数据发展对医院档案管理带来的改变

摘 要：数据发展使医院档案管理的信息化水平越来越高，也面临着越来越庞大的档案数据信息，以及非传统档案管理模式下的数据信息安全风险等。在分析数据发展对医院档案管理的影响及现实挑战的基础上，提出数据发展驱动背景下医院档案管理对策，对做好新时期档案管理具有积极的现实意义。

关键词：数据;医院档案管理;变化;对策

档案管理作为医院一项基础性工作，对规范医院行政管理、提升医疗业务水平、维护医患双方权益等方面发挥着重要作用。数据发展，使医院档案管理的信息化水平越来越高，同样，数据发展也使得医院档案管理面临着越来越庞大的档案数据信息，以及非传统档案管理模式下的数据信息安全风险等。因此，要准确把握数据发展对医院档案管理带来的深刻影响，针对数据时代医院档案管理存在的现实问题，有针对性地提出解决对策，切实做好新时代医院档案管理，发挥医院档案在医院建设、发展过程中的应有作用，为新时期医疗卫生事业改革提供有力支持和保障。

一、数据发展对医院档案管理的影响

1.档案数据来源更广

一直以来，档案馆（室）是专门负责保管医院档案的专门部门，也是医院管理和医患等不同群体利用档案的中心所在，这在一定程度上限定了医院档案的来源。即，医院档案的来源多为各业务科室或办公室、医务科等行政管理部门后期整理后的“成品”。数据时代，医院档案数据来源突出表现出网络化、数字化特点，OA办公自动化，以及HIS医院管理系统的应用，使得医院档案数据来源更加广泛，既有业务科室的档案资料，也有行政管理部门的档案数据，还有医患在日常诊疗活动中形成的，医院档案数据来源更加常态化、宽泛化。

2.档案数据量更庞大

就医院档案管理部门而言，数据信息资源是档案管理的客体，也是后期档案查询利用的主体，数量越多、门类越齐全，越有利于医院档案价值功能的发挥。在大数据时代，医院档案管理的数据资源总量迅猛增加，诊疗业务的开展、人事、党建等行政管理业务的推进，都留下了大量的珍贵数据资源。此外，为了适应数据时代的发展需要，各个医疗机构纷纷加快了馆藏档案资源的数字化进程。无论是存量档案的数字化，还是增量档案的电子化都呈现出了大幅增长态势，各级档案管理部门所收录馆藏的档案数据资源从最初的TB级增长至PB级，档案数据资源呈现海量规模。

3.档案数据类型更多

传统的医院档案管理中，档案表现形式主要有纸质类、声像类、视频类，以及实物类等。在数据时代，又增加了电子类档案资料，不同载体类型的档案管理要求、管理方法和特征表现，以及结构差异都有较大差异，增添了数据档案管理的难度。此外，电子文档、表格、网页、视音频等类型的异构化数据成为档案管理的重要组成部分，而且数据发展使得医院档案管理朝着非结构化数据和类型多样方向发展。

4.档案数据价值密度高

传统档案管理模式下，医院纸质类、声像类，实物类等档案资料虽然承载了重要的信息资源，但一旦移交至医院档案室（馆）后，限于技术因素的制约等，档案多处于“休眠”状态，利用率不高。在现代信息技术条件下，数据发展使得医院档案中具有最真实的、价值高的历史记录能够快速、高效地实现数据信息的提取、查找和应用，尤其是信息化、网络化技术的应用和发展，医院档案实现了“收”“管”“用”的全流程自动化，数据信息处理速度快，密切了信息间的关联度，使得医院档案数据价值得以提升。

二、数据发展使得医院档案管理面临的挑战

数据发展改变了医院档案管理模式，也使得传统意义上的医院档案管理面临着诸多的现实观念、技术和安全的挑战。

1.医院档案管理观念的挑战

传统背景下的医院档案管理主要依靠人工收集和整理，即便有计算机技术的应用也只是作为辅助性工具。档案收集时通常先对其作出价值判断，再依照档案管理法律法规或技术标准进行归档管理和服务。数据化发展深刻地影响了医院档案管理模式，数字化、电子化成为医院业务、人事以及其他行政管理类档案工作的首要特点，重实体、重保存轻信息、轻利用的传统管理模式受到了挑战，迫切需要建立以信息资源共享、利用观念基础上的新的数据档案管理新模式。

