基于“互联网+”的档案信息化建设研究

孙小婷

摘要：近年来，随着信息技术的发展，传统的档案管理模式，不仅会影响档案管理工作的有效开展，还会降低档案管理工作的质量，因此加强档案信息化建设，是当前档案管理工作的重点。本文首先阐述了档案信息化建设的意义，从信息化建设理念、信息安全性以及档案管理人员水平等方面对当前档案信息化建设现状进行分析，并结合自身档案管理经验，总结出在“互联网+”背景下档案信息化建设途径，为广大档案管理工作者提供经验参考，以期提高档案管理水平。

关键词：档案管理;信息化建设;“互联网+”;现状分析;建设途径

随着新时代的发展，档案管理在信息化建设领域中也取得一定的进展，然而受各方面因素的影响，在档案信息化建设方面仍存在较多问题。随着互联网时代的发展，档案信息化建设在“互联网+”的背景下，有了更大的发展契机，但也面临着巨大挑战，因此从改变传統工作理念、加强档案信息安全管理以及提高档案管理人员水平三个角度加强“互联网+”档案信息化建设，对提高档案信息化建设的质量水平有重要意义。

一、档案信息化建设的意义

伴随着社会信息化的快速发展，信息资源已成为当前最重要的战略资源，其在档案管理中的重要性也日益凸显。因此，加强档案信息化建设对当前档案管理工作者具有非常重要的意义。

（一）档案管理更加省时省力

在传统的档案管理工作中，档案的管理工作多以人工为主，工作量较大，效率低，造成人力资源大量浪费。因此，为了提高档案管理效率，节省人力，必须加强档案信息化建设。信息化建设主要是实现档案管理的自动化、实时化、网络化，大大提高档案管理人员的工作效率，同时还增加档案存储量，使档案管理工作更加省时省力。

（二）检索查询更为方便

传统的检索方式是档案管理人员从纸质的目录中逐页的查找所需档案，然后根据记录在库房中相对应的存放位置找到相关的纸质档案，花费时间较长，降低管理人员的工作效率。而实行档案管理信息化后，档案管理人员可以通过关键词、主题等在计算机上及时查询借阅档案，在一定程度上提高了查询速度，无论在时间还是空间上都让档案的检索查询显得更为方便简洁。

（三）档案的查借阅工作更加可控

与传统的档案管理相比，档案信息化建设能使档案的查借阅更加便捷，只需利用计算机通过关键词检索就能快速准确的找到相关档案资料，以电子形式阅览，可以更完整的保存档案原始资料，避免在借阅过程中有所损坏。此外，档案信息化管理还可通过计算机对档案借阅者进行自动催还，让档案的查借阅工作更加可控。

二、档案信息化建设现状

近年来，档案信息化建设虽然有了进一步发展，但在发展过程中仍存在诸多问题，比如信息化建设理念、档案信息安全性以及档案管理人员综合水平等，以下对档案信息化建设现状进行分析。

（一）缺乏信息化建设理念

现阶段，由于企业并未意识到档案本身在日常工作中的重要性，信息化建设重视程度不高，导致在档案信息化建设过程中，档案管理人员的档案信息化建设理念较为薄弱，并未将其当作一个系统性工程来建设，只是单纯的改进存储方法，然而这并不能适应“互联网+”时代对于档案综合利用深度挖掘的需求。

（二）档案信息安全性不足

实现档案信息化建设后，对于档案的查借阅更加方便快捷，尤其是多人对统一档案的借阅、异地借阅等。但是这种档案管理模式在为各项工作的开展提供支持，同时也会为档案信息带来巨大安全隐患，使档案随时有泄密的可能。此外，由于档案管理人员操作失误、安全意识不足以及权限不够人员对档案资料进行拷贝等行为，都会给档案信息的安全性造成很大威胁。

（三）管理人员综合水平有待提高

在档案信息化建设过程中，档案管理人员的管理计算机网络的能力和处理信息技术的能力尤为重要，由于企事业单位对档案的管理工作不够重视，对档案管理人员综合水平重视不够，导致档案管理人员水平参差不齐，无法为档案的信息化建设提供支持，导致档案信息化建设水平不高，在档案管理中存在很大漏洞，进而影响档案管理工作的顺利开展。

三、“互联网+”背景下的档案信息化建设

在“互联网+”背景下，加强档案信息化建设对提高档案管理工作水平有着极其重要意义。本文对“互联网+”背景下档案信息化建设途径从以下几个方面进行探讨。

（一）改变传统工作理念

在“互联网+”的新形势下，需改变传统的工作理念，强化服务意识，时刻关注档案工作的开展情况，深入分析档案工作所处环境，为推进档案信息化建设，营造一个良好的信息化建设氛围。改变传统档案管理工作理念要从以下三个方面出发：一是做好档案信息化建设的基础工作，比如：计算机网络、硬件设备以及各项辅助设备等，除此之外，还应根据档案信息化建设的实际需要，配备相应的档案信息设备，为档案信息化的建设提供基础保障;二是实现资源共享，为了更好地满足档案借阅者的需求，将“互联网+”、云计算、档案信息化系统、档案信息资源等科学整合，实现资源共享，从根本上提升档案管理的质量;三是确保档案管理理念的创新与优化。在档案信息化时代，创新和优化档案管理理念是每一名档案工作人员必备的，明确“互联网+”的特点，要把握机遇，不断完善、优化档案管理理念，进一步提升档案管理工作的质量与效果。

（二）加强档案信息安全管理

在“互联网+”背景下，档案管理模式是将网络技术与档案管理结合在一起，既能使档案管理工作更加方便快捷，还能实时监督档案信息化工作，将信息安全管理工作落到实处。因此，在档案信息安全管理中，要做到：一是严格设置档案访问权限，提前将人员信息录入档案管理信息系统中，并设置相应访问权限，对档案使用人员的身份及IP地址要进行核实，以免发生档案信息泄露;二是提高档案信息在使用过程中的重视程度，严格记录档案访问人员的各种行为，比如：访问人身份、访问时间、档案的读取及操作等，以便阻止泄漏或篡改他人信息等不法行为的出现;三是加强防火墙、安全防护方面的建设，从源头上解决可能存在的病毒等危害档案信息的因素，促进档案信息化的健康发展;四是从“互联网+”的角度，提高档案管理人员安全建设意识，可以在一定程度上降低档案管理运行成本，更好的促进档案管理安全化建设。

（三）提高档案管理人员水平

具备较高的管理计算机网络的能力和处理信息技术的能力是“互联网+”时代下档案管理人员必备的。优化档案管理队伍，可以从两个方面进行，一是积极引进信息技术、档案管理专业的人才，这个主要是体现在对外招聘环节中，在招聘时，从接受教育程度、专业知识储备、实际操作经验等多个方面提高人才准入门槛，进而提高档案管理队伍的整体管理水平;二是加强档案管理人员的教育培训，定期组织档案管理人员参加档案业务培训、计算机网络技术培训以及处理信息技术等各类相关培训活动，通过培训学习，开拓视野，不断提高提升自身的档案管理业务技能和计算机网络信息技术水平，从而档案管理人员的整体管理水平。

四、结束语

综上所述，由于档案管理理念、档案信息安全及管理方法的落后性，严重影响了档案管理工作的效率和质量。随着“互联网+”时代的到来，为档案管理信息化建设提供了机遇与挑战，通过合理的档案信息化建设途径，全面提高档案管理人员综合水平，及时抓住“互联网+”时代给予档案管理信息化建设的机遇，并且克服挑战，提高档案信息化建设水平，稳步推进档案管理工作。

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