云计算背景下数字档案资源协同建设的优势及策略研究

米永宁

摘 要：云计算因其明显的信息存储和处理优势已被广泛应用于一些信息管理领域。近年来，档案信息资源建设取得了较大成就，云计算的出现和发展给档案部门带来了新的机遇，因此对运用云计算进行数字档案资源协同建设的优势和策略进行论述。

关键词：云计算;协同;数字档案资源建设

一、云计算与协同理论解读

1.云计算。云计算这个名词可能是借用了量子物理中的“电子云”，强调说明计算的弥漫性、无所不在的分布性和社会性特征，云计算常跟大数据配套使用。“云计算”是分布式处理、并行处理和网格计算的发展。它旨在通过网络技术、信息技术、整合技术、管理平台技术，把多个成本相对较低的计算实体整合成一个具有强大运算能力的系统，组成资源池，节约服务器，提高运算效能，减轻个别服务器运算和存储压力，有效调动闲置服务器协同工作。并借Saas、PssS、IaaS、MSP等先进的商业模式把强大的运算能力分布到终端用户手中。其核心就是提供更加安全、更低成本的云计算资源管理与服务。现在云计算已经得到了商业化的运用，IBM、Yahoo、Google、Amazon和Microsoft因为其超强的信息处理能力而被戏称为世界上仅有的5台计算机。

云计算已经突破商用范围，作为重要信息资源体系的数字档案资源建设，也在探索新的信息处理方式和新的服务手段，档案学界已有不少学者先后从档案服务模式转化、档案信息资源共享应用等多个角度探讨云计算在档案学理论研究和档案实践工作中的应用，并提出了一些建议。本文主要从协同理论的视角对云计算在数字档案资源建设中的优势及策略问题进行研究。

2.协同理论。《协同论导论》的出版标志着协同理论的建立。其主要研究各种完全不同的系统在远离平衡时通过子系统之间的协同合作，从无序态转变为有序态的共同规律。协同，即“协调两个或两个以上的不同资源或者个体，使它们一致完成某一目标的过程或能力。它不仅包括人与人之间的协作，也包括不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间、科技与传统之间等全方位的协同”，协同管理是“运用协同学自组织原理，通过建立竞争——合作——协调的运行机制，把系统中价值链形成过程的各要素组成一个紧密的自组织体系，共同实现统一的目标，使系统利益最大化的管理体系”。数字档案馆生态系统理论强调，数字档案馆生态系统建设主体、主体与客体以及客体间应当建立协同运行机制、实施协同管理。运用协同理论来阐述档案学相关问题有据可循。笔者提出将云计算和协同理论相结合来进行数字档案资源建设也是基于以上学者的理论研究基础。

3.数字档案资源协同建设的现实困境。档案馆在数字档案资源建设中的协同能力较弱。良好的数字档案资源建设需要纸质档案数字化、非结构化数字档案数据的结构化和异构档案数据的同构。而这项工作面临诸多挑战：我国各省、市经济发展不平衡，数字档案馆建设策略各异、技术标准不一、馆藏量有多有少、用户服务要求高低不同，这就造成了数字档案信息化水平不统一，档案馆各自为营、档案信息化基础设施不健全，技术标准的开放程度不够;资金的投入不足;人才队伍素质参差不齐等，档案资源信息化建设重复投入大，利用率低。这些问题不是某一个档案馆能独立解决的，因而运用云计算协同地建设数字档案资源也是必要的。云计算在数字档案资源协同建设中发挥作用的基本前提是加强档案部门间的协同合作。

档案馆进行数字档案资源协同建设的关键是技术支撑不足。档案学界普遍认为，只有结构化的数据才能被计算机挖掘工具来处理和分析。然而，大量数字档案是非结构化的和异构的，这就要求先将这些数据结构化;档案信息化建设的推进，会形成大量数字档案，非结构化数据增长速度同样会大大提高，管理难度会不断增大，但是因为缺乏技术支撑、档案馆并未使用统一技术标准的档案管理系统，生成大量异构数据，而处理非结构化数据和异构数据需要强大的运算能力和数据安全保障。目前，只有云计算能同时满足强大的运算能力和数据安全保障的需求。

二、云计算背景下数字档案资源协同建设的优势分析

1.云计算能为数字档案资源协同建设提供技术支撑。“云计算已经开始向开放、互通、融合的方向发展。”云计算广泛商用促使技术不断成熟，也积累了经验，其产业化运用政策提供了政策依据。因此，档案馆运用云计算技术数字档案资源协同建设具备技术条件和政策条件。

从我国数字档案资源建设的实践来看，在纸质档案数字化过程中针对档案数据分散管理和档案资源利用效率不高的问题，借鉴国外数字档案管理战略，开始逐步将云计算引入到档案数字化管理，这些为在数字档案资源建设中运用云计算提供了理论依据和实践基础，经过近几年的建设，我国一部分省、市建立了自己的数字档案馆，档案信息化建设取得了一定成就，因而基于云计算构建协同建设数字档案资源是可行的。

