高职院校教学管理机构设置与职责划分

袁子薇 寿华好

摘    要： 高职院校是我国高等院校体系的重要组成部分，是国家培养职业型人才的重要基地。在1999年后的十多年间，高职院校进入高速发展阶段，为社会培养了大量一线技能型人才。为了更加紧密地结合社会经济发展需要，本文先通过对浙江旅游职业学院的教学管理机构与职责划分进行分析与探索，发现问题与不足，在此基础上进一步提出优化方案与对策。

关键词： 高职院校    机构设置    职责划分

高职院校培养人才的主要手段是通过教学保障实现的，教学过程是一种有目的、有计划的、有组织的活动。教学过程是多层次、多方位的，教学过程的实施需要教学管理过程保障，教学管理是指从制订教学计划到组织教学过程的各教学环境的管理，体现教学活动的规律，协调教学工作的各个方面，保障教学秩序，保证人才培养目标的实现。教学管理直接影响教学质量。其中教学管理人员充当了多种不同的角色，既是管理者又是服务者，承担了来自多方的压力。要把工作落实到各种具体事务，就要求教学管理人员在执行教学管理的过程中以人为本，科学、有效地规范教学运行[1]。

自21世纪以来，我国高职院校在教学方式、教学手段等方面进行了大量的探索得到了很多实用的成效。对比之下高职院校管理体制的改革则相对滞后[2]，管理体制的落后肯定在某种程度上约束了整个学校教学过程的高效运行。近年来，高职院校新学科、新专业迅速发展，办学规模不断扩大，即使教学管理人员整体超负荷运转，也并没有得到与付出成正比的效益，让笔者对高职院校现行教学管理的组织机构设置与职责划分产生了深思。

一、浙江旅游职业学院现行教学管理机构的设置类型

结合浙江旅游职业学院现行教学管理机构的设置见图一。

如图一所示，浙江旅游职业学院管理组织机构的设置类型基本特征如下：

院长是学院教学管理运作机构的最高领导，主管教学的副院长负责管理全校的教学工作，主管学生的副院长（副书记）负责管理全校学生相关工作;教务处与学生工作处作为副院长（副书记）的助手，协助副院长进行学校重大教学管理事项的决策和实施;系主任、书记直接对相应副校长负责，进行本系重要教学管理事项的决策及实施;系办公室、学生工作办、教研室主任直接对系领导负责，对本教研室所承担的教学业务活动行使管理职责;学生在各领导、教辅人员的指导下，进行自我组织与管理。之所以将以学生为主线的工作部门列入教学管理机构，是因为教学活动的参与者包括教师与学生，两者不可或缺，他们既是教學活动的主体，又是被管理者。教学过程的发生不仅仅在课堂上，课堂外教学的比重也是很大的，尤其是现今高职教育要求学生要与行业紧密联系，教务处更多的是负责课堂上或者常规性的事件教学活动，课堂外学生发生的非常规的教学实践活动更需要学生工作处协助实施[3]。

浙江旅游职业学院教学管理机构存在以下特点：

1.纵向下达指定与沟通，横向缺乏联系与信息、资源共享，没有合理有效地运用现代信息技术与网络技术的作用，导致同一件工作在不同部门重复浪费人力、财力、精力。权利太过集中，一些领导分散大量精力用于决策各种烦琐事务，不能将主要精力用来决策方向性大事，难以顾及自己的教学、科研任务。

2.在日常教学工作中，虽然大部分活动都是常规的、有规律的，但是还会有非常规的活动发生。毕竟高职院校学生的很多学习机会是跟整个社会行业活动息息相关的，学生需要在实践中增强动手能力，社会行业的某些活动的举行都不是常规的。常规工作需要按照规章制度实行才可以保障整个学校教学过程的稳定与严谨，而非常规的活动则需要学校决策者的支持，若没有相应的制度来保障这类活动的开展，则会导致教师们丧失替学生寻求更多宝贵机会的积极性，也会使学生失去一些接触行业前沿发展的机会，创新性的教学活动难以开展。

3.浙江旅游职业学院成立35年，在国内高校中不算历史悠久的，文化积淀也不算是厚重的。高职院校作为高校的组成部分，教学、科研是处于中心地位的，行政管理的需求应该服务于教学、科研管理。如果没有摆正这两类管理现象的隶属关系，很有可能就无法保证学术、学者型人才在教学、科研工作中才能得到充分的发挥，不能保证人才的稳定性与积极性，浙江旅游职业学院的机构设置并没有为这些专家学者提供可以充分行使管理职责的权利平台。

4.各系部各为教学单位自成教学体系，每当遇到由某个系部牵头的活动需要别的系部合作时，总会出现协调问题，没有与之相适应的规章制度配合某个系部积极主动地牵头主事。这种现象会导致牵头系部失去积极性，不愿意过多涉及此类活动，互相推诿。教研室缺乏正规的制度发展、激励本教研室教师，教研室主任分解任务就会遇到阻塞，导致教研室发展滞后。

二、关于高校管理机构与职责划分的优化设想

浙江旅游职业学院的机构设置并不是特例，很多高职院校都是这种运作模式，这样就会使得领导权利在手，但是并没有那么多时间、精力过问方方面面。集权在高职院校20世纪80年代起步初期是有它的优势，高职院校起步时，硬件、软件配套都很薄弱，这个时候权力的集中可以使亟待处理的事情迅速、高效地传达、实行。高职院校经过几十年的高速发展，每天需要处理的事情太过繁琐，如果还是按照以前的模式进行，那么肯定会影响学校的整体发展，同样的教学管理成本投入得到更小的效益，优化后我们希望得到新的管理机构能够降低内耗，科学、辩证地保留传统教育技术手段，融合现代教育技术与网络技术。若在院级管理层与系级管理层之间增设一个二级学院管理层[2]，那么院级管理层不需要再将教学资源直接分配到学院基层，只需要交给二级学院这一中间环节，这样权力就不再高度集中，最高层也能将手中的权力下放一部分，将更多的精力转移。

