浅谈数据信息化管理对物资生命周期管理的重要性

黄丽红

[摘 要]企业进行电力物资数据信息化管理时，利用信息系统记录物资生命周期各阶段的状态，通过数据集成，在信息系统中准确跟踪物资流转情况。电力企业进行精准统计分析，制订更好的资源计划，能为企业管理提供风险及危机预警，并提供管理及决策依据。

[关键词]信息化管理;结构化;数据集成

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.16.040

[中图分类号]TP311.52;TM73[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）16-00-03

1     产品数据信息化管理的定义

世界上第一台通用计算机“ENIAC”于1946年2月14日在美国宾夕法尼亚大学诞生。在20世纪70年代以后，微机处理机出现，使电子计算机的应用越来越广泛。电子计算机在后续时代发展中不断更新换代，在各个领域中发挥着越来越大的作用。在IT行业兴起的同时，各种用于生活、工作的应用软件被研发出来，帮助人们处理各种生活、办公事项，配合互联网高效使用，在减轻了工作负担的同时，提高了人们的生活水平和生活质量，推动了整个社会发展。

一般狭义的概念认为采用计算机进行数据处理就是信息管理，但事实上，计算机只是数据信息化管理的一种工具。现代企业竞争激烈，产品创新是企业生存的根本，产品更新换代非常快，对产品数据管理不能局限于单纯的计算机数据储存功能，还应使用互联网，借助各种应用软件及信息系统，如PDM、ERP、PLM等，实现对产品数据采集、记录、统计、流转、分析，进行完全的数据信息化管理。可以说，产品数据信息化管理现代通信、网络、数据库技术为基础，对产品数据进行精准高效采集、记录、统计、流转、分析，进而得到企业在营运过程中所需要的管理信息与决策信息。

企业产品数据信息化管理要求企业更可靠详细地记录产品性质及特点，记录产品生命周期各阶段的状态，准确跟踪产品流转，快速跟踪，精准统计分析，制訂更好的各项资源计划，为企业管理提供风险及危机预警，提供管理及决策依据。

2    电力物资数据信息化管理的要求

企业对物资数据进行信息化管理，管理所有与物资相关信息（包括零件信息、配置、文档、结构、数据库记录、权限信息等）和所有与产品相关过程（包括工作流程和更改流程）的技术，可以提高生产效率，有利于对产品全生命周期进行管理，加强对文档、图纸、数据的高效利用，使工作流程规范化。

电力生产具有连续可靠性，对物资保障的及时性和紧迫性要求高，要求企业必须有事故应急物资储备。电力物资使用的专业化分工细，对物资使用的管理要求高，客观上要求企业有一个良好的物资采购计划，按照生产到货跟踪、仓储配送、领用等流程保证物资及时供应。电力物资总体上可以分为设备类物资与材料类物资，设备类物资专业性强，专业化程度高，设备技术要求高，零备件通用性相对较差;材料类物资通用性比较好，标准化程度比较高，数据结构化程度强。

2.1   实现电力物资数据结构化设计

数据包括结构化、半结构化和非结构化数据，目前，大多数产品非结构化数据占数据的主要部分。为降低管理成本，提高管理效率，企业应规范电力物资数据，包括涉及的流程数据，使其尽量标准化、结构化。在规范物资数据中，应做到：①规范物资名称、规格、型号填写;②规范物资数量、单位填写;③规范工程项目填写;④规范物资入库、出库、调拨使用地填写;⑤规范物资存储地、存放货架编码填写。

2.1.1   对物资进行统一编码管理

企业规范电力物资数据后，应根据规范后的物资名称及性质，对物资进行分类管理，根据分类制定物资编码规则，对物资进行统一编码管理。如将电力物资分为设备类物资和材料类物资，设备类物资根据英文名称以字母E作为标识，材料类物资根据英文名称以字母M作为期标识，在定义物资编码时将其设为物资编码第一级编码，在后续系统跟踪时可根据编码的第一个字母判断该物资分类，以便统计及分析。同时，企业还应进一步按物资种类、属性等进行分类，使用层级分类管理制定分级编码。如对规格型号为“YJV-1-4×10 mm2+1×2.5 mm2”的防白蚁型交联电缆，根据图1物资分类的规则进行物资编码设定，可设定如图2。

企业应根据标准化、结构化数据对电力物资进行分类梳理，按层级制定好物资目录，系统应对物资目录每一层级赋予编码，使每种规格型号的物资都有唯一编码，且不与其他规格型号物资重复。使用物资编码，有利于提高物资采购的准确性，有利于对物资使用进行追踪、统计、分析。需注意，物资目录在使用时，应有专人进行更新维护，以保证后续工作持续完成。

