浅谈事业单位人事档案管理面临机遇与挑战

吕聪平

摘 要：当前，科学技术在不断发展进步中，企业或事业单位中的档案管理工作，也在发生着改变，如当前部分企业已经实现档案管理的信息化建设，即将原有的纸质档案转化为电子信息样式。通过将纸质档案以电子信息化呈现，不仅能够促进档案管理的效率，也能够提高企业或事业单位对档案的利用率。但事业单位由于部门机构众多，信息化档案建设也较为复杂，因此，事业单位的档案信息化建设，不仅是机遇，也是挑战。

关键词：事业单位;人事档案;机遇与挑战

档案管理工作中的档案电子信息化，越来越普遍，相关企业通过将档案以电子信息化建设，不仅能够提高企业利用档案的效率，也能够使档案信息具促进企业的发展。事业单位人数众多，将人事档案信息向信息化转变，不仅能够提高事业单位人事档案管理的效率，也能使事业单位更好的发掘人才。但事业单位也由于人员众多，因此进行人事档案的信息化仍存在较大的数量挑战。本文对事业单位人事档案管理面临机遇与挑战，进行分析，希望为相关部门提供参考。

1 事业单位人事档案管理现状

现如今，计算机设备在我国各事业单位人事管理的部门已经普及，人事档案的管理模式都是人工辅助计算机的管理模式。在信息化人事档案的基础上，其大多数都开始了档案信息开放，使档案的使用者不再限制于档案的管理人员，所有的员工都可以在其需要的时候进行档案查询，例如员工的职称评定、职位的调整以及相关福利的分配等都需要进行档案查询。档案信息的开放，可以使单位员工更加便捷地获取到想要的信息。但是，信息档案的利用始终不够充分，人数上还是相对较少。由于部分管理人员的年龄过大，对计算机的使用存在一些问题，导致许多信息化设备并没用实现其在人事档案管理上的作用，使大多数设备形同虚设，只是单纯地为满足上级要求而建立。且有的人事单位将设备也建立在人工辅助的基础上，不能完全实现信息化的人事档案管理。档案软件不能做到及时的更新与完善，因此，内部很多档案都存在信息残缺的问题。

2 事业单位人事档案面临的机遇

2.1 信息技术的发展为人事档案的管理带来了技术支持

信息技术的使用不仅改变了档案资料的形式，同时也促进了档案管理模式的创新。信息化网络管理与人事档案管理的融合，使数据系统可以对人事档案进行自动化处理，从而在很大程度上减轻了人事档案管理人员的工作负担，也使档案的收录、保存、调取更加方便、快捷。

2.2 人事档案的纸质载体得到了有效的保护

人事档案的纸质载体，作为最原始的档案信息资料，具有很强的客观性，但由于单位或者个人的需求，需要经常进行翻阅。而经常进行翻阅，会对纸质的资料造成损坏。在信息化技术出现后，人们可以通过网络进行资料的查询和下载，不仅减少了工作人员对纸质档案的翻阅、查询工作，还使纸质档案得到了有效的保护，在查询的过程中不仅提高了查询效率和工作效率，还在极大程度上减轻了档案管理者的工作负担。

2.3 档案管理的发展使人事档案管理人员的职业技能提升

随着科技在档案管理中的应用，许多人事单位更加注重了档案管理工作者的職业技能。在新设备的影响下，大量的年轻的档案管理人才被应聘上岗，为事业单位人事档案管理注入了新鲜“血液”。从事档案管理的人员也积极主动地提升了自身的职业技能，以求发展。大量先进的档案管理办法也随之出现，人事档案的管理质量得到了迅速提升。

3 事业单位面临的挑战及解决策略

事业单位由于人员基数大，人事档案也会繁多，因此进行事业单位的人事档案信息化建设，存在较大的挑战。但信息化档案建设，不仅能够提高事业单位的人事管理效率，也能够促进事业单位的快速发展进步。所以将事业单位的人事档案向信息化转变，也是必要的。

3.1 提高各部门领导对档案管理的认识

事业单位由于部门众多，各部门之间可能存在着各自的档案管理部门，因此将所以事业单位的人事档案向信息化转变，存在着理统一上的困难。因此，为了加快事业单位的档案电子信息化，应首先，提高相关领导对档案管理的重视，以使领导能够带领事业单位档案管理部门，进行电子信息化建设。通过领导起到带头作用，不仅能够事业单位人事档案信息化转变的效率，也能够使企业单位或的进步。

3.2 提高人员的档案管理水平

事业单位的传统档案管理工作，是对纸质档案进行管理。在进行将档案向信息化转变后，档案管理工作的管理性质，也会发生改变，即对电子信息档案进行管理。进行电子档案信息管理，不仅需要一定的计算机使用技能，也需要对电子档案管理系统进行熟悉，及能够熟悉操控。因此，信息化的档案管理工作，需要信息化的档案管理人员进行管理，以使档案管理工作不仅能够进行档案管理工作，也能够发挥电子档案管理的功效。所以进行对档案管理人员进行培训及从新选择也是必要的。

3.3 建立完善的档案管理制度

电子信息档案管理与传统纸质档案管理，存在着较大的不同，因此在规章制度上，也存在着不完善，因此进行制定完善的电子档案管理工作的规章制度，也较为重要。在制定规章制度的过程中，可以进行引进相关科学合理的制度，或进行自行制度相关规章制度，并进行试用，如存在规章制度的不足，也能够进行及时改进。

3.4 人才的选拔

信息化档案管理工作需要先进的管理人才，相关人才不仅能够在档案管理工作中发挥管理档案的工作，也能够对档案管理工作中的不足进行发掘，并提出改进措施。因此，在事业单位进行电子信息化的档案管理工作中，应对人才进行发掘，如相关人员有促进档案管理工作的想法，应给予机会并培养相关可培养型的人才，以使事业单位的档案管理工作获得快速进步。

4 结语

综上所述，事业单位人事档案管理，由于人数众多，进行全面的信息化档案建设，不仅需要大量时间，也需要大量人力，这也给予事业单位进行人事档案管理的信息化升级，造成一定挑战。但信息化建设后，事业单位的人事档案管理也会变得更有效率，及管理更为方便，因此，进行事业单位的人事档案信息化，也是必要的。但在信息化档案管理建设中，仍应注意档案建设的科学合理性，以使信息化的档案信息建设，能够提供更高的利用效率。

参考文献

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