浅析ERP系统环境下建立内部控制的途径

艾丽华 梁丽 李超群

[摘 要]本文从实施ERP系统管理对企业内部控制要素的影响入手，分析企业内部控制的新特点，探讨ERP系统建设的内部控制策略及执行程序，以期充分整合内部控制及ERP的有效资源，实现企业管理水平再上新台阶。

[关键词]ERP系统;内部控制;企业管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.16.022

[中图分类号]F270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）16-00-02

0     引 言

加快企业管理信息化水平是现代企业各项管理工作中的核心内容之一，尤其是重视企业财务管理会计工作的信息化，以及加大企业资源计划（ERP）推广与应用力度已成为当前企业经营者与管理者的头等大事，但是在大力推广ERP的同时，也不能忽略内部控制与风险管理在其中的重要性。所以企业想要成功实施ERP，就必须将控制环境评估、信息交互渠道建设、企业控制模式选择以及各类型风险防控等工作放在同等重要的位置上。

1     内部控制和ERP的关系

1.1   ERP是加强内部控制的工具与手段

在普遍认识里，ERP是通过生产控制、物流管理、财务管理以及人力资源管理等功能模块对企业的各项资源进行整合的信息化系统，ERP囊括了几乎所有的现代企业管理工作内容。而这些内容也属于企业内部控制工作范畴，通过ERP系统能够帮助企业有效提升内部控制质量，并使内部控制能够从人工控制有效转化为自动化控制，实现内部控制信息化。因此，ERP是企业内部控制得以强化的重要手段和工具，具体见图1。

1.2   ERP是内部控制的客体

ERP系统的设计与具体操作都离不开具体的人，同时在数据源的控制上也需要人工操作，而人是拥有较强主观意识的独立个体，人的主观性会带来一定程度的风险。企业内部控制应当将识别各种风险（系统设计风险、运行风险等）以及控制相关风险作为工作的重要目標。如在设计环节，是否对风险控制做出了充分考虑并具备切实的风控手段，再如在系统运行过程中，是否能够保证输入数据的真实性与实效性等。因为在信息化环境下数据的正确性与质量高低不仅会影响局部，同时也将影响整个企业内部的各个信息使用环节，一旦出现“垃圾数据”不仅会给当下的管理工作造成影响，甚至还不利于企业决策。同时，ERP系统具有信息系统属性，因此也同样具有财产价值、资产价值并负有相关的法律责任，为了防止出现问题也需要通过内控对其进行有效监管。所以，ERP不仅是企业内部控制的工具与手段，同时也是内部控制的重要监控对象。

2     ERP系统的内部控制策略

2.1   搭建基于ERP系统内控框架

为了充分发挥ERP系统的作用，必须充分明确ERP系统内控与普通意义上的企业内控存在的内在差异。在搭建ERP系统的问题上，首先以企业现有内部控制基本规范与标准为基础初步搭建框架，同时还应针对ERP信息系统特点对IT环境中的侧重点进行有效调整，并结合企业自身管理实际需求进行进一步完善，最终搭建起一个用于满足企业实际管理需求的ERP系统内控总体框架。

2.2   ERP系统内部控制具体方案设计

在确立基本框架后，需要进一步设计内部控制的具体方案及细节。首先应从内控框架所指出的管理侧重点入手，确立ERP系统内控风险数据库、梳理业务管理流程以及标记内控关键点等，再根据这些重点内容设计内部控制的蓝图和目标。值得注意的是，企业在开展此项设计工作时必须充分明确企业对于即将建立的ERP系统内部控制的目标和希望达到的最终管理效果，只有保持对目标的精准认识才能在后续开发和沟通中取得良好的结果。具体到单项内控方案设计环节，以实现内控需求为考量，在设计与细化的类型上可分为部门设计细化、项目设计细化以及流程设计细化。鉴于ERP系统是面向整个管理流程进行控制，因此笔者认为采用流程设计细化模式更符合企业ERP系统内控的具体需求。而在开展流程细化工作的过程中，如何确定流程、如何有效梳理流程十分重要，必须基于企业原有的业务流程与相关基础，切忌盲目“另起炉灶”，不仅可能会耗费更多无谓的成本与精力，同时还可能因为无法契合企业实际而让整个ERP系统内部控制效用全无。在流程梳理与设计环节，应充分考察企业的订单流程、采购流程、库存管理流程、生产计划流程、产品制造流程以及质量监控、产品运输、销售和人事管理等具体运作特点，在此基础上制定内控规则才是有价值的。