2.1.2   对物资涉及项目信息进行统一编码管理

企业要实现电力物资顺利生产到货、储存、配送使用跟踪，应统一规范填写项目相关信息及设定编码，如图3所示，使相关数据可在信息系统流转集成，以便追踪管理。

2.2   实现系统流程规范设计

电力物资要进行生命周期管理，企业应对物资状态进行实时跟踪，制定业务标准、规范及相关业务流程。规范业务工作流程，为数据保驾护航，实现业务流程系统自动化，使物资各状态环节随着时间推移发生变化时能够及时调整并保持跟进。电力物资的生命周期从需求申报到物资采购、物资生产、到货验收，再到安装使用、废旧处理为一个生命循环，要实现物资跟踪，要对数据进行标准化、结构化设计。

规范物资每个生命环节的流程，包括设置系统规范、对人工操作的规范性要求，都是提高物资管理效率、降低管理成本、实现物资数据信息化管理的重要措施。在需求申报时，企业应根据设置好的物资目录选择所需物资，不能使用填写模式，以减少需求申报错误率，同时，应准确填写好数量、选择好单位。系统根据已设定好的各层级编码，对具体规格的物资生成唯一物资编码，系统根据物资编码对物资进行全流程跟踪。在物资生命周期的各环节里，物资编码应该作为物资主线，从始而终贯穿各环节。在物资生命周期中，每个环节的工作流程应使用数据信息进行记录及实现系统集成流转，包括各项工作流转、审批流程。企业应对物资系统流程进行规范设计，一方面保证质量、规范管理，另一方面降低工作对个人技术和职业素养、质量意识的依赖，降低用人标准和管理难度，减少企业投运及管理成本。表1是电力物资需求申报表。

2.3   实现数据高度集成

在企业中，包括电力企业，由于职能部门不同、物资管理需求有异，往往具有多个异构的、运行在不同软硬件平台上的信息系统同时运行，这些系统数据源彼此独立、相互封闭，使数据难以在系统之间交流、共享和融合，从而形成“信息孤岛”。随着信息化应用不断深入，企业内部、企业与外部信息交互需求日益强烈，急需对己有信息进行整合，联通“信息孤岛”，共享信息。

数据集成将不同来源、格式、特点、性质的数据在逻辑上或物理上进行有机集中，从而为企业提供全面的数据共享。电力物资的数据集成主要将物资规格型号、数量、到货生产情况、使用单位、使用情况等各种信息通过信息系统进行准确传递。可以认为，数据集成是物资数据信息滚动收集的一个过程，同时，集成是可双向的、可交互的，最终实现物资数据的全信息共享。数据集成最大的优势是保证数据来源的唯一性。物资信息通过应用间的数据交换达到集成，主要解决数据分布性和异构性的问题，数据来源的唯一性保证信息的准确性。数据集成对信息系统有严格要求，被集成的信息系统数据结构要公开接收信息系统，系统对数据编码定义要保持一致。

2.4   实现多维度查询

电力物资数据信息化管理实现数据在信息系统中高度集成，使物资在生命周期的各环节中收聚各种数据信息，如物资规格型号、数量、使用情况、质量情况、各环节时间节点等，均可以记录并集成体现在同一信息系统中，最终实现物资多维度查询。企业人员可以使用时间维度进行检索，查看一定时间范围内使用物资种类、数量、合同、使用情况等;企业管理人员可以直接在系统中进行统计查询，提高企业管理质量，降低企业管理成本。

3     数据信息化管理对物资生命周期管理的影响

电力物资是电力工程建设的基础保障，做好电力物资生命周期管理，缩短电力工程建设工期，提高电力工程建设质量，降低电力企业成本，是电力企业提高企业竞争力的根本需求，对电力安全运行以及提高社会效益均有积极意义。实现数据信息化管理是企业对电力物资生命周期进行高效管理的必然要求。

首先，提高了需求計划的准确性及物资采购质量。数据信息化管理，实现了数据信息系统间集成，使电力物资的各种信息能从后续环节反馈回前端，企业员工可对反馈数据进行统计分析，如物资数量的使用情况、供应商供货物资的质量等，促使企业调整、规范需求计划，促使物资需求计划做到数量合理，避免库存积压增加管理成本;从反馈的物资使用情况可以统计分析物资质量，为物资招投标提供评价依据，提高物资采购质量。其次，企业电力物资数据信息化管理对物资进行追踪，通过信息数据集成，可实现对物资需求计划时间、物资采购时间、供货时间监控管理，如做到提醒供应商供货、记录物资到货验收等，实现生产到货、验收安装使用的跟踪管理，实现对电力建设项目管控，一定意义上缩短项目建设工期，从而缩短物资生命周期，提高电力工程的建设效率及质量。最后，有利于记录物资各生命周期的工作流，通过信息系统进行传递集成，实现物资从采购到报废环节的串行工作流程监控，包括各环节的工作审批流程，为企业精益管理提供优化分析数据源，规范操作指引，有利于提高企业的管理效益。