网络教务环境中的高校学籍档案管理研究

摘 要：学籍管理是高校教育运作环节中不可缺少的组成部分，是对高校学生的入学情况以及在校状况与毕业状况的记录形式;对学校的招生工作、平常对学生的管理工作、学生奖罚工作以及留学升级、就业工作等均具有不可或缺的重大意义。因而伴随着各种技能的不断发展，高校学籍档案管理在现代化网络教务环境中的弊端也逐步显现，特别是对这种中外协同办学的新式办学方案造成很大的困难。在此环境中，从中国高校学籍档案管理的状况与的问题着手，对中国高校管理学籍网络化软件的运用状况与其高校档案学籍管理的有效手段实行研究以及探析。

关键词：网络教务;高校;学籍档案管理

档案管理工作本身具备必然的复杂性以及繁琐性，因此需要耗损大量财力、物力以及人力。除此之外，档案管理工作对档案管理机制以及管理档案体系均具有极高的需求，反之又使管理档案体系以及管理档案工作产生了问题，带来一系列麻烦，因而管理档案的工作成效大幅度的降低。而管理档案也是高校日常工作中极其重要的一部分，学生的档案学籍管理是高校管理档案工作的重中之重。学生档案学籍管理不但与学生的入学、在校以及毕业全进程记录完善准确紧密相关，还关系到学校是否能够使用有关的信息展开更好的档案管理工作。然而，现阶段中国高校学生档案学籍管理的现状让人堪忧，而且对高校档案学籍的网络化变革也变得十分迫切。

一、现阶段高校档案学籍管理的状况

当下中国高校学生档案学籍管理已然产生了重大的改变，其最显著的特征体现在学生档案学籍管理内容的变革以及档案学籍管理形式的变革上。在传统阶段，学生档案学籍管理内容基本上是学生的考试成绩以及平常学习或生活中的奖罚情况这两部分。因而由于网络化以及信息化的到来而改变了这两种性能的原始记录以及运行状态，我国学生档案学籍管理内容也逐步丰富起来。总的来讲，高校学生档案学籍管理的内容基本上记录了学生在学校全部重要的事情，不仅包括奖罚状况、成绩状况等一些重要事情，而且已然达到了对学生从入学到毕业的全进程管理。在档案学籍管理的形式上，我国高校档案学籍管理也由单一纸质的管理档案向纸质和网络化相结合的管理形式转变。这种管理形式不但能够促使对学生档案学籍的记录、保存以及查询工作成效的提高，还能在最大程度上促进高校学生档案学籍管理上的进步和转变，并从整体上给高校档案学籍管理工作带来切合实际的好处。从细节上来讲，我国高校学生档案学籍管理还存在很多问题，而这种问题不但将给我国高校档案学籍管理网络化的改变引来很大的妨碍，而且还会对高校未来的发展产生一定的危害。我国近期也就此推出了一些政策，而这些政策必将给档案学籍管理工作提出新的需求，也为新阶段档案管理工作带来新的机遇。

二、目前高校档案学籍管理中所存留的问题

目前虽然我国高校普遍引进与运用了数字化以及信息化管理档案的体系，但相比西方的高校而言，中国的高校档案学籍管理的网络化程度仍旧偏低。而且在中国一些高校中，档案学籍的数字化管理只实现了把纸质信息档案记录在信息体系中的功能，而这种基本的性能并未能把档案学籍网络化管理体系的作用发挥到极致。致使高校档案学籍管理网络化管理程度偏低的因素表现在两个方面。第一，大部分高校在使用数字化档案学籍管理体系的进程中，不但使用了网络化的管理体系，而且引用管理观念，促使所引入的学籍档案管理体系未能很好的在高校环境中运用。第二，高校在引入网络化档案学籍管理体系时容易忽略本身实际管理状况，也就是说大多数高校的网络化管理学籍体系并未与平常档案学籍管理工作相结合。目前，中国高校网络化档案学籍管理体系具体表现在两个方面，首先是和开发系统公司合作，引入已有的档案学籍管理体系。其次是运用校内已有的资源对学籍档案管理网络化体系实行自主研發。对引入的档案学籍管理体系来讲，出于系统并非私人订制，因此极有可能产生对有些管理工作在系统中所不能实现的具体问题，还会产生系统中要记录的内容在学校学籍档案管理工作中不存在的情况。除此之外，由于学校学籍管理信息的体系是先进的，因此，当管理体系需要更改亦或产生问题需要处理时，处理问题的时间由学校和网络公司一起商量，导致若学校联系不上公司，那么这些问题将没法获得处理。但是对学校自主研发的档案学籍管理体系来讲，有些学校在研发程序的进程中只关注引进有关软件设置，而忽视对软件管理的升级以及修护，容易导致档案学籍管理体系在现实使用的进程中由于数据过大等因素出现系统崩溃。综上所述，这些问题都是高校档案学籍管理中网络化进程偏低的主要原因。