2.3   与供应商密切沟通协作

ERP系统内部控制的设计与构建虽然立足于企业自身，但同时也需要与ERP供应商达成共识，尤其需要让ERP供应商的IT开发人员明确企业在功能上的诸多个性需求。虽然ERP系统基于自身的管理优势与信息化先进性能够为企业提供一个符合基本管理需求的成品系统，但想要充分实现企业对ERP系统的具体要求、实现ERP系统内部控制的真实效力就必须在正式引入ERP系统之前与供应商达成更多的功能细化与拓展等的个性化加工共识，从而才能保证ERP系统能够真正融入企业。在与供应商进行沟通协作时，必须明确几个关键问题。首先，企业要尽量清晰和有条理地表达自己的需求，就算需要经过反复沟通也不能因为过程烦琐而视而不见。其次，在向供应商提出功能需求的同时，也应认真听取IT设计人员的意见反馈，如哪些程序无法通过计算机信息系统完成，而需要传统管理方式加以配合，切忌一味要求而不接受合理化的建议。只有通过与供应商进行积极沟通才能达成有效合作，确保ERP系统内控体系得以确立，并发挥真正的作用。

2.4   完善ERP内控系统有效融入

有了适合企业管理需求的ERP系统，还需要进行实际施工以实现ERP内控系统有效融入。首先，要将财务模块融入视为最重要的工作，以便在ERP系统运行过程中能够使财务与业务实现有效互通，及时获取业务相关财务信息，为内部控制在业务流程中的监控与管理提供可靠数据支持。其次，要对财务管理与企业业务模块进行有效集成，落实业务环节及流程的有效监控与实时核算，确保事前、事中以及事后会计核算的准确性与及时性。再次，要确保企业所有业务开支及其他开支必须进入ERP管理系统，便于ERP系统对企业财务进行综合控制。最后，除了财务模块及相关业务流程有效融入以外，还要逐步融入销售、供应及生产环节的业务。这部分工作可能将持续一段时间，需要企业进行持续不间断的融入与调整，从而在ERP系统环境中不断完善内部控制体系。

2.5   不断完善内部控制系统

一个企业建立ERP系统不是一蹴而就的，其中的内部控制系统也要进行不断完善。因此，首先应当针对已经建成的内部控制系统，在ERP运行的过程中不断进行ERP内部控制效果自测与自评，最终以报告书的形式对外呈现。这有助于企业不断完善内部控制，也有助于管理者對内部控制的有效性进行正确评定，以此表明ERP中控制系统总体的可靠性及完整性。其次，企业的管理状况以及外部环境的变化情况都是决定企业内控体系建立和有效运行的前提，在ERP系统的整个运行周期中，由于各种原因导致需求发生变化，必须进行系统功能修改和扩充，而依附于ERP上的内部控制系统也必须随着ERP系统的使用与修改不断进行变动和完善。

3     常见的ERP系统控制问题

在ERP系统建设和执行过程中，ERP蓝图设计和控制执行的有效性会直接影响ERP系统建设和运行质量，比较常见的内部控制问题主要体现在以下几个方面：

（1）ERP系统建设和运行方面。一是ERP系统总体控制执行不到位，如在系统程序变更、用户管理、日常运行方面可能存在没有按照既定的ERP系统总体控制相关规定有效执行;二是权限管理不严格，如在实际操作中会存在没有按照敏感事务职责分离要求进行权限设置和系统维护，从而形成互斥权限问题;三是ERP系统应用控制执行不到位，如在系统配置、主数据审核以及具体业务模块中的业务处理可能存在未按照既定的控制规范执行的问题。

（2）ERP系统蓝图设计方面。一是在实际的蓝图设计中，有可能存在缺失重要流程环节、岗位信息、业务单等内容的情况;二是可能存在蓝图流程描述粗糙，使流程适用者无法了解具体的业务实现方式和操作方法。

4     结 语

ERP系统不仅能够提高企业会计信息化建设的质量，保证企业资产安全，同时还能确保企业各项管理制度顺利执行。但是在对ERP系统有较高期望的同时也必须清楚地认识到“信息系统”同样也存在许多“不完美”的问题，想要保证信息系统有效运行就必须为企业内部控制提供重要保障，从而实现问题最小化和运行价值最大化的完美平衡。所以，在重视信息技术升级的同时应同样重视管理思维，以此推动企业内部控制有效运转，最终达到不断提升企业管理水平和发展质量的目的。