信息化管理在水电工程档案工作中的应用

陈秀丽

摘 要：从前我们传递信息，可能会用飞鸽传信，快马加鞭，再到后来的驿站，然后打电话，甚至到现在的email、QQ、微信聊天、电话等等进行信息传递。我们每天所面临的信息越来越多，信息整合就成为一项重要的工作。现在是一个信息量爆发的时代，信息围绕着我们，我们每天都在进行着信息交换。随着中国网民数量的上升，使得网络信息与我们的生活密切相关。因此，结合实践案例分析信息化管理在水电工程档案工作中应用的合理性。

关键词：信息化管理;水电工程档案;管理

现在是一个信息爆炸的时代，秉承时间就是金钱的信念。很多人做事情都在追逐质量的同时，更加注重完成的效率。信息化管理在水电工程档案工作中的应用，就具有节省时间，提高效率、更加方便和快捷的优点。那么，作为基础定义，水电工程档案是干什么的呢？我们大家都知道，在老师讲到重要的内容的时候，需要做笔记，以便后续阅读、回忆复习的时候，能够方便快捷地衔接知识。水电工程档案是指从水电工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是水电工程建设项目管理工作的重要组成部分。建立与加强水电工程档案管理工作，是水电项目建设管理工作的需要，也是国家和水利部的共同要求。水电工程项目档案未通过项目档案专项验收，水电工程建设项目不能进行竣工验收。水电工程档案信息化的目的是为更好地完成现实与历史的重任，更科学地管理水电工程档案。档案信息化管理是运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案信息化管理是应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。因此，后续将结合实际，把水电工程档案信息化所带来的超脱事物本身的影响也一一举措。

一、这是一个新时代所必需的产物

1.时代的发展为信息化管理在水电工程档案工作奠定了基础

最近一次的人口普查表明，截止到2017年，中国人口已经有将近十三亿九千零八万，虽然计划生育等政策依旧在执行，但老龄化的结局加剧又使政府推出了单独二孩儿政策等来控制人口“三角塔”的措施。总体而言，中国人口还是在持续缓慢增长的。

人口居多，水电工程等影响人们生活的工程不可避免地在量的方面必定要得以提升。水电工程档案，便出现了一个庞大的数字。在网络科技不发达的“昨日”。记录这么多的数据，需要相当多的时间。那时候，人们只能凭借自己勤劳的双手和简单的工具，如使用记号笔、本子进行很大篇幅的运算和很多手绘的图纸修改，甚至需要三五百人先互相交流几天，然后才能登记在记录册上。这种靠人力手工管理水电工程档案的方法，极大浪费时间和人力资源。如果能够每次都把档案记录得完全正确，固然是我们所希望的，然则人非圣贤，孰能无过，因为是人，我们有感性、理智、七情六欲等等，很多因素可能会影响到我们的工作效率，或者有其他事情暂时等情况，就可能造成信息不够准确，出现记录纰漏。同时这种仅靠人力管理水电工程档案的情况，复查起来比较困难。如果有其他学者对水电工程档案有所疑惑，来复查的时候，又会浪费很大一部分时间。比如我们以往的查字典，无论是按照笔画还是拼音，都不如现在直接下载一个软件进行搜查来得迅速，这就是随着时代变迁网络给我们带来的便捷。

2.信息化管理在水电工程档案能够节约时间，提升效率

信息化管理在水电工程档案中的应用，能够很好地节约资本、人力和物力。它仅仅需要一台计算机，通过网络制作表格，仅仅依靠简单的数字和图画，就能清晰明白地记录水电工程档案。同时，它不再需要人力一笔一划的写，一点一滴的手绘，优化了操作记录过程，能够节约很多时间。以往我们对书的保存成为难题之一，书籍的保存往往是晒不得、潮不得，保存它对环境的要求较高。它不能放在角落，以免老鼠啃，撕毁书籍;也不能放在潮湿的地方，以免受潮纸张破损，或者粘结成一块儿，而不易翻动;同时还需定期清理这些书籍，以免灰尘覆盖，污染字迹;再者，如果保存时间过久，还会造成字迹不清晰等现象。综上所述，保存书籍是一个艰难的问题。同理，如果水电工程档案继续沿袭仅仅依靠人力手动的老方法记录，实在弊端良多。

如今社会在不断的更新变化，人们不断地把科技运用于日常生活、学习、工作、娱乐等等之中。信息化管理水电工程档案就是科技进步的体现，它能够完美地避免以往的依靠人力记录水电工程档案的弊端。以往可能需要工作一个月、两个月工作量，现在在计算机与网络的帮助下，很可能只需要两三个小时就能完成。而且所有存放在计算机内部的有关知识，客观上来讲不占用任何空间。电脑还是原来所占的空间，不需要专门建立仓库进行信息存储，甚至以往需要存放的几万盒水电工程的档案，现在能够压缩到仅仅一两个G的电脑储存空间。仅需几秒就可以任意调用有关水电工程建设的所有档案，科技为我们带来不可估量的便捷。

3.水电工程档案工作信息化的借鉴意义

水电工程档案工作的信息化证明水电工程信息规划的集中，这样再建立水电工程的时候，可以依据气候、地理位置、蓄水时期等等进行综合检索，找到相似的情况，结合最新的建筑原理进行设计，修改方案，从而节省时间。同时记录水电工程档案的信息化，能够帮助利用者更加容易地了解一些工程材料的耐腐蚀性能以及绝缘性能等，为后续的修复或重建等提供有力的依据。

4.水电工程档案工作信息化能够节约政府资金

以往人们需要查阅资料时，只能去图书馆借阅，而现在水電工程档案工作信息化则更加方便了知识的传播，同时也能减少政府对档案室建设的财力投资，减少不必要的开支。

二、信息化管理水电工程档案所带来的便捷

1.水电工程档案信息化的建设具有社会意义和生态意义

水电工程是一项造福全人类的工程，它具有蓄水、储存、灌溉、发电、旅游等一系列妙用。它是丰富的可再生资源，对环境友好、生态友好。水电工程档案信息化的建设给后人对水电工程的相关资料查询考证利用提供了便捷。

2.水电工程信息化的建设给职能部门带来的效率

（1）水电工程档案信息化管理省时省力

传统档案管理人员手工收集、整编、管理、利用，工作量大、效率很低，费力费时。实行信息化管理后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需要一次录入便可多次利用，在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便打印相关文字材料、单据、汇总表等、档案脊背、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由档案信息管理系统处理，极大地提高了管理人员的效率。

（2）档案检索方便

传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需要的档案，然后根据记录到库房中查找，费时费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳查询方式，极大地减轻了工作人员的负担。

（3）有效提供服务

水电工程档案管理的信息化，使工程项目管理人员可以在自己的计算机上查阅档案，提高了工作效率，同时档案的信息化便于项目管理人员的二次利用和开发，提高了科学护发管理的工作效率和竞争力，档案职能部门不再是单纯档案保管，而是企业的内部信息中心。

三、结束语

运用信息化管理水电工程档案，具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。

总体而言，新时代网络信息已经严重冲击到了我们的生活，作为新时代的弄潮人，我们应该勇敢地紧跟时代的浪潮，充分利用网络信息化管理水电工程档案工作。这就需要相关机构工作人员对于不同难以解决的问题，充分了解信息化的优势，合理地采用相关机制，积极创作适宜的方案，提升信息管理水平和安全保护意识，从而推动水电企业更好的发展。尽管我们在摸索新方法的道路上可能不是一帆风顺，但一定要努力克服弊端，扩大优势，争取在信息化管理水电工程档案工作做出一番更优异的成绩。

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