是对中英文混排的印刷体文字却无法实现完整识别，对于手写体的汉字其识别率更为不良。这是由于光学字符的识别软件无法实现100%识别，数字档案却要求100%的精准，因此档案部门一般只能够提供数字档案信息的图像文件和光学字符的识别软件，并不只是为相关人员提供能够数字档案的文字文件。施工人员在获得数字档案文字的同时，需要自认对文字进行识别与校对。

3 结束语

综上所述，信息技术的创新发展过程中，其在各个行业领域中得以广泛应用，其让档案管理发生了翻天覆地的变化，更逐渐实现了档案管理工作的信息化，在让纸质的档案内容与照片信息都逐渐实现了数字化，确保了档案信息的完整性，更为档案管理工作带来了更多便利，实现了档案管理工作的无纸化，推动了档案管理工作的现代化发展。

参考文献

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