浅谈企业机关行政事务管理工作对策及建议

狄蓓

企业机关行政事务管理工作包含的内容很多，涉及到诸多环节。不过，在传统的认知中，行政事务管理工作通常不需要太多技术含量，是一种很单纯的后勤管理，这样就会影响行政事务管理水平的提升。为了有效提高企业机关运行效率，就要不断完善行政事务管理，改进现状。

企业机关行政事务管理不仅包括企业日常事务管理，还有其他的服务工作，为企业的制度完善、各项办公管理、会议管理、设备管理等工作奠定坚实的基础。 行政事务管理绝不仅仅限于对简单的办公事务进行处理，也不是辅助领导处理日常琐碎工作即可，而是一项综合水平很高的工作，其质量直接关系到企业的各项业务能否順利进行。

1 影响企业机关行政事务管理工作的原因

1.1 顶层设计与制度不完善，员工工作缺乏积极性

一些企业机关行政事务管理工作之所以还不够完善，主要是由于顶层设计不完善，制度不健全等原因造成的。行政事务管理人员在开展工作中由于缺乏完善的制度作保障，就会使员工对工作缺乏积极性和主动性。还有一些员工认为行政事务管理工作就是为领导服务，没有足够的技术含量，导致员工在工作时比较被动，甚至带有消极情绪，只为完成领导交代的任务，无法充分调动自身主观能动性。

1.2 人员配备随意，员工缺乏工作经验和精力

行政事务管理工作与国家的法律法规息息相关，对管理人员的素质提出很高的要求。现阶段，一些领导对行政事务管理人员的素质并没有高度重视，在人员配备上比较随意，员工会以一职多能的方式兼职该项工作。这些员工往往缺乏专业的管理知识和经验，面对行政事务管理中的大量工作，员工往往会将其放置在相对次要的位置上，这样就会影响工作效率的提升，也会耗费员工精力，使其无法投入到自我充电与学习环节之中。一旦工作发生冲突，更多员工会优先处理手头业务，忽视行政事务管理。

1.3 缺乏明确的管理意识，工作时常走形式

在企业机关行政事务管理中，许多管理人员还缺乏明确的管理意识。在具体工作中，不少工作人员会凭借经验处理问题，没有将管理与服务工作标准化，细致化，更没有实现统一管理。在缺乏标准的情况下，许多项目没有得到真正贯彻和实施。还有一些奖惩制度不够明确，规定界限模糊，同样会影响行政事务管理工作水平提升。

2 谈企业机关行政事务管理工作对策与建议

2.1 提高员工综合素质，重视服务细节

企业机关行政事务管理工作需要得到领导的大力支持，提高管理人员的责任感，使其能够正确认识自身工作的地位。由于行政事务管理人员非常关键，因此，提高其素质很有必要。管理人员要结合企业的实际情况制定制度和相关政策，并保证落实。管理人员要有良好的道德品质和极高的综合素养，这不仅关系到企业的管理水平提升，更关系到企业的形象。

在提高员工综合素质方面，企业要鼓励员工不断学习，提高自身知识含量，了解行政事务管理工作的紧迫性，要保证工作与时代发展同步，转变传统的思想观念，从容应对接踵而至的挑战，并灵活处理各项问题。员工可通过互联网、新媒体等多种途径中获取新知识，开拓视野，从而逐渐提高自身综合素质。

行政事务管理人员要有良好的语言表达能力、沟通能力和文字能力。在日常工作中，员工需要制定、撰写各种文件、公文，传递上级工作指令，组织员工参加活动，接待贵客等。这就需要管理人员有良好的语言组织能力与表达能力，同时还要有一定的文字功底，做到“文武全才”。

管理人员要重视行政事务管理的细节，具有良好的服务意识，可以灵活处理各种突发问题，待人接物落落大方，可以做到与人友好沟通，将问题或相关要求清晰说明;有良好的协调能力和高瞻远瞩的思想，做事有主有次，稳重踏实。

