论高校档案管理工作的创新方略

秦璇

摘要：高校档案管理是大学的重要管理内容。我国的高校数量多、发展快，但是在档案管理方面还是存在许多问题，档案管理的发展相对比较滞后。为了帮助高校开展档案管理的创新发展，本文重点研究了高校档案管理的创新策略，希望能够有所帮助和推动。

关键词：高校档案管理;创新方略;管理制度;人才队伍

1、前言

随着对档案的越来越重视以及高校的改革创新发展，高校档案管理工作在新时代有了新要求。在高校档案管理工作中，学校的实际情况在不断变化，新的档案管理理念、技术也在不断出现，高校档案管理的创新发展是必由之路。

2、高校档案管理创新的含义及意义

2.1高校档案管理创新的含义

高校档案管理的创新发展主要从三个层面进行，一是创新高校档案管理理念，高校档案管理以服务为主，连接学校、学生与社会;二是高校档案管理形式要进行创新，逐渐脱离原有的手工管理方式，逐渐走向信息化管理;三是高校档案管理内容的创新，不仅仅拘泥于纸质档案的管理，需要综合管理学生的各项信息等各种档案资源[1] 。

2.2高校档案管理创新的意义

高校档案管理创新发展是高校创新发展的一个重要组成部分，是高校在新时代发展的重要推进力之一，为高校及学生的发展提供档案资源支撑。通过高校档案管理的创新发展，能够有效的提高高校档案管理的质量与效率，提升高校档案管理的服务质量，促进高校教育的发展，促进高校学生档案资源的安全保证，为学生的发展提供一个安全、高校的档案资源环境。

3、高校档案管理中存在的问题

中国高校档案管理工作一直是高校管理中不太受重视的工作环节。高校档案管理存在落后的管理思想，片面的管理制度和缺乏管理人才等问题。

3.1高校档案管理理念相对落后

档案管理长久以来在高校的管理工作中么有得到足够的重视，学校的管理人员一般将主要的精力投放在其他领域，对于档案的态度也是用时才会重视，缺少对档案功能的主动研究与拓展。由于管理上的意识薄弱，高校档案管理长期处于传统的管理模式，高校档案的管理创新自然处于落后发展的位置，滞后于高校的整体发展。

3.2高校档案管理制度不完善

目前，高校档案管理系统大多仍旧采用传统的管理方式，档案管理制度已经逐渐固化，缺少灵活应变，档案管理制度存在许多局限性。高校档案管理的机构设置一般比较简单，档案管理队伍薄弱，管理意识与管理积极性都不高，档案管理工作常常有形无实，难以发挥高校档案管理的作用[2] 。

3.3缺乏管理人才

档案管理工作是一项具备专业性和复杂性的工作，但是在高校档案管理的过程中，一般缺少足够优秀的人才来进行管理工作。高校档案管理工作的地位不高，管理工作与个人的绩效福利难以挂钩，使得档案管理发展性较低，难以吸引优质人才进入，进而形成死循环，高校档案管理人才越来越匮乏。

4、高校档案管理的创新战略

在新时代背景下，通过创新的档案管理理念，建立科学的发展观，建立服务型管理组织，提高档案管理的有效性，改革和创新高校档案管理：加强人才培养，建立信息档案系统等。

4.1创新档案管理理念，加强重要性认识

高校档案管理的创新发展必须首先从思想上进行转变，以思想的改变推进行动与实践的进步。首先，是高校的管理人员必须进行档案管理思想的转变，逐渐认清档案管理对于学校和学生的重要性，注重档案的日常管理，加大档案管理的投入，主动探索档案管理发展新方向，推进档案管理工作新模式;其次，要逐步改变档案管理人员的观念，加强认识，档案管理工作要结合学校的发展以及学校师生的发展，同时也要兼顾社会效益，不断改进工作方式，提升档案服务水平;最后，是要改变学生的思想，重视自己的档案，有兴趣的也可以进行档案专业的学习，成为高校档案管理的后备人才。

