从新《会计档案管理办法》分析电子会计档案管理策略

刘晓利

摘 要：当前，我国会计档案管理工作已经逐渐信息化和电子化。本文将根据当前新《会计档案管理办法》对各个单位的电子会计档案管理展开深入化的思考和探究，对会计管理中出现的各种问题进行分析，从而给出相应的管理策略，以期为日后的电子会计档案管理工作提供有效的意见和建议。

关键词：会计档案管理;电子档案;管理;改进策略

随着现代化科学技术在各个企业及单位财务管理工作上的深入运用，采用电子化文件模式形成、输送以及储存的单位会计档案讯息逐渐增多，基本上覆盖了之前传统方式的会计档案管理工作，且因为电子档案的信息管理存储及信息运用都有非常明显的优势，为更好地确认电子会计档案的规范管理及法律上的合法效应，同时也为更好地健全现代科技化社会环境下的会计档案管理工作，我国在2016年正式颁发了新《会计档案管理办法》，对电子会计档案进行管理改进。

一、目前会计档案管理工作出现的问题

（一）管理方法信息化程度不高

在工作时，许多企业及单位的会计档案管理工作过于依靠人工力量，缺少高效率的科学信息技能支持。企业在进行会计档案管理工作时，由于在信息化创建上的意识和能力较为薄弱，许多职责在履行时不到位，出现一些工作不规范问题。此外，在进行会计档案管理工作时，许多工作人员不重视技术革新，缺少创新科学化、高效化、信息化管理模式的意识，会计档案管理部门的整体体系都较为陈旧和落后，相关人员在处理复杂的档案管理工作时就会出现较多的工作问题，影响工作效率及整个单位的运行。

（二）管理制度不健全，管理工作不到位

各单位在进行会计档案管理时，存在一个较为普遍的问题，那就是管理制度不健全，管理工作不完善。从会计档案管理工作的重点进行分析，其会直接影响到一个单位的正常运行和发展，一旦出现管理上的隐患，將会导致企业及单位在会计工作上无法正常运作和发展，使得企业生产出现问题。企业及单位通常会把会计档案管理工作重心放置在管理档案和服务其他部门上，对档案管理工作的管理制度设定缺乏足够的关注和重视，在管理上存在一些问题，这就限制了会计档案管理总体科学化水平的提高。

二、从新《会计档案管理办法》探讨电子会计档案管理策略

（一）进行电子会计档案管理信息化革新

过去的会计档案管理工作方法都是采用人工管理方法，但步入现代化社会后，各种先进的现代化技术不断出现和发展，过去老旧的会计档案管理工作方法已难以满足目前快速变化和提升的工作需求。所以，会计档案管理工作方法及模式要进行与时俱进的改革，由此就需要针对旧的会计档案管理工作方法展开现代化革新，进而打造一项可以顺应和满足我国社会进步要求的工作方法。此外，对会计档案管理工作人员来说，其不仅要在思想上转变工作方法和模式，而且要在日常工作中认真、积极地提高自己在会计档案管理方面的能力，并且全面利用先进的科学计算机网络技术，在信息化社会发展的环境中，形成满足新环境的会计档案管理模式，进而有效提升会计档案管理的科学水平。

（二）创建专业技术人才队伍

因为电子会计档案管理工作牵涉企业及单位的档案信息、财务内容、电子网络通信安全、现代信息科技等多层次的专业技术，所以为更好地促进新方法体系中的电子会计档案管理能够更快地规范化，需要创建专业技术人才队伍，同时大力培育拥有健全知识及技术的会计档案管理人才。第一，应先从单位现代信息化工作团队中选出优秀的人才，因为他们对现代信息化技术及计算机有一定的了解，所以先对他们进行电子会计档案管理工作知识和技能的培训，让他们能够掌握和了解电子档案管理工作的相关法律、相关工作方法以及工作特点，从而拥有胜任企业或单位电子会计档案管理工作的能力。第二，需要创建技术确保队伍完成电子网络保护，研发电子会计档案安全的相关管理软件，保障电子会计档案管理工作的质量和安全。确定电子会计档案管理工作和单位其他部门工作设施的体系兼容，对财务管理电子软件实时进行更新，同时对电子财务信息的来源进行鉴定及展开调查、追踪，促进电子会计档案管理满足新《会计档案管理办法》，由此及时发现管理工作问题并进行解决，保障电子会计档案信息的完整性。

（三）健全电子档案管理的软硬件设备，确保信息的安全

为更好地提升电子会计档案管理的工作水平及工作价值，需要健全其运用的软件及硬件设备。第一，根据电子会计档案在管理及存放上的主要特征，安排专有的存放空间，并且保障空间内不会出现影响其安全管理和存放的危险因素，同时要对电子档案进行备份存放，把原始的电子档案与备份分开保存。第二，需要创建电子会计档案数据资料库，把全部电子会计档案的相关背景讯息、运用的软件类型和版本、读取档案资料运用的计算机软件和硬件要求、档案资料存放时间、档案资料备份等情况详细记录。同时，对档案资料部门的信息化工作系统设定档案资料检索功能和档案资料更新提示功能等，方便工作人员能够随时随地了解单位全部电子会计档案资料情况。第三，需要创建健全的网络安全保护系统，更好地保障电子会计档案管理工作的安全性。

三、结语

在当前现代信息化技术快速发展的时代，新《会计档案管理办法》符合当前各大企业和单位会计信息资料的电子化工作需要，但电子会计档案在管理上依旧面临许多挑战，需要大家根据有关条令健全企业或单位内部的管理体制与工作流程，全面提高技术要求，由此才可以保障电子会计档案管理工作的质量和水平。

参考文献

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[2]尹绯.信息化条件下高校电子会计档案管理策略探析[J].卷宗，2019（19）.

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