关于教学管理机构的优化设想见图二。这里需要注意的是，图二列出来的只是常设的教学管理机构，很多时候为了适应社会、教育界的需求，发生一些重要事件时需要成立特殊的教学管理机构。这些特殊管理机构的存在使得整个学校的运作不会那么死板，更加灵活与人性化，处理特殊事件时更有弹性与效率。

如图二所示，教学管理机构中的决策机构包含：院长办公会、二级学院院长办公会、系主任（书记）办公会。其中院长办公会决策全校教学管理中各级关键性、重大性、全局性、方向性的重大事项;二级院长办公会负责对各二级学院教学管理中具有共性的重要事项进行决策;系主任（書记）办公会负责对本专业教学管理中的重要事件进行决策。三级决策机构虽是隶属关系，但是可以在各自的管理范围内独立地开展、布置工作。虽然高职院校的院长、二级学院院长、系主任（书记）一般都是学术上大有建树的，但是当他们有行政职务之后，更多的是处理行政管理事务，与这三级决策机构相对应的，还需要有专业业务相关的决策机构与之相呼应，如图三所示。可以成立相关教学指导委员会，与其他决策机构不存在隶属关系，只关注学院学术业务类事项的决策与管理。这样的机构存在给专家、学者提供了一个平台，他们在这个机构里可以根据自己学术上更大的需求与独特的视界为学校学术业务提供更多的建议。这样高职院校可以在高速发展硬件的同时兼顾具有特色的学术发展，保障学术人才的稳定性与积极性。

其次，根据图二所示，平级部门之间需要建议一个信息平台，达到信息共享与信息及时传达的效果，不仅要接受上级教学管理部门下达的指令，同级之间也要相互协助。如图四，信息平台的建设需要现代技术中心与资产管理处两方面的支持，一个软件一个硬件，缺一不可。高层在收集基层资料或下达指令给低层之前可以参照这个信息平台，是否有重复工作、是否指令到位、是否节约资源。教学、教务秘书是教务处的成员之一，而不应该将其仅仅看作系部的成员，教务处应当适时作为中间沟通桥梁，加强教学、教务秘书之间的交流，这样间接加强了基层教学部门之间的交流。作为最基层的教学管理人员，教学、教务秘书与系部辅导员之间的交流是很有必要的，虽然一个负责的对象是学生，一个沟通的对象是教师，但是教师与学生之间的联系太过密切，不可切分，如果独立开展工作，那么势必事倍功半。这样一个信息平台的重要性可想而知，整个学校融会贯通，教师也有相应的账号，公开的信息可以自行查找，而不是为了获取某些信息浪费时间和精力。学生应有一个自己的端口，关于个人与学校公共信息的查询与输出，这样更加便捷与人性化。

此外，系部与教研室在承担专业建设、教学质量保证、与社会外界交流合作这几项工作的同时，也需要获得相应的权力：用人自主、内部财务自主、硬件、软件购买自主。用人自主就是指学院下达指标，系部自主聘任内部机构负责人、专业技术人员与管理人员。内部财务自主、硬件、软件购买自主，当然财务的相对自主权是在提前申请审批，符合财务管理制度的前提下的，系部和教研室可以自主制定财务政策。毕竟，其他所有部门的存在都是为了保障教学过程的顺利进行，在可允许的范围内，一定的自主权可以让基层教学部门更有积极性与上进心。教研室自主制定规范的激励政策，会促使教研室主任更顺畅地开展工作。

最后是关于教学质量管理与反馈的问题，所有机构的设定都是为了保证教学的正常进行，教学质量的反馈是需要有人维护的。一名教师上课是否为学生所接受、是否符合教学规范及反馈之后教师是否收到建议，乃至之后是否根据合理建议做出相应的改变，都应由相应机构管理。如图五所示，教务处的教学检查机构、学生的课程评价和教学督导的教学检查，综合反馈到相应管理机构。

三、结语

通过对浙江旅游职业学院的管理机构与职责划分进行分析与探索，发现了存在于高职院校教学管理过程中比较突出的问题。随后为了弥补教学管理机构设置与职责划分上的不足，笔者提出了优化后的机构设置的构想，当然为了上下级部门之间的沟通与协调有更强的衔接性，也就是业务管理与行政管理之间要有科学的平衡关系。目前大部分高职院校的惯性思维都是侧重行政管理，行政色彩太过浓厚不利于创新性教学与科研的开展[3]。还有一些不尽如人意的地方，需要我们不断在工作中总结经验，深入思考，使得合理的机构配置与职责划分在当今持续深化改革的高职院校中发挥更有力的作用。

参考文献：

[1]平若媛，严华，杜丽臻.高等职业院校教学管理实务[M].北京：清华大学出版社，2016：10-17.

[2]曾小彬.试论高校教学管理机构设置与职责划分[J].四川师范大学学报（社会科学版），2006（05）：83-88.

[3]赖建霞.试论大专院校教学管理机构设置与职责划分[J].亚太教育，2016（12）：133，151.

[4]陈敬良，丁晓东.内涵与发展——上海高等学校教学管理改革和发展[M].上海：华东理工大学出版社，2010：18-21.