三、高校学籍档案管理的有效举措

要想有效地做好高校档案学籍管理工作，需从档案管理的内部因素以及外部因素着手。而且只有当这两方面均做出相对应的完善时，才有可能促使高校档案学籍管理工作效率有效提高。

1.对档案学籍管理的内部环境进行完善

相比档案学籍管理工作的外部因素来讲，内部因素主要指档案学籍管理人员的管理水准以及档案学籍的管理机制和管理内容。

在档案学籍管理人员水准方面，为了能够促使管理人员熟练地使用网络化的档案学籍管理手段对学生的学籍实行管理，促使管理人员更好地把网络化的管理观念应用于日常的管理工作中，学校应依据现实的管理状况，组织人员培训以及沟通的活动，促使目前档案学籍管理团队获得最佳的管理观念和操纵技能的培养，因而使其管理水准具有更高的提高空间。而且为了确保高校档案学籍管理团队的工作动力以及创新能力，学校适当地给予管理团队一些高品质以及专业高的管理模式，因而促使整个管理团队主动积极。

在档案学籍管理机制和管理内容方面，学校可以从下面几点着手：第一，有效调节学籍管理的概论以及思想。不管是对档案学籍管理工作来讲，还是对档案学籍管理体系来讲，学籍概论以及其思想均是各项管理工作最基本的根据。为此，学校应依据现实的办学状况，就当下这种学籍理念和学籍内容实行有效的调节，比如个人信息、毕业状况等。第二，学校应采取一些相对应的举措而减少档案学籍各个部分内容相互间的多种管理或交叉管理。多种管理和交叉管理影响学校档案学籍管理的成效以及其准确度。为此，学校应尽快健全档案学籍管理机制，并且也需确立不同专业和不同类别学生学籍管理的归属地，从而明确不同部门档案学籍管理的工作内容，从而有效减少多种管理以及交叉管理状况的发生。

2.高校档案学籍管理外部因素的完善

在学校完善学籍档案管理外部条件的进程中，需对档案学籍管理体系进行适当的调节以及改善。主要从下面几点入手：第一，提升学籍档案管理体系的网络化制度。学籍档案管理网络化制度的低下是限制提高档案学籍管理成效的主要因素之一。为此，高校应经过多方面的努力提升学籍档案管理体系的网络化水准。基于从外部引入学籍档案管理体系的高校来讲，高校里的有关人员应加强与开发软件公司相互间的沟通，而且在沟通中把此系统在运用的进程中的弊端表述出来，因而促使软件公司依据学校的现实状况对档案学籍信息管理的系统给予有效的保护和升级，并且做到及时对系统进行升级。对自主研发的档案学籍管理体系的高校来讲，有关人员应在平常的工作中加强对系统的检测以及修护数量，而且依据有关成果对此系统实行合理的调节和发展，因而有效的促使管理系统适应性增强。

第二，改善纸质学籍向网络化学籍的转换过程。纸质学籍向网络化学籍的转换是目前学籍档案管理工作中最重要的一项工作。为了有效的提升此管理工作的效率，在网络化学籍的档案管理体系中应加入对外部数据的引入形式。在现阶段我国所运用的外部数据引入形式大部分都是人为导入，因而在现在技术的支持下，外部数据的引入形式能够自动形成。同时，在引入网络化技能的进程中还涉猎到对数字的检验。基于此，高校可以引入网络化签字亦或技能检验等形式对其所引入的数据实行更加明确的学籍档案管理形式，从而促使学籍档案管理体系工作更加高效地进行。

四、结束语

网络化高校档案学籍管理形式在网络化教务环境中的使用是高校平常管理工作中最重要的一步。虽然目前此管理形式和管理体系中仍然存在一些问题，但是这些因素不应成为高校放弃或暂缓运用网络化管理学籍体系的理由，而应依据现实的工作状况。目前，针对高校管理工作中对新政策的执行情况，通过加强对学籍体系开发公司的合作交流，对档案学籍管理的形式不断进行健全以及实现完整性，因而促使高校档案学籍管理体系可以为高校的檔案学籍管理带来更大的好处。

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作者简介：梁西峰（1989-），男，汉族，陕西，宁夏大学，助理馆员，研究方向：高校学籍档案管理。