大数据时代高职院校学籍档案管理与开发利用

邓雪娟

摘 要：随着我国社会经济的发展，对人才的需求不断增加，高职院校也在不断的扩大规模，这就导致了学籍档案的数量也在不断增加，这给学籍档案的管理，开发利用都带来了不少的机遇与挑战。随着信息化、大数据的普及，社会服务理念的转变，传统的档案管理利用模式已经不能适应社会的发展了。因此，本文从大数据背景下，对现阶段高职院校的学籍档案的管理现状和特点进行剖析，指出当前学籍档案管理存在的问题，并提出了改进学籍档案管理及开发利用的新方法。

关键词：大数据;高职院校;学籍档案;档案管理;开发利用

随着我国信息技术的不断发展，迎来了信息时代的同时，也迎来了大数据时代。大数据的意义在于对海量数据信息进行专业化处理，为决策提供有效的数据依据。大数据因计算的快捷、准确，已融入我们生活的各个角落了。在大数据时代 ，高职院校学籍档案管理和开发利用如何更好的为学校决策，民生提供服务带来了新挑战、新机遇。

1 大数据时代下，高职院校学籍档案的现状及特点

学籍档案具有凭证作用，是学生在校的学习、工作、生活等方面的真实初始记录，是档案管理的重要组成部分，包括学生入学前的高中材料、入学后在校成绩、实习考核、思想道德、毕业生登记表、个人奖惩、学籍异动等情况。对学校、学生就业、用人单位等都有重要作用。因此，保持学籍档案的完整性、真实性特别重要，学校必须给予重视。

1.1学籍档案数量急剧增长，传统的统计手段已无法适应。社会不断发展，对技能型、全能型人才需求量不断上升，导致高职院校的规模不断扩大、生源不断增加。入学的学生人数逐年增加，学籍档案的数量也在逐年增长，在学籍档案管理人员数量不变的情况下，任务量变大，传统手工管理学籍档案的手段已经无法跟上时代的发展和变化，这就为学籍档案管理工作带来了巨大的挑战。

1.2高职院校档案以纸质档案为主是由于办学时间短，没有大量的资金投入。随着信息化的普及，对于学籍档案管理，信息化可以提高档案归档效率和质量，同时也可以为档案的利用提供便利。由于很多院校领导都认为学籍档案不重要，学籍档案管理是无技术含量的重复性工作。学籍档案的利用也只停留在复印、查阅等简单的功能上，因此很少有高职院校愿意在档案信息化中投入资金。

1.3学籍档案由多个部门生产导致收集不便。学籍档案材料来源于学校的多个部门，如学生入学前的档案材料由招生办负责提供，学籍卡、学生学年鉴定表由学生所在学院（系部）负责提供，成绩单、毕业生登记表、实习考核手册等由教务处负责提供，这种多头管理的方式导致了学籍档案材料收集工作量增加，且学校各部门之间信息管理系统互不相通，导致学籍档案整理工作繁琐、有重复性，造成一定的资源浪费。

2大数据时代学籍档案存在的问题

2.1一些高职院校对学籍档案的不重视。长期以来，学籍档案在单位都是被动提供服务利用，利用者多为毕业之后的学生，因此，学籍档案的作用往往被忽视，即使投入大量的资金和人力也无法在短时间内获得收益，导致了一些高职院校对学籍档案管理的资金投入比较少，而且只集中在为办公室设备及日常消耗品上，在管理软件大数据引进方面缺少重视。

2.2技术手段和信息化有待加强。大数据时代，档案管理应该规范化和智能化，有配套的软硬件条件和统一的标准，利用科学手段，实现档案数字化管理。目前来看，高职院校对档案工作的投入还是十分有限的，很难达到信息化要求。信息化要求档案有统一的数据格式和标准，这也是提供利用與数据统计的前提，实现档案信息和智能化、数字化管理是当前高职院校迫切而有难度的工作。

2.3提供利用方式单一，与时代脱节。目前，高职院校学籍档案以纸质为主，利用主要以单一的人工服务为主，由于学籍档案的法律凭证作用，要求信息内容具体、准确、权威。学籍档案涉及隐私，利用者必须提供有效身份证件、合理的事由，并进行登记审核才能利用，所以提供的材料多以复印、打印、扫描，并加盖公章的纸质材料为主。这种单一的面对面利用方式使用户在获取信息方面受到了时间和空间的限制。

3大数据时代，通过改进学籍档案管理模式，实现学籍档案利用开发跨越式发展。

3.1当下我们正处于大数据时代，档案管理部门应该由传统的信息共享理念转变为复合型信息共享理念，通过加强过程管理，不断改善档案管理条件。一、落实学籍档案的标准化，规范化。学籍档案是由多个部门形成的，在格式上很难有统一的标准，因此，档案部门应该积极跟各部门协商，让各部门按档案部门要求的统一格式进行归档，同时还要多进行宣传，让各部门能意识到学籍档案的重要性，使他们意识到自己工作的价值，这样才能在思想上重视学籍档案，防止疏漏，提供格式统一、完整的档案资料。二、提升工作人员素养，大数据背景下，档案管理人员应该要运用现代化手段和科技方法来进行档案的管理。对此档案管理人员应该要与时俱进，有终身学习意识，除了学习档案专业知识外，还要学习计算机网络、系统工程等方面的知识，不断提升自己专业水平和职业技能，能够更加适应大数据时代下学籍档案管理的要求。三、逐步完成档案数字化管理，与学籍档案形成的各网络育人协同教育体系研究部门协商，在移交纸质版档案的同时也移交电子档案，并备份好电子档案的背景信息，保证电子档案的原始性、真实性、完整性，并将电子文件进行加密和利用权限设置，确保电子文件远程利用的安全性。

3.2学籍档案管理应该摒弃只管不理，扩宽档案利用范围。学籍档案在学校的教学活动管理、学生管理等方面都有促进作用，涉及学校及民生各方面利益，是高职院校中使用最为频繁的档案。随着我国的发展，国家越来越重视文凭和能力，学籍档案的利用率越来越高。档案部门应该积极主动开发学籍档案，对其利用的类别、要求用途等进行统计、对比、分析，从中看出一是社会对学生的需求方向，为学校教学部门参考，二是找出档案管理的新问题、新情况，为今后学籍档案管理工作提供参考建议。

大数据时代，信息技术的发展，对高职院校学籍档案管理既是一种挑战，也是一种机遇，只有转变观念，打破常规，强化服务意识，提升自身的综合能力，高职院校学籍档案管理开发利用才能开拓出新方向。

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（作者单位：泉州医学高等专科学校，福建 泉州 362000）