4.2建立面向服务的管理组织，提高档案管理的有效性

高校档案管理的创新发展，离不开组织机构的创新发展。高校的相关管理人员需要结合学校与社会的档案需求，进行档案管理机构的创新，逐渐转变为以服务为主的服务型档案管理机构。高校档案管理不能墨守成规，要改变以往的管理模式，以现阶段的高校档案管理的实际需求为导向进行创新发展。高校档案资源作为社会资源的一部分，需要发挥其效能，不能简单的堆放在档案室，灵活运用档案资源，为学校的创新发展提供档案信息支撑，为学生的研究活动提供档案资源服务。高校档案管理机构的设置应该也进行相应的改变，机构的设置更加灵活和丰富，为学校的校园文化建设提供支持，利用丰富的档案资源充实校园资源，促进校园資源的多元化，营造灵活开放与欣欣向荣的高校档案环境。在校园的档案资源管理工作中，其管理不再局限于学生档案、学习资源等，校园优秀师生事迹、校园重大活动等相关资源也可以作为校园档案管理的重要管理内容，通过收集整理以及宣传普及来增强高校档案资源的服务功能[3] 。进一步理顺档案管理部门与专业档案工作部门的关系，建立以档案管理部门为主体，主管部门的高校档案资源建设监督制度，改变档案资源的分散管理状况。文件管理是对文件进行集中统一管理，以最大限度地分配文件资源。建立规章制度，规范管理，加强制度建设，制定和公布专业档案管理制度，明确档案部门和主管部门在专业档案的形成，明确流通和管理方面的关系和责任。建立新的档案流通机制，确保各种专业档案的完整性和标准化。档案管理模式的改革必须坚持以人为本的核心理念，最大限度地满足全社会用户和学校的需求，真正发挥档案自身价值的特殊作用。

4.3加强人才队伍建设，建立信息档案系统

大学档案管理人员需要先进的管理理念和扎实的管理技术，以更好地适应大学档案管理。首先，高校档案管理人才培养应该放在档案管理的首位，逐步建立高素质的高校档案管理人才队伍;其次，高校还可以引进一批具有先进管理理念和先进技术的优秀人才，将先进的管理理念融入高校档案管理中;最后，需要改进高校档案管理队伍的薪酬福利制度，薪酬福利与管理绩效挂钩，奖惩分明，使大学档案管理人员能够积极学习，积极创新，积极服务。建立政治实力雄厚，业务实力雄厚、作风正确、务实务实、纪律严明的专业队伍[4] 。为了适应新形势，档案管理员必须改进他们的计算机网络，学习用计算机处理档案信息，并能够从计算机数据库中记录和检索文档信息。同时，鼓励图书馆员利用工作时间参加各种继续教育课程，如计算机课程培训和存档。档案工作必须积极融入高校档案信息网络建设，目前，高校广泛使用计算机等通信设备和现代办公设备进行文件管理。实现更快、更准确地收集、处理、传输和存储档案信息。实现文件管理的现代化和自动化。这一变化也反映了人力资源创新在实际工作中的重要性。这种创新行为不仅使档案工作者摆脱了无聊的手工管理方式，而且极大地提高了人力资源的利用率。它还逐步实现了档案信息资源的共享，体现了档案信息价值的最大化。

5、结束语

通过高校档案管理理念的创新，改革和创新高校档案管理，加强人才培养，建立信息档案系统，告别高校档案管理中存在的问题。有必要将档案的收集和分类与不断创新相结合，以提高整体管理能力。有必要主动提供服务，以便充分反映文件的价值，并提高文件管理水平。

参考文献：

[1] 张彧馨.浅谈高校档案管理[J].教育，2016：103.

[2] 成珊珊.论高校档案管理工作的创新方略[J].科学与财富，2017（16）：156-156.

[3] 杨建梅.高校档案管理工作的服务创新[J].吕梁教育学院学报，2018，v.35;No.103（01）：96-97.

[4] 李阳.高校档案管理工作创新刍议[J].科教导刊-电子版（中旬），2017（8）

（作者单位：汉中职业技术学院）