云计算能为数字档案资源建设提供技术支撑，其优势较明显。诸如云计算有助于数字档案馆提高档案资源整合程度，提高馆藏能力，充实馆藏，“提高服务器的运行速率和可靠性”，降低成本，这些都有利于数字档案館之间的协同运作。

2.云计算能提高档案馆在资源建设中的协同能力。云计算背景下，档案馆在资源建设方面更有可能突破孤岛现象，发挥协同优势。从资源建设主体看，云计算出现之前，档案馆间成孤岛现象不只是管理者意识问题，更大程度上是技术不成熟，成本高，资源的安全系数小。而云计算从数字档案资源整合、存储、管理到风险控制都能够得到全面改善;从资源本身看，传统条件基本无法实现协同建设，而云计算既能赋予单个档案馆更好的资源建设能力，也能为档案馆之间的协同提供保障。只要政策允许的属于开放期的数字档案资源都可以整合到同一平台中心服务器，“把数目庞大，分布不同地区，异构的数字档案资源数据整合起来统一管理。采用虚拟化技术，开发基于“元数据”访问的分布式数字档案数据访问接口，实现各异构的数字档案资源数据与“元数据”的相互转换，在不改变现有数字档案资源数据的定义与存储结构的基础上，提供统一的“元数据”访问接口供上层调用。”制定相对统一的访问规则，档案用户通过统一的访问界面访问不同来源的档案资源;从风险控制的角度看，档案馆独自管理资源意味着独自承担风险，协同合作，有助于集中优秀人才，发挥人才优势和技术优势，分散风险，增强自身防范风险能力。

综合以上两方面的优势来分析，在云计算背景下进行数字档案资源协同建设既是必要的也是可行的。

三、云计算在数字档案资源协同建设中的策略

1.战略协同管理。战略关系全局。云计算背景下实施数字档案资源协同建设，首先要协同管理资源建设战略，即数字档案资源建设主体之间要有战略合作，且在战略管理过程中坚持云计算的重要性及实用性。

数字档案资源建设中战略协同管理，即战略协同制定和协同实施。具体战略包括：第一，从战略层次看，数字档案資源协同建设应该有全国性的战略、区域性的战略、行业性战略，档案馆应有自身战略，档案馆业务部门应有部门战略。这是一个按照战略层次来划分由上而下的战略体系，不是单个的战略，其中，全国性战略统筹区域性战略，上层战略统御下层战略，单个档案馆在制定战略时原则上要符合整体的思路，也要符合自身的特定条件，原则性和灵活性相结合;第二，从资源建设进程看，要先数字化、数据化、结构化，先将用户急需使用的资源信息化，再将使用率较低的资源信息化;第三，从资源建设人才看，档案馆间应协同制定和实施人才战略;第四，从资源建设标准看，档案馆应协同建设档案信息化基础设施建设标准、建设数字档案云系统总体架构、设计系统功能标准。

2.风险协同控制。数字档案资源建设风险较传统档案资源建设风险更大。数字档案诸多脆弱性使其在存储、管理和利用的整个过程均存在较大风险，假如要将云计算引入到数字档案资源建设中，还会增加如下一些信息安全问题：特权用户接入，调查支持，数据隔离，数据位置，数据恢复，可审查性等。但带来问题的同时，也提供了机遇，在云计算背景下，确保档案信息安全可采取如下策略：对保存的数字档案资源进行加密（包括传输加密、存储加密、数据完整性鉴别和密钥管理）;数字水印技术;访问控制技术;云计算不间断的保护数字档案，保证其安全性，云安全联盟在其发布的最新报告中强调了云计算安全的重要性，并建议云服务商采用ISO/IEC27001信息安全标准来构建信息安全管理系统。数字档案馆在购买云服务商提供的产品时，核实供应商资质，购买的服务类型要明确服务商在档案信息安全和应用程序管理中的责任，针对档案的重要性做风险评估，存在安全隐患时要规避风险转移云存储环境;同时，数字档案馆还得共同研究什么样的数字档案或系统功能可以在云计算环境种运行，画出进出“云”的数据流图，以便确定风险的暴露点。

四、结论

综上所述，首先，云计算在数字档案资源协同建设中的确有其独特价值，在运用云计算时，要发挥其数据处理和存储的强大功能，同时要看到其可能的安全风险;其次，云计算在数字档案信息资源建设中功能的发挥还取决于两个重要条件：一是完成档案数字化和数字档案数据化，同时要进行非结构化数据结构化和异构数据的整合;二是重视档案馆间的协同合作，尤其要注重在标准制定、系统维护、风险防范、人才互通等方面的交流协作。

参考文献：

[1]倪代川.论信息共享空间的协同内涵[J]，图书与情报，2008（5）

[2]杜栋.协同、协同管理与协同管理系统[J]，现代管理科学，2008（2）

[3]孟宇，张涛，赵政文.数字档案云平台的构建与研究[J].微机处理，2013（6）

[4]刘振鹏，张宁，卞昭玲.云计算在档案馆中的应用探讨[J]，兰台世界，2010（16）