2.2 完善管理制度和流程，实现规范化操作

行政事务管理工作要有完善的制度和统一的流程，这样才能规范各项工作，保证工作顺利进行。完善制度的目的是明确岗位职责，落实各项工作，保证工作可以严格按照流程开展。定期对员工的工作进行统计和分析，还要加大考核力度，制定考核细则。只有这样，才能保证管理制度完善，提高各岗位人员的责任感，使其严格按照规范和要求开展工作。

要进一步完善相关标准，提高工作质量和工作效率。要明确重点和难点工作，对薄弱环节加大管理力度，制定完善的质量控制标准。在这一标准下，企业机关行政事务管理的各项工作均可有严格的参考依据，各员工将会针对难点、重点工作予以关注，并采取针对性解决措施弥补薄弱环节。在严格的标准要求下，管理人员会更加明确自身职责，严格按照工作流程完善相关工作内容。

要加大对员工的培训，切实提高员工的素质与服务意识。在培训中，要加大技能培训，保证培训不会沦为走形式;定期进行培训，保证培训工作常态化、制度化。在培训中要不断融入新的知识，使培训内容充分与时俱进，并与员工的实际工作吻合。只有这样才能提高员工的服务意识，保证各项工作符合要求。此外，要进一步加强对各项设备、物资的管理，实现对设备、物质的规范、统一管理。在培训中要明确设备的使用要求与维护保养要求，明确使用的目的。

总之，只有完善制度和流程，才能保证企业机关行政事务管理工作真正落实。此外，严格的制度可以提高监督力度，保证工作效率得到有效提升。

2.3 实现工作创新，提高服务质量

由于企业机关行政事务管理工作比较复杂，内容较多，需要处理的突发事件随时会发生，因此，必须要高度重视管理工作的创新，提高服务效率和服务质量。许多工作虽然看上去非常混乱，但却并不难掌握其操作规律。只要有完善的计划，对未来工作进行合理预测，明确工作目标，就可以提高工作质量。

在工作中要有一定的预测能力，可以对企业的发展趋势、未来走向合理预测，设定目标，制定计划。要做到未雨绸缪，全面考虑，力求尽善尽美。由于在工作中会存在许多不可控因素，因此要做好应急预案，这样就不至于在关键时刻手忙脚乱，而是能够主动面对问题，解决问题。对工作进行动态管理，一旦出现异常情况，就要提前介入，将问题扼杀在摇篮里，全面做好各项工作。

为了进一步提高服务质量和效率，还要完善工作的保障机制，使其能够协调各项工作。由于行政事务管理的工作很多，管理人员必须要做好协调，加大与各部门之间的沟通，从而实现部门之间高效协作。积极转变思想观念，改进工作方法，使各部门在各自独立的同时，定期进行沟通，使其有共同的工作目标。要采取新方法和新的管理模式，将各个岗位职责落实的同时，创新运行机制，保证行政事务管理工作更加科学、合理、有效果。

为了有效改进企业机关行政事务管理现状，就要保证各项管理工作可以有序开展，加大监督与考核力度。在分工明确的前提下，引进先进的竞争机制，保证企业内部员工能够有充分的竞争意识，通过不断学习和努力，提高工作效率与工作质量。要转变计划经济体制观念下的工作模式，改进员工考核制度与内容，真正做到公平、公正、客观考核员工的能力，赏罚分明。要及时弥补工作中的薄弱环节，实现动态监督，保证薄弱环节可以得到有效处理。为了进一步提高员工工作的积极性，相关激励措施、保障机制要不断完善，一旦员工成绩突出，就要对其予以奖励，这样才能更好地发挥出员工的优势，不断完善企业机关行政事务管理工作。

3 结束语

总之，在企业机关行政事务管理工作开展的过程中，会存在各种各样的问题，这些问题会影响各项工作顺利进行，也不利于企业的生产经营。这就需要发挥出管理人员的作用，不断提高管理人员的素质，完善各项规章制度，使其能够充分约束管理人员的行为，规范工作，积极做好各项协调工作，有明确的服务意识，使各部门工作高效开展，促进企业健康发展。

（作者单位：中国石油上海销售公司）