计算机信息处理技术在办公自动化中的应用浅述

艾双双 刘宣华

摘    要：随着信息技术的发展，社会中各行各业都开始利用计算机处理信息，其中信息处理的内容包括信息的传输、整理和收集。当前我国的经济发展非常快，人们需要处理的信息量也不断增加，传统的信息处理技术已无法满足当前的信息处理需求，必须要寻求效率更高的信息处理技术才能满足人们的需求。计算机技术的发展推动了信息处理技术的发展，同时，也极大提高了企业的办公效率，目前办公自动化系统已逐渐成为了企业办公的主要工具和手段。企业为了能够有效管理信息开始大量应用办公自动化系统，通过计算机处理技术可以加强单位的管理组织结构、各部门之间的协调能力等，同时，也可以提高办公的效率。目前企业的工作效率不断提高的原因正是计算机网络技术的普及和发展，其不但改变了人们的生产和生活的方式，还提高了企业的工作效率，计算机信息处理技术在办公自动化中的应用效果极佳。应大力在企业中推行办公自动化系统，方便企业从底层到高层的管理，不断为企业增加利润。

关键词：计算机信息处理技术;办公自动化;应用

1  前言

随着计算机信息技术的发展，办公自动化已成为一种发展趋势，在企业中推行办公自动化不但能够高效处理企业中的问题，还能够极大加强企业各部门之间的交流。随着企业的信息量越来越大，计算机信息技术在办公自动化中的应用越来越广泛，每个企业在未来都应建立和完善自己的信息化管理系统，这样才能不断帮助企业进行科学合理化的管理，促进企业的飞速发展。因此，目前必须要大力推行现代化的办公自动化模式，把计算机技术充分应用在办公自动化中，为企业未来的发展作出更大的贡献。

2  办公室自动化应用计算机处理技术的优势

2.1  优化办公功能

在以往的办公室环境中，办公室功能受到时间和空间的限制，造成办公室工作效率低下。在应用信息处理技术之后，办公室业务能够摆脱时间和空间的限制，让办公室功能得到优化。在建立了网络平台之后，办公室员工工作效率得到大大提高，借助办公平台，员工能够更快速分享业务文件，对于公司的通知，能够以更快的速度落实，实现企业运行效率的提升。

2.2  提高办公效率

随着信息时代的来临，信息成为了企业发展的重要基础，为了更高效处理信息，企业实时了解行业动态，掌握有效信息的收集能力至关重要。应用信息处理技术，在很大程度上提高了企业信息查询的效率，企业的文档都得到有序的管理，整合文档的效率大大提高，帮助员工从繁重的工作任务中解脱出来，将精力更多的投入办公业务的拓展和发展上。

2.3  规范办公流程

对企业来讲，规范企业业务开展流程是现代企业必要环节，有利于增强企业竞争力。通过应用计算机处理技术，能够提升企业流程规范性。例如，在很多企业中使用OA系统，对企业的流程进行管控，有效提高规范性，保证企业在良好的内部控制下展开业务，规避经营风险。

2.4  强化办公责任

在办公室工作中，办公责任的明确十分关键。在以往的办公室业务中，企业开展管理活动没有明确员工职责，在发生问题时，导致员工互相推卸责任。而在信息时代中，计算机处理技术能够更加公平地分配企业任务，更加明确地划分责任，还能跟踪员工任务的完成情况。另外，借助信息处理技术，员工办公职责得到约束，企业业务都在信息平台中有据可查，办公人员无法越权办公，可以控制经营风险。

3  计算机信息处理技术在办公自动化中的应用范围

3.1  文件制作与演示

在办公室自动化中，信息处理技术应用较为广泛的一个方面就是制作图文文件，将各种图文内容通过幻灯片的方式输入进去，然后对图片、文本、表格等内容进行编辑，同时，根据实际需要，在其中增加视频、声音等，然后通过计算机播放出来。应用这种软件的最佳效果就是提升演示效果，增强员工的创造能力。