2.医院档案管理技术的挑战

传统医院档案管理主要依靠人工操作模式，无论是档案收集、登记、还是保存和利用等，“粗放性”是医院档案管理首要特点。在信息时代，信息技术、大数据分析技术以及计算机网络技术的应用，使得医院档案管理实现了数字化、电子化和网络化，这些都给传统医院档案管理带来了技术上的新要求和新变革，不仅要注重依托新技术做好医院档案管理，还需要善于利用数据技术实现医院档案信息的安全存储和共享应用。

3.医院档案数据安全的挑战

传统意义上的医院档案管理面临的安全威胁主要为传统意义上的，如火灾、盗窃、虫蛀等，数据发展使得医院档案管理面临着新的安全威胁——数据安全风险。即非传统意义上的安全威胁，包括黑客攻击、木马病毒、数据丢失或被恶意篡改，使得医院档案数据面临着信息泄露的风险和非传统安全的挑战。

4.医院档案归档及保存挑战

传统背景下医院档案归档和保存严格按照相关规定，采取人工操作为主。数据发展提升了医院档案分类的科学性，可以通过档案信息保存年限設定相应类别，也可以通过医院档案的数据存储介质对其信息进行分类保存。在利用方面还可以通过“云存储”的方式进行。但这也使得医院档案的归档形式更加多样，归档分类的难度增加，对档案管理人员的计算机信息技术和网络技术的应用要求较高。

三、数据发展驱动下医院档案管理对策

数据发展驱动下医院档案管理应适应新形势新标准新要求，通过革新数据技术、标准规范、基础设施和人员素能等方面，切实满足数据发展时代医院档案管理的现实需要。

1.构建标准化档案数据管理机制

数据发展使得医院档案管理面临着急需信息的收集、存储、管理标准，影响了数据档案管理的质量和效率。为此，应结合医院档案管理实际，坚持精简与优化的原则，切实做好医院档案数据信息的自动化采集、传输和保存，最大限度实现医院档案数据资源的信息共享。此外，结合医院档案管理特点，构建标准化档案数据管理机制。成立数据档案管理领导机构，成立数据档案管理小组，以及组成部门和人员，明确医院内设各部门在数据档案管理中的职责，完善人员分工，建立明确的奖惩机制。

2.强化安全性档案数据管理措施

数据发展深刻地改变着医院档案管理面临的安全形势，为此，在积极应对分布式大数据映射条件下，结合医院档案管理的安全形势及现实要求，强化数据档案安全方案，抵御非传统安全威胁。一方面，要在医院局域网、互联网中积极强化防火墙技术的应用，防止非法软件、黑客以及病毒的入侵。另一方面，要加大网络防御系统开发和应用，与相关科研院所合作，加强医院内部档案数据信息的安全，减少“垃圾信息”。此外，还要在医院内部各数据流与检测端口间构建滑动映射关系矩阵，为医院内部各部门及科室之间的数据信息流提供安全稳定的运行环境。

3.加大档案数据管理软硬件投入

数据发展驱动下的医院档案管理需要强有力的软件、硬件支持和保障。为此，医院管理者要高度重视医院档案信息化、数据化工作，加大医院档案管理的资金投入，添置必要的计算机、扫描仪，以及专门档案管理软件，持续加大软件、硬件的投入力度。在此基础上，要结合数据发展的新情况新变化，不断对相关的设备设施以及系统进行优化，为数据发展驱动条件下医院档案管理提供可靠软硬件支持。

4.培育专业化档案数据管理队伍

数据发展对医院档案管理人员的专业素质和要求更高，不仅需要其掌握基本的档案学知识、情报学理论，还要具备一定的信息素养和计算机应用水平。一方面，加强在职档案工作人员的业务知识培训，设立相应的数据、信息业务知识培训内容，选派优秀业务骨干赴先进医院或地区进行参观考察和学习，提升信息化应用能力和水平。另一方面，根据医院人员编制现状，适当给予医院档案管理岗位编制数量上的倾斜，加大人才引进力度，积极招录具备档案学专业背景，掌握一定的数据、信息技术的复合型人才力度，为数据发展驱动下医院档案管理提供可靠的人才支持和保障。

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作者简介：高丽春（1975-），女，福建医科大学护理系 副研究馆员。