3.2  文字处理

在办公室工作中，常需要处理各种文档，文字处理软件是最常用的软件。通过文字处理软件能够将表格、文字、图片更好结合起来，取得更好的效果。通过软件的各种各样的功能，能够帮助员工以更快的速度完成任务，让办公室工作实现自动化。

3.3  数据处理

在办公室工作中，常需要处理复杂繁多的数据，应用数据处理软件，能够提升处理数据的速度。利用数据处理软件创建数据库，为员工工作带来巨大的帮助。数据得到高效的处理，是办公室实现自动化的基础。

4  计算机信息处理技术在办公自动化中的应用措施

4.1  建设良好的网络环境

在办公室自动化中，网络环境是应用信息处理技术的基础。企业要更好应用信息处理技术，促进办公室自动化，必须要重视网络环境的建设。首先要保证网络环境的稳定性。在网络发展过程中，首先需要选择比较稳定的产品，结合企业实际情况以及发展方向，在企业预算范围内，选择性价比最高的网络应用产品。要保证网络环境的安全性，只有具备了安全的网络环境，企业办公才有了安全保障，需要充分发挥安全网络环境的积极作用，让网络环境推动企业信息化发展。

4.2  建设企业信息平台

企业需要建立适合自身发展的信息平台，从企业实际需求出发，建设具有企业特色的信息平台。在办公室自动化中，企业要想应用计算机处理技术，需要具备实用的信息平台。首先企业需要对运营环节进行深入调研，了解企业自身实际需求。很多企业在信息平台应用过程中，盲目选择其他企业的信息平台，认为其他企业适用的信息平台，自己也适用，这样企业在应用信息平台时，和自身生产运营环节并不适应，导致效率低下或者失误的出现。因此，在建设信息平台时，应对企业进行深入调研，了解企业对办公室自动化的实质需求，满足企业员工工作时的实际需求，提高办公效率。其次要对信息化需求进行分析，经过深入调研，企业了解了办公室自动化的需求，对这些需求进行分析，确定需求的优先顺序以及重要程度。在建设信息平台时，能够使信息平台更加合理。在应用信息处理技术时，能够更加贴合企业实际业务和工作，讓企业在预算范围内取得最大的效率。

4.3  保证企业信息的安全性

在企业运转中，存在很多关于企业生存和发展的重要信息机密，需要管理人员使用各种措施保障信息安全。在应用自动化信息平台中，需要做好信息安全保护工作，对企业各类机密信息进行保密处理。首先企业要加强对信息平台的权限管理，例如，对于企业的重要信息，只有少部分人员能够接触，这一部分人员利用自己加密的账号登录，信息平台能够记录员工对机密信息的操作行为。除此之外，企业要对信息平台的各个用户进行定期审核，确定用户权限的范围处于合理的范围之内，避免权限范围过大，带给企业信息安全风险，也避免权限范围过小影响企业运行。其次，企业要做好重要信息的备份工作。做好数据备份是保障企业数据安全的重要途径。在很多企业管理中，使用异地备份数据的方式对企业重要数据进行备份。例如，安排专门的员工定期对数据安全情况和完整情况进行检查，一旦发现数据的异常，立刻向上级部门反馈，同时，在信息系统中设置监控程序，对重要数据进行监控，避免出现数据泄露的情况。

5  结语

综上所述，本文基于办公室自动化应用计算机处理技术的优势，包括优化办公功能、提高办公效率、规范办公流程、强化办公责任，先阐述了信息处理技术的应用范围，包括文件制作与演示、文字处理以及数据处理，最后阐述了信息处理技术的应用措施，包括需要建设良好的网络环境、建设企业信息平台、保证企业信息的安全性。

参考文献：

[1] 赵忠雨，王青林.浅谈计算机信息处理技术与办公自动化[J].电子世界，2017